DOCUMENT MANAGEMENTENTERPRISE APPLICATIONS• duplicarea informaþiilor în modrepetat;• scãderea eficienþei în reutilizareaconþinutului existent;• existenþa unor documente cu informaþiidepãºite ºi expirate;• ineficienþã în procesul de cãutare ainformaþiilor;• imposibilitatea monitorizãrii exactea intervenþiilor ºi/sau modificãrilorexecutate pe un document de-alungul unui flux birocratic;• incapacitatea de a decela ºi partajainformaþiile importante în cadrulorganizaþiei;• lipsa unor mecanisme de securitateºi control al accesului la informaþieamplificã riscul „scurgerilor de informaþii“,fenomene care afecteazãgrav imaginea unei instituþii financiar-bancare;• lipsa unor politici de arhivare ºiretenþie a documentelor importantegenereazã, inerent, o creºtere a costurilorde stocare, dar ºi a riscurilorde neconformitate cu numeroaselereglementãri existente în domeniu.Sunt doar câteva dezavantaje, dintr-olistã care poate fi extinsã rapid prinanalizarea impactului de-a lungul întregiiorganizaþii.Avantajele folosiriiImplementarea ºi utilizarea uneisoluþii informatice de management aldocumentelor ºi conþinutului corijeazãtoate „minusurile“ enumerate anterior,dar are un efect mult mai profund decâtrezolvarea punctualã a acestor probleme.Efect vizibil atât la nivelul interacþiuniicu clientul, în front-office, dar ºi în interiorulorganizaþiei (în back-office).Astfel, se obþine o realã eficientizare arelaþiei cu clientul, vizibilã în toateetapele interacþiunii cu acesta, deschidereaunui nou cont, gestionarea dosaruluiclientului, a fluxurilor de aprobãri decredite etc. realizându-se mult mai rapid,cu un efort minim din partea clientului.Îmbunãtãþirea vitezei cu care organizaþiapoate rãspunde la solicitãrile venite dinpartea clienþilor, posibilitatea personalizãriiinteracþiunii cu aceºtia (prin integrareasistemului de management al documentelorºi conþinutului cu celelaltesisteme informatice din cadrul organizaþiei,cum ar fi cele de tip Customer RelationshipManagement) ºi adoptarea uneistrategii proactive reprezintã elemente vitaleîn efortul de fidelizare ºi valorificaresuperioarã a clienþilor.Totodatã, un astfel de sistem reprezintãun suport esenþial în lansarea iniþiativelorde reducere a costurilor operaþionale, pringestiunea mai bunã a ciclului de viaþã aldocumentelor ºi al celorlalte categorii deconþinut digital ºi eliminarea utilizãrii excesivea hârtiei, astfel încât informaþiile sãpoatã fi uºor ºi rapid partajate între utilizatori,crescând astfel gradul de informare îndesfãºurarea activitãþilor de business de zicu zi. De exemplu, prin stocarea categoriilorimportante de informaþii nestructurateîntr-un depozit central ºi sigur seasigurã o gestiune mult mai eficientã apotenþialelor categorii de risc. Ceea ceminimizeazã atât riscurile „scurgerilor deinformaþii“, cât ºi cele ale nerespectãrii reglementãrilorîn vigoare ºi conformitateacu standardele ºi normele interne ºi externe.Avantajele sunt vizibile de-a lungulîntregii structuri organizaþionale – departamentelejuridic, financiar, audit, logisticã,HR, departamentele de vânzãri ºimarketing sunt beneficiari direcþi, valoareaadãugatã provenind tocmai din integrareaproceselor dintre aceste departamente,din eliminarea eforturilor redundanteºi din uºurinþa în controlul riscuriloroperaþionale.Provocãri inerenteImplementarea unei soluþii de managemental documentelor ºi conþinutului încadrul unei instituþii financiar-bancare esteun proces delicat, existând o serie deprovocãri inerente. Datorate în bunã mãsurãspecificului acestui domeniu de activitate,care impune condiþii mult mai restrictiveîn ceea ce priveºte modul de administrareºi accesare al informaþiilor.Totodatã, pentru a furniza beneficiileschiþate succint mai sus, o aplicaþie de managemental documentelor ºi conþinutuluitrebuie sã fie parte integrantã a arhitecturiide aplicaþii a respectivei instituþii financiarbancare,oferind astfel gradul de integrarenecesar pentru susþinerea completã a proceselorde business din cadrul organizaþiei.Necesitatea integrãrii cu sistemele existente,atât hardware, cât ºi software, faptulcã nu existã o soluþie standard, universalvalabilã (specialiºtii pledeazã, de altfel, pentruo soluþie cu o arhitecturã modularã),cerinþele speciale legate de respectareanormelor legale ºi de securitate sunt doarcâteva din principalele provocãri pentrucare trebuie gãsite soluþii.Implementarea unei soluþii de managemental documentelor ºi conþinutului încadrul unei instituþii financiar-bancare nueste un demers facil, însã, odatã realizat, secreeazã o bazã solidã pentru migrarea spreconcepte mai evoluate de management alconþinutului (precum cel de Web ContentManagement sau Enterprise ContentManagement), care permit o utilizare multmai eficientã a informaþiilor. RADU GHIÞULESCU19
CASE MANAGEMENT -o altfel de abordare faþã de ceaa marilor vendori din industria softwareInterviu cu Mãdãlina Manon ªerbãnescu,Business Development Manager, Business Solutions, Star StorageMai mult decât clienþi, procese sau contracte,orice companie gestioneazã situaþii,pentru care existã informaþii, etape, oameni,interacþiuni, obiective etc., ºi carepot fi denumite generic drept „cazuri“.Spre deosebire de procesele stricte, carese desfãºoarã conform unor reguli de businessfoarte bine reglementate ºi bazate peproceduri, situaþiile sunt de cele mai multeori impredictibile ºi, prin urmare, mai greude gestionat. Pentru eficientizarea acestoractivitãþi existã însã o categorie distinctãde soluþii de afaceri - „case managementsoftware“ -, care începe sã prindã teren ºiîn România.Termenul de case managementîn sine este folosit în prezentca termen generic ºi înseamnão transpunere în format digitala unor activitãþi pe careangajaþii le desfãºoarã de foarte multãvreme prin alcãtuirea ºi manipulareadosarelor de hârtie. În esenþã, „casemanagementul“ acoperã o plajã foarteextinsã de soluþii, particularizate înfuncþie de companii ºi activitãþi, de lamanagementul contractelor, pânã lagestiunea pacienþilor.Mãdãlina Manon ªerbãnescuAbordarea StarStorageStar Storage este una dintre companiileromâneºti care activeazã puternicpe aceastã piaþã, exploatând experienþaa peste 10 ani de implementãriîn domeniul managementului documentelor.Cu un portofoliu de aplicaþii specializateîn „case management“ a cãrorprincipalã caracteristicã este potrivireape nevoia de business a clienþilor, StarStorage furnizeazã soluþii fãrã a se can-20MARKET WATCH | 15 MAI - 15 IUNIE 2011
![Septembrie - Octombrie 2013 [Nr. 158] - Market Watch](https://img.yumpu.com/45403763/1/190x253/septembrie-octombrie-2013-nr-158-market-watch.jpg?quality=85)
![Iulie - August 2013 [Nr. 157] - Market Watch](https://img.yumpu.com/45370860/1/190x253/iulie-august-2013-nr-157-market-watch.jpg?quality=85)
Change language