Model Functional Requirements for Electronic Records ...

MOREQ SPECIFICATION – РУССКАЯ ВЕРСИЯ
• Некоторые дела закрываются по истечении определенного периода
времени, и поэтому единицей учета, используемой в целях управления
документацией, является дело (даже если это дело будет состоять из
множества томов). Примером может быть папка документов по одному
проекту или отдельная небольшая поставка.
• Некоторые дела имеют неограниченную продолжительность во времени
(или почти неограниченную) и поэтому в целях обеспечения
управляемости должны подразделяться на тома. Примерами могут быть
папки (дела) по отдельным географическим регионам, или по
направлениям деятельности, которые не связаны с временными рамками,
такие как регламенты, или счета на оплату, где новый том начинается
каждый год.
Схема классификации
В процессе документирования дела организуются в некую структуру, и
передовой опыт диктует, чтобы эта структура отражала деловые функции
организации. Представление этой структуры называется "схемой
классификации". Обычно схема классификации является иерархической, хотя
она может строиться и на основе тезауруса и не быть иерархической. Далее в
спецификации внимание будет сосредоточено на иерархическом
представлении.
Подобно тому, как папки (дела) представляются реально существующими,
хотя они есть ни что иное, как набор документов, так и более высокие уровни
схемы классификации кажутся реально существующими, хотя они есть всего
лишь набор папок-дел или более низких уровней. Как и для папок (дел),
данная спецификация формулирует требования к иерархии, не указывая,
каким образом они должны быть реализованы.
Январь 2006 12