"N og kan Donau vara blå " - Visa filer

More documents

Recommendations

Info

I08 resursåtgången i förhandlingar med enskilda myndigheter och samtidigt underlätta den långsiktiga lokalplaneringen. I uppdraget ingick däremot inte att pröva avgiftssystemet som sådant. Den arkivutredning som nu pågår (dir 2ooo:104) har i uppgift att se även på denna centrala finansieringsfråga liksom på andra organisations- och samordningsfrågor av betydelse. F ortfarande ses ökad tillgänglighet som drivande inslag i den framtida arkivutvecklingen. Avgiftssystemets konsekvenser Efter införandet av betalande leveranser som huvudregel 1993 har trycket på Riksarkivet trendmässigt ökat och under perioden i genomsnitt resulterat i ca 4 ooo hyllmeterlår (1999 och 2000 vardera 7- 8 ooo hyllmeter, prognos 2001 över 10 ooo) från centrala statliga myndigheter. Bakom det stigande leveransintresset ligger ett antal stora bolagiseringar (Telia, Vattenfall, SJ) men även andra ofta plötsliga strukturella förändringar, som tenderar att hos arkivbildarna försvaga känslan av kontinuitet och förkorta perspektiven på arbetsuppgifternas art och utförande. Egenintresset hos vissa myndigheter för snabba leveranser av ADB-upptagningar kan anses ha börjat redan tidigare i syfte att undvika utdragen enligt DL (SFS 1973:289) 10 §,en skyldighet som arkivmyndigheterna 1982 (SFS 1982:446) undantogs från. Denna problematik är nu åter aktuell i anslutning till PUL (SFS 1998:204) 26 §, som inte gör motsvarande undantag för arkivmyndigheterna. Hur detta praktiskt skall lösas är ännu en öppen fråga, som Riksarkivet har uppmärksammat regeringen på och som naturligtvis i hög grad påverkar förutsättningarna för överlämnande. En uppmjukning inom ramen för arkivförordningen har övervägts. Nittiotalets ekonomistyrningstänkande har aktualiserat lokal- och personalbehov i alla delar av statsförvaltningen. Även för grundläggande servicefunktioner söks alternativ i form av outsourcing av hela verksamheter eller köp av tjänster i mindre skala. Även om huvudmålet har varit att pressa LeifGidtöJ kostnadsnivån, har säkerligen ett väl så bidragande motiv varit att kunna göra så stora delar av kostnaderna som möjligt rörliga och därmed lättare att anpassa till skiftande förutsättningar. Avgiftssystemet har i varje fall inte motverkat ett sådant tänkande. Allt fler leveranser har därmed kommit att innehålla material, vars betydelse för den löpande verksamheten i myndigheten ännu varit avsevärd och som krävt en stor volym av återsökning, återlån eller annan faktisk delaktighet i handläggningen. Utan någon värdering i övrigt har dessa här betecknats som förtidsleveranser. En önskan att leverera relativt kontinuerligt eller med företräde för högfrekvent och mer personalkrävande material (t ex aktserier med stor återsökning) ligger i så fall nära till hands. Det förra påverkar i första hand arkivmyndighetens lokalplanering, medan leveranser med växlande slutår eller annan brist på inre samband (t ex mellan akter och sökregister) försvårar tillhandahållandet. Att användningsfrekvensen gärna tonas ned i ett förhandlingsläge får väl anses ligga i sakens natur. Åtskilliga konkreta exempel finns på detta. Möjligheten att engångsvis ersätta arkivmyndigheten för att åtgärda brister i leveransen och på så sätt påskynda den verkar i dag vara ett attraktivt alternativ. Även engångsbetalning av administrativa skäl aktualiseras inte sällan för att snabbast möjligt kunna dra ett streck och gå vidare. Mycket stora samlade leveranser till Riksarkivet och landsarkiven från breda statliga förvaltningsområden inom folkbokföring, lantmäteri, rättsväsen mm pågår eller har diskuterats från olika förutsättningar. Genomgående är att förvaltningsbehoveninnefattande sådan service till allmänheten som är primärt ärende- och inte forskningsrelaterad - fortfarande är ett väsentligt inslag. Mot den bakgrunden är det naturligt att ställa frågan vilken personalkompetens som behövs för en fortsatt effektiv återsökning, handläggning och sekretessbedömning hos arkivmyndigheten, som inte är eller riinligen kan vara specialiserad inom fackområdet på samma sätt som myndigheten själv. ARKIV; SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2001:1
