Compliance-Test Dezember 