Examensarbete Lean i offentlig verksamhet - Vara kommun

3. Verksamhetens förutsättningarVerksamhetens förutsättningar för att införa lean tas inte upp i litteraturen som ett enskilt ämne. Vianser dock att det är nödvändigt att ge en bild av den serviceinriktade verksamheten och dessförutsättningar för förändringsarbete enligt leanmetodiken.Offentlig verksamhet arbetar för att tillgodose medborgarna med service. Som nämnt i uppsatsensinledning är kundens nöjdhet ett resultat av förväntningar och upplevt serviceutförande. För att ökanöjdheten och upplevelsen av servicen finns det olika förutsättningar som verksamheten bör varamedveten om. Förståelse för kundens förväntningar samt skiftningarna i kundens beteenden ochankomstmönster, dvs. med vilken frekvens de vill ha servicen, är betydelsefulla.Den avgörande betydelsen av effektivt ledarskap vid förändring av offentlig verksamhet finns ocksånämnt i inledningen. Ledarskapet är inte likställt med högsta ledningen, utan innebär ledaransvaretfördelat på medarbetare på samtliga nivåer. Vid fördelning av ansvar och ledarroller ärverksamhetens beslutsfattare och organisationsstruktur därför avgörande.Genom att man inom verksamheten är införstådd med förutsättningarna ökar känslan förverksamhetens syfte. Förutsättningarna är dock inte enbart avgörande för förståelse av syftet, de ärockså basala delar inom lean. Med avsikt att belysa vad som är viktigt för att lean ska kunnaappliceras och få bästa möjliga effekt och hållbarhet har vi valt att definiera följande förutsättningar:• Verksamhetens mognadsgrad• Kundförståelse• Förståelse för variation• Organisationsstruktur3.1. Verksamhetens mognadsgradMognadsgraden är en förutsättning som beskriver hur mogen en verksamhet är för att etablera ochförstå övriga förutsättningar. Mognad i detta avseende, innebär att verksamheten har utvecklatbeteenden som är lämpliga för en leanförändring.George tar upp följande modell för att dela in verksamhetens mognadsgrad i fyra faser vid spridningoch etablering av lean. Faserna beskriver hur förberedd verksamheten är och hur långt man harkommit i förändringsarbetet: 401) Att vara redo2) Engagemang3) Mobilisering4) Utförande och kontroll.Faserna bör vara helt genomförda för att skapa optimal grund för kommande fas. Modellenillustreras nedan, där en optimal mognadsgrad framgår genom symmetriska block.40 George, M L., 2003, Lean Six Sigma for Service23