POLYTEKNISK FORENINGS ÅRSBERETNING ANNO 2004

Årsberetning 2004 for Polyteknisk Forening
2.1.2. Bestyrelsesmøder
Bestyrelsen har generelt prioriteret bestyrelsesmøderne meget højt. I forårssemesteret lå
møderne torsdag eftermiddag. Men det har i efterårssemesteret været nødvendigt at flytte
dem til tirsdag aften. Det har fra starten fungeret således at bestyrelsesmedlemmerne
løbende gennem ugen har email’et den interne koordinator i bestyrelsen om emner til
dagsorden, som efterfølgende er blevet organiseret. Hvert emne har desuden fået en
tidsramme, i hvilken Bestyrelsen skal have behandlet emnet færdig, og have truffet en
beslutning.
Til hvert møde er der udfærdiget et referat. Både for det tilfælde at der undtagelsesvis
skulle mangle et bestyrelsesmedlem, men også for at virke som huskeseddel om hvilke
beslutninger der blev taget, og hvad der skal følges op på. Referenten udpinder dette i
headlines, som bliver gennemgået på det efterfølgende møde. Sluttelig skal det siges at
referatet også vil være til støtte for Kritisk Revision.
Ud over dette har Bestyrelsen også tilstræbt at invitere foreningens chefer til det første
møde i hver måned. Cheferne for hhv. Polyteknisk IT, Polyteknisk Boghandel og
Polyteknisk Administration, nu Polyteknisk Sekretariat, skulle deltage i den første time,
for at diskutere og beslutte diverse emner. Det har dog ikke altid virket indlysende hvilke
emner der skulle diskuteres og der har derfor ikke været afholdt regelmæssige møder.
Bestyrelsen har også holdt ekstraordinære møder, men disse har kunnet tælles på en hånd.
I hverdagen har Bestyrelsen haft gangvagter hvor der efter en fast plan altid minimum
har været et bestyrelsesmedlem på gangen i tidsrummet 10.00-14.00.
2.2. Fællesrådet
Fællesrådet (FR) startede år 2004 på en tumult måde. Der blev ikke nedsat en bestyrelse
på det konstituerende fællesrådsmøde, men en nødbestyrelse, bestående af medlemmer
fra den forrige bestyrelse. Dette medførte at FR først rigtigt indtrådte sin position ved
midten af marts måned, da en ny bestyrelse blev opstillet og valgt ved andet
fællesrådsmøde, hvorefter også opstillingslister til diverse udvalg blev revideret.
Budgetmødet blev først afholdt i juni, dvs. 1½ måned efter budgetårets begyndelse,
grundet den sene start for bestyrelsen.
FR har i det forgangne år foretaget ændringer i PFs love og statutter således disse blev
tilpasset den nye bachelorstruktur og ændringen i optaget ved levnedsmiddeluddannelsen.
Der var tale om en større revidering af PFs love og statutter, men det blev besluttet at
vente til forandringsprocessen er færdiggjort. Sidst på året tog S-husformanden - i samråd
med S-Husledelsen - teten og ændrede Regler og Statutterne for S-huset: ”Vedtægter for
klubber under PF”, samt ”Principper for klubber under PF”, således de er tilpasset den
egentlige arbejdsgang i S-huset.
Principkataloget er blevet udvidet med en arkiveringspolitik for PF, retningslinier for
DVUK, principper for PF–vejledere for RSG og DVUK, desuden blev der nedsat et
udvalg til at arbejde med PFs kommunikationspolitik, som ikke er endt endnu.
Side 9 af 122