Model Functional Requirements for Electronic Records ...

MOREQ SPECIFICATION – РУССКАЯ ВЕРСИЯ
Управление электронными документами с привлечением третьей стороны
требует, чтобы контракт с поставщиком услуг четко определял процедуры и
порядок контроля чтобы отвечать нормативным требованиям, внедрять
передовой опыт для обеспечения юридической значимости электронных
документов и отвечать потребностям бизнеса клиента в части разграничения
доступа к документам и доступности системы (т.е. пребывания системы в
рабочем состоянии – прим. перев).
Контракт должен включать следующие положения:
• Управление документами поставщика услуг обязательно должен
поддерживать стандарты такого же высокого уровня, как и управление
внутренними документами у клиента;
• Клиент должен иметь возможность забрать свои документы у поставщика
услуг в любое время в будущем и продолжать управлять ими в
соответствии с организационными стандартами и законодательными
требованиями.
Этот подраздел подробно описан в PD 0008 (см. Приложение 1 ссылка [5]),
раздел 4.14 “Use of contracted services.” ("Использование услуг по
контракту".)
№ Требование
11.6.1 В контракте с поставщиком услуг обязательно должны быть детально
описаны предоставляемые услуги.
11.6.2 Подробные процедуры передачи документов от клиента поставщику
услуг и от поставщика услуг клиенту обязательно должны быть
документированы.
Это может включать использование каналов связи между площадками
и автоматическую передачу дел и документов ежедневно или по
установленному графику. Клиент обязательно должен быть убежден,
что канал связи между площадками является защищенным и
используемые протоколы позволяют проверять все передаваемые
документы и возможно получение отчетов.
11.6.3 Поставщик услуг обязательно должен быть способен предоставить
клиенту копии системных журналов процессов передачи и сохранения
документов и дел.
11.6.4 Поставщик услуг обязательно должен продемонстрировать, что
используемые средства позволяют легко переместить хранимые
дела/документы и метаданные обратно в АСЭД клиента без потери
структуры или содержания документов. Также поставщик услуг
обязательно должен иметь процедуры, позволяющие клиенту
переместить отдельные документы или дела.
Январь 2006 96