Konkurrensperspektivet På senare år har vissa av de arkivföretag, som i huvudsak koncentrerat sig till att erbjuda företag förvarings-, återsöknings- och reproduktionstjänster, även fått kunder från den offentliga sektorn. Främst avses därmed Samhall Informationsteknik AB och Dokumenthuset AB (dotterbolag till Svenska Lagerhus AB)- båda med statliga ägare och speciellt gynnsamma förutsättningar vad gäller personal- respektive lokaltillgång. Hittills har emellertid i praktiken sådana åtaganden enbart omfattat gallringsbara handlingar. En mer tvingande begränsning ligger i att dessa uppdragstagare av legala skäl inte kan pröva utlämnande av allmänna handlingar till enskilda och inte heller i övrigt kan vidta åtgärder i arkivet allhat än på uppdragsgivarens direkta beställning eller order. Det övergripande ansvaret mot arkivlagen kvarligger helt hos myndigheten. Ekonomiskt är dessa uppdrag emellertid helt beroende av marknadens förutsättningar. Riksarkivets avgifter får däremot i princip inte överstiga en i någon mening definierad självkostnad, vilket låser prissättningen och inte på samma sätt möjliggör kommersiella dispositioner. Inte heller kan Riksarkivet på samma sätt som ett företag kalkylera in den overheadkostnad som döljs i det avsevärda förhandlingsarbetet inför leverans. I varje fall inte med nuvarande rätt oflexibla principer för avgiftssättning och redovisning. Helt uppenbart har betalnli}gssystemet för leveranser liksom existensen av andra aktörer gjort arkivverkets förhållande till myndigheterna kommersiellt i meningen att det inbjuder till köp av arkivtjänster även av andra slag än fortsatt förvaring av "historiska" arkiv. Oavsett inställning i sakfrågan kan detta betraktas som ett embryo till konkurrensutsättning, även om offererade faktiska eller potentiella tjänster inte i alla delar skulle vara jämförbara. En avsevärd skillnad - och därmed en "extratjänst" i slutänden-är att arkivmyndighetens åtagande oberoende av arkivets karaktär i dagsläget alltid måste innefatta, och därmed kostnadsmässigt belastas av, ett aktivare tillhandahållande för forskare och allmänhet. Detta betonades för övrigt ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2001:1 Arkivmyndigheten som depå också i propositionen om avgiftssystem. Det är rimligt att anta att myndigheterna själva snarast ser offentligheten som ett besvärligt om än tvingande åliggande som det gäller att minimera olägenheterna av. En höjd ambitionsnivå i den delen efter "outsourcing" till arkivmyndigheten är knappast något man i eget intresse är beredd att betala extra för. Begreppet ändamålsfastighet är en realitet för i varje fall Riksarkivets och landsarkivens magasinsdelar. Frånvaron av faktiska alternativ annat än på ytterligt lång sikt- i lika hög grad som för Operan, Nordiska museet och Kungl. biblioteket- gör den teoretiska marknadsanpassningen av statens lokalutnyttjande fiktiv. Dessvärre ingick inte arkiven i den utredmn:g om museernas lokalproblem som nyligen gjorts och även givit resultat i några konkreta fall. Lokalkomponenten av totalkostnaderna kan knappast påverkas annat än mycket långsiktigt och vid eventuell nyetablering. Den del av avgiften som går till att bekosta lokaler utgör numera i normalfallet mer än hälften, och förvaringen tenderar att gradvis äta upp mer och mer av resurstillskottet. Även dessa låsningar är ur konkurrensperspektiv en faktor som man inte kan bortse från. Finns en artskillnad mellan den enskilda myndighetens och samhällets behov? Någon generell tidpunkt vid vilken handlingar kan betraktas som inaktuella för löpande behov i myndigheten och därmed leveransmogna enligt grundförutsättningarna kan självklart aldrig fixeras. Arbetsuppgifternas karaktär, behovet av dokumentation bakåt och informationens tekniska status är helt avgörande. Lantmäteriverket kan väl tjäna som ett exempel på en myndighet, vars behov sträcker sig långt tillbaka i tiden - i varje fall vad gäller den areella dokumentationen i form av kartor och förrättningsakter. Rättsväsendet är ytterligare ett. I andra myndigheter, som arbetar mer med frågor av övergående aktualitet, kan "genomströmningen" vara mycket snabb. Vad gäller ekonomi- och personaladministration är behoven rimligen mer likartade mellan skilda myndigheter. Förenklat uttryckt står på ena sidan skranket myndighetens eget informationsbehov för ärende- 109
Page 1 and 2: LASSE NILSSON "N og kan Donau vara
Page 4: arbetsprocesser för att söka, fin
Page 7 and 8: Framtidens möjligheter Startade ko
Page 10 and 11: formationssamhället, som det är s
Page 12 and 13: o6 tal för överföringskostnader.
Page 16 and 17: Il O handläggning, intern kunskaps
Page 18: 112 prispåverkande förhandlingsfr
Page 21 and 22: skulle kunna anses tillämplig, sam
Page 23 and 24: PER JANSSON, BRITT-MARIE ÖSTHOLM &
Page 26 and 27: 120 myndighet. Det finns således e
Page 28 and 29: 122 avlämning av magnetband för A
Page 31 and 32: sätt innebär det att myndighetern
Page 33 and 34: heterna fungerar även som "safe ha
Page 35: släktforskarna och Krigsarkivet. E
Page 39 and 40: ning; från någon enstaka dossie t
Page 41 and 42: Margus Laidre, historiker och fd es
Page 43 and 44: Arkiv, samhälle och forskning väl

"N og kan Donau vara blå " - Visa filer

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?