Nr. 2-2004 omslag - Norsk senter for prosjektledelse - NTNU

Kommunikasjon av usikkerhet– hvordan redusere kommunikasjonskløften mellom fagfolk og beslutningstakereAv Ingemund Jordanger, PTLDet norske språk er fullt av begreper som uttrykker at noe ikke ersikkert. Nevner her ca., omtrent, i beste/verste fall, umulig å si(sikkert), flaks/uflaks, … For ikke å snakke om kroppsspråket! Vimennesker har utviklet meget omfattende uttrykksformer, bevisst ogubevisst, for usikkerhet/tvil. Og ikke minst, vi har utviklet en megetavansert evne til fortolkning av disse signalene i kommunikasjonmed våre medmennesker.En stor kommunikasjonsmessig utfordringinnen prosjektledelse er at de flesteuttrykk for usikkerhet er subjektive.Hvordan skal vi komme over på en merobjektiv, felles plattform for å sikre atvi har en felles forståelse av relevantusikkerhet. Her presenteres en forklaringsmodellsom forhåpentligvis bidrartil å redusere kommunikasjonskløftenmellom fagfolk innen usikkerhetsanalyserog –styring ogbeslutningstakere/ledere/politikere.Tilnærmingen er generell, men herbenyttes prosjektkostnader som eksempelpå kommunikasjon rundt en viktigebeslutningsparametre som alltid erbeheftet med usikkerhet 1 .Trinn 1– Kvalitativt uttrykk for usikkerhetVelger her å ta utgangspunkt i begrepetca. Eksempel:Bygget vil koste ca. 100 mill.Hva betyr dette? Vil byggets kostnad tilslutt kunne bli 105 mill, 110 mill eller95 mill. Svaret er her verken ja ellernei, men ”vet ikke”. Utsagnet er ikke såpresist at det kan fortolkes entydig ogobjektivt. Det spørsmålet en her børstille er om det er viktig for beslutningstakerå vite om kostnaden kan bli 110mill eller en annen verdi høyere ellerlavere enn 100 mill? Svaret her mååpenbart bli JA fordi dette påvirker hvadet vil vise seg å være mulig å oppnåmed begrensede investeringsmidler.Hvis ca.-verdien legges til grunn forbeslutningen, vil en sluttkostnad på 110mill medføre at det blir 10 mill mindretil andre formål.Trinn 2– Usikkerhet med gitt utfallsromVelger her å ta utgangspunkt i begrepet/symbolet”±”. Eksempel:Bygget vil koste 100 mill ± 10 mill.Dette utsagnet uttrykker et utfallsromfor sluttkostnaden på 90–110 mill. Detsynes her som om at dette er et relativtobjektivt uttrykk for sluttkostnaden ogusikkerhetsnivået i denne. 100 mill ±10 mill kan rimelig greit sies å uttrykkeet høyere usikkerhetsnivå enn foreksempel 100 mill ± 5 mill siden sistnevnteuttrykk definerer et mer begrensetutfallsrom (95-105 mill).For å komme videre i vår erkjennelse stillesspørsmålet: Betyr utsagnet Bygget vilkoste 100 mill ± 10 mill at bygget underingen omstendighet vil kunne koste merenn 110 mill? Evt. mindre enn 90 mill??Svaret må nok bli NEI, både ut fra endagligdags fortolkning og en presis fagligfortolkning. Nei, vi må videre.Trinn 3– Usikkerhet med konfidensnivåVi har så langt indirekte indikert etbehov for å innføre et begrep for hvorstor tillit en kan sette til et utsagn somuttrykker usikkerhet. Hvis en igjenbenytter uttrykket 100 mill ± 10 mill,hvor stor tillit kan vi ha til at kostnadenvil ligge innenfor intervallet90–110 mill? Fagbegrepet som skalbringe større klarhet i utsagnet er konfidens(dvs. tillit) og konfidensnivå.Konfidensnivået uttrykker sannsynligheteni % for at utfallet skal falleinnenfor et gitt område. Eksempel:Bygget vil koste 100 mill ± 10 mill på80 % konfidensnivåDette betyr at det er 80 % sikkert atkostnaden vil falle innenfor området 90– 110 mill. Men samtidig betyr detteutsagnet at det er 20 % sannsynlighetfor at kostnaden vil falle utenfor detteområdet, dvs. at kostnadene blir lavereenn 90 mill eller høyere enn 110 mill.Neste problemstilling er: Er det likestor sannsynlighet for alle utfall innenet utfallsområde? Dette spørsmåletbringer oss videre til neste trinn.Trinn 4– Usikkerhet uttrykt medfordelingsfunksjonSannsynligheten for ulike utfall innen etutfallsområde beskrives ved hjelp av enfordelingsfunksjon. I enkelte tilfeller ersannsynligheten for alle utfall lik.Eksemplet her er terningkast, der alleutfall har en sannsynlighet på 1/6 dvs.16,7 %. Men, dette er unntaket.Vanligvis varierer sannsynligheten for de38Prosjektledelse Nr 2-2004