Minska bortfallet (pdf) - Statistiska centralbyrån

11.3 Hur ska introduktionsbrevet se ut?
Det är inte möjligt att ange normer för hur man ska utarbeta ett ”bästa”
introduktionsbrev eller en ”bästa” broschyr, som uppfyller alla krav och
som kan användas i alla situationer. Däremot kan man peka på några
tumregler som kan leda fram till att uppgiftslämnarna informeras på ett
tillfredsställande sätt.
Det är i detta sammanhang viktigt att framhålla möjligheten att konsultera
Mättekniska laboratoriet (ML) för att testa och utforma introduktionsbrev.
Nedan följer några tumregler för utformning av introduktionsbrev.
• Tänk på att göra det skrivna budskapet lättläst och tilltalande för
mottagaren. Undvik t.ex. onödiga facktermer (förklara de nödvändiga!)
och komplicerade meningar. Innehållet i introduktionsbrevet
och i broschyren bör förmedlas uppdelat på mindre stycken.
• Använd en vänlig ton.
• Försök hitta en naturlig ordning mellan de olika informationsblocken.
Om det finns en misstanke om att någon formulering kan
uppfattas som kontroversiell bör den tas bort!
• Bilder och grafiska illustrationer kan vara effektiva, men undvik
”roliga figurer”, ”pratbubblor” eller andra lustigheter. Det finns en
uppenbar risk för att undersökningen med sådana ”fripassagerare”
uppfattas som oseriös och inte värd att lägga sin tid på.
• Med hjälp av olika typsnitt (t.ex. kursiv stil) och storlekar uppnås
variation i texten som underlättar läsandet. Undvik att använda
understrykningar eller s p ä r r a d stil. VERSALER bör användas med
försiktighet.
• Skriv levande och fokusera innehållet på det som Du tror intresserar
uppgiftslämnaren.
• Tacka för visat intresse.
• Se till att språkvårdare och andra medarbetare lämnar synpunkter
på brevet.
Kapitel 11
85