"N og kan Donau vara blå " - Visa filer

More documents

Recommendations

Info

120 myndighet. Det finns således ett visst konkurrensförhållande inbyggt i gällande modell för överlämnande av arkiv. För arkivmyndigheternas del har konstruktionen med frivilliga överenskommelser bl a inneburit att stora personella resurser har tagits i anspråk för förhandlingar och att behoven av depåutbyggnad har blivit svårare att överblicka. Önskemål om tidigt överlämnande De förändrade förutsättningarna för förvaring och överlämnande av arkiv har sannolikt bidragit till att flera myndigheter under det senaste året, vid kontakter med Riksarkivet, har förklarat att de är intresserade av att kontinuerligt få leverera handlingar som är äldre än 2-5 år, dvs betydligt yngre handlingar än vad som hittills har varit brukligt. Det material som i sådana fall skulle bli aktuellt för överlämnande består till stora delar av elektroniskt arkivmaterial. Självfallet är myndigheterna beredda att betala för den service som kommer att behövas, dvs sådana kostnader som ligger utanpå de vanliga avgifterna. Ett överlämnande av detta slag skulle ställa helt nya krav på arkivmyndigheterna. Det skulle bl a innebära att en del av de uppgifter som idag ligger på myndigheternas arkiv- och !T-funktioner skulle överflyttas till arkivmyndigheterna, med åtföljande krav på service och snabb åtkomst. Ett tidigt överlämnande med överflyttning av administrativa och myndighetsutövande uppgifter väcker även en rad frågor som sannolikt måste lösas genom lagstiftning. Den största utmaningen för arkivmyndigheterna torde emellertid vara att bygga upp en organisation som kan hantera det elektroniska arkivmaterial som idag förvaltas ute hos myndigheterna och som kan komma ifråga för överlämnande inom en snar framtid. Hittills har det ansetts tillfredställande, eller rent av lämpligt, att arkivverkets !T-bevarande har släpat efter den tekniska nivån ute hos myndigheterna med ett antal år. På så vis har man kunnat följa utvecklingen och konstatera vilka databärare, format m m som visat sig lämpliga och långsiktigt hållbara. Det har gjort det möjligt att undvika sådana misstag som kan drabba den som befinner sig i Pe1· Jansson, Britt-Marie Östholm & Torbjörn Hörnfeldt spetsen av utvecklingen. Efter hand har emellertid eftersläpningen kommit att bli allt större. I vissa avseenden ligger arkivverkets !T-bevarande idag på en teknisk nivå som motsvarar den hos myndigheterna under 1980-talet, något som måste ses mot bakgrund av den intensiva !T-utvecklingen inom förvaltningen under de senaste årtiondena4. För att belysa vilket elektroniskt material som finns ute hos myndigheterna och vad som kan komma att överlämnas till arkivmyndigheterna under de närmaste åren skisseras i korta drag utvecklingen hos myndigheterna och arkivmyndigheterna fram till2oo1s. Vad som berörs är i första hand den tekniska utvecklingen inom statsförvaltningen och det sätt på vilket arkivmynd,gheterna hittills har valt att möta denna utveckling. Utvecklingen hos myndigheterna och arkivmyndigheterna- en tillbakablick zg6o-zg7o-tal Myndigheterna. Under 1960- och 1970-talen användes datorer och ADB framför allt för att göra matematiska beräkningar och bearbetningar av stora mängder ensartade uppgifter i stordatormiljö. Data registrerades genom stansning av hålkort och i vissa fall hålremsor. Det var först mot slutet av 1970-talet som terminaler började användas. I allmänhet gjordes satsvisa, sekvensiella bearbetningar. De databaser som byggdes upp hos myndigheterna under I 970-talet var av hierarkisk eller nätverkstyp även om de första stegen togs mot en övergång till relationsdatabaser. Kommunikation skedde vanligen genom utbyte av magnetband mellan myndigheternas stordatorsystem. Då den digitala tekniken huvudsakligen användes för register av olika slag var de logiska formaten relativt enkla. Trots detta uppstod vissa formatproblem vid utbyte mellan olika leverantörsberoende system, på grund av att text, numeriska värden m m kodats på olika sätt. Datalagen (1973) kom att hålla tillbaka myndigheternas digitala bevarande. Det var i stort sett endast då det förelåg ett uttalat behov av nya bearbetningar som ett digitalt bevarande aktualiserades. I övrigt togs informationen ut på papperslistor och COM-film 6 • För det digitala bevarandet användes ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2001:1
magnetband (spolband) och undantagsvis hålkort. Det förekom även vissa typer av bandkassetter, och de första disketterna lanserades. Arkivm:yndigheterna. Datalagen var inte det enda hindret. Aven arkivregelverket hade en återhållande effekt. Enligt huvudregeln i skrivmaterielkungörelsen (1964) skulle myndigheterna använda godkända papper och skrivmedel för handlingar som skulle bevaras, och enligt förordningen om utgall- - ring av upptagning för automatisk databehandling (1974) var huvudregeln att ADB-upptagningar skulle gallras efter uttag på annat medium. Undantag fick endast göras för material med särskilt forskningsvärde. Redan under 1970-talet fick Riksarkivet sin första leverans av magnetband och I 978-I 979 kom de första regelrätta leveranserna från statliga myndigheter. Enligt de rutiner som utarbetades skulle leveranserna omfatta två exemplar av ADB-upptagningarna och tre exemplar av COM-film 6 • I vissa fall var upptagningarna strukturerade som COMfiler, dvs egentligen inte lagrade i bearbetningsbart format. Arkiveringsfrågorna utreddes av Dataarkiveringskommitten som (I 976) avgav betänkandet Moderna arkivmedier. Bevarandefrågorna fokuserades under denna tid i första hand på databärarnas fysiska beständighet. Riksarkivet fick särskilda medel för inrättande av en samrådsgrupp för frågor rörande nya medier. Fokuseringen på fysisk beständighet ledde till att en del ADB-leveranser till Riksarkivet i efterhand behövde kompletteras avseende systemdokumentation. I98o-tal Myndigheterna. Under 1980-talet gjorde minidatorerna7 sitt intåg i förvaltningen med bl a diarieförings- och kontorsinformationssystem (KlS). Statskontoret satte, genom en generell kravspecifikation för datoriserad diarieföring och utvecklingen av STADIS, en de facto-standard för diarieföring. Normalt arbetade man mot minidatorer med terminaler, även om stansning fortfarande förekom. Relationsdatabaserna började på allvar ersätta äldre typer av databaser. Under denna tid kom även de ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2001:1 En fdriindmd 1·oll for arkivmyndigheterna stationära persondatorerna med ordbehandling, kalkyl- och registerprogram för personligt bruk. Inledningsvis användes persondatorerna oftast som fristående enheter, men kom senare även att användas som terminaler anslutna till minidatorsystemen eller uppkopplade i lokala nätverk. Egen trycksaksproduktion möjliggjordes genom program för Desktop Publishing och laserskrivare. Pådrivande för utvecklingen var i första hand de egna behoven. Därav följde att intresset för elektronisk kommunikation i stort sett var begränsat till de stora myndighetskoncernerna. De som hade ett omfattande kommunikationsbehov började under denna tid använda fasta linjer vid sidan av utbyte av spolband, som tidigare utgjort det vanligaste kommunikationssättet. För kommunikation mellan olika system användes t ex bandkassetter och modemförbindelser. statskontoret utredde förvaltningens kommunikationsbehov och presenterade ett förslag till gemensamt nät för de statliga myndigheterna. Trots vissa rättsliga hinder ökade myndigheternas digitala bevarande. För att undgå kravet på registerutdrag, enligt ro§ datalagen, levererade SCB ett omfattande material till Riksarkivet. Myndigheternas lagring skedde i första hand på spolband som hanterades manuellt. Efter hand började de stora myndigheterna införa bandkassetter och automatisk hantering i bandrobotar. Förhoppningar väcktes under denna tid om den optiska skivan som lämplig databärare för arkivändamål, i synnerhet WORM som var en beständig och icke manipulerbar databärare. Arkivmyndigheterna. I arkivregelverket kvarstod vissa hinder mot digitalt bevarande. Gallring av den digitala informationen efter överföring till annat medium var fortfarande huvudregel liksom skrivmaterielkungörelsens krav på användning av godkänd skrivmateriel. Ett antal dispenser från skrivmaterielkungörelsen beviljades för myndigheter som ville använda datoriserad diarieföring. Normalt angavs som en förutsättning för dispensen att diarium och sökregister skrevs ut på papper och 1988 utfärdade Riksarkivet allmänna råd om diarieföring med samma huvudsakliga inriktning. Under detta årtionde kungjordes även föreskrifter om 121
Page 1 and 2: LASSE NILSSON "N og kan Donau vara
Page 4: arbetsprocesser för att söka, fin
Page 7 and 8: Framtidens möjligheter Startade ko
Page 10 and 11: formationssamhället, som det är s
Page 12 and 13: o6 tal för överföringskostnader.
Page 14 and 15: I08 resursåtgången i förhandling
Page 16 and 17: Il O handläggning, intern kunskaps
Page 18: 112 prispåverkande förhandlingsfr
Page 21 and 22: skulle kunna anses tillämplig, sam
Page 23 and 24: PER JANSSON, BRITT-MARIE ÖSTHOLM &
Page 28 and 29: 122 avlämning av magnetband för A
Page 31 and 32: sätt innebär det att myndighetern
Page 33 and 34: heterna fungerar även som "safe ha
Page 35: släktforskarna och Krigsarkivet. E
Page 39 and 40: ning; från någon enstaka dossie t
Page 41 and 42: Margus Laidre, historiker och fd es
Page 43 and 44: Arkiv, samhälle och forskning väl

"N og kan Donau vara blå " - Visa filer

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?