Examensarbete Lean i offentlig verksamhet - Vara kommun

11. Externa konsulterI samtliga fallstudier har extern konsulthjälp använts vid första införandet av lean. Konsultenstillvägagångssätt och projektmodell skiljer sig åt mellan fallen.11.1. Konsultens tidsramLean Concepts i Vara kommun: första införandet av lean gjordes som en pilot och startade år 2004.Införandet utgick från övningar i värdeflödeskartläggning gjorda under fem heldagar, uppdelat i tvåetapper. Vara kommun valde sedan att införa lean mer självständigt. Hjälpkonsultation frånkonsulterna har varit tillgänglig vid behov.Deloitte Danmark i Odense kommun: projektet pågick februari-maj år 2008. Totala tidsramen varalltså fyra månader där två konsulter lade totalt 250-300 timmar på projektet.Deloitte Sverige i Stockholms stad: projektet startade i april 2009 och ska pågå i sammanlagt 1,5 år.Konsulten arbetar två dagar i veckan med projektet, varav stora delar av tiden tillbringas ute iverksamheten.Utmärkande fall är därmed Stockholms stad, vars leanprojekt utförs under betydligt längre tidsramän i övriga fallstudier. Projektet utförs inte intensivt, utan med mer spridd konsultnärvaro. Konsultenmotiverar det långdragna utförandet med att leanprojekt måste införas successivt.I de övriga två fallen har man valt att ha konsulten endast en kort tid i verksamheten. I Vara beroddeden korta närvaron på att verksamheten ville lära sig så mycket som möjligt självständigt genom attgöra– learning by doing. Likaså ville man i Odense kommun lära sig genom eget utförande, men detfanns dock en tydligare anledning; projektets ekonomiska begränsning. Budgeten avgjordetidsramen. I de två fall där konsultens närvaro har varat kortare, har teknikerna presenterats ochvärdeflödeskartläggningen gjorts. Verksamheterna har sedan lämnats för att själva utföraimplementeringsfasen. Båda verksamheterna har haft möjlighet att vid behov få rådgivning av denexterna konsulten under implementeringen. Fördelen med att låta verksamheten själva utföraimplementeringen är att de lättare blir ägare av lösningarna som införs.Betydelsen av projektlängd för leanprojektet går att spekulera om. Somliga skulle säga att en snabbinsats för att sedan lämna verksamheten för egen implementering är bättre. Andra förespråkarförmodligen att finnas bakom verksamheten under en längre tid för att ge långsiktigt stöd och vidaremotivation. Fördelarna, som vi ser, med en kortare tidsram är att projektet blir mer intensivt och attmedarbetarna lättare kommer ihåg vad som gjordes vid förra mötet och därmed lär sig mer.Nackdelen med intensiteten som ett kortare projekt innebär, är att det kräver mycket tid vid valttillfälle och eftersom vanligt arbete måste fungera parallellt, kan stressen öka. Vidare anser vi attverksamheten riskerar att arbeta i fel riktning i leaninförandet om den lämnas för tidigt utantillräcklig kunskap och vana. Utifrån de fall vi har studerat kan vi dock inte säga att ett kortare projektinnebär sämre förvaltning av kunskap.En nackdel med att kommunicera ut för tidigt och för brett att ett leanprojekt ska genomföras är ennegativ effekt på de medarbetare som ännu inte omfattas av leanförändringen. Om projektet är stortoch omtalat förväntar sig fler medarbetare att snart få jobba lean. Om lean ska införas successivt ochinte når ut till samtliga medarbetare först vid senare tillfälle, riskerar man att entusiasmen övergår till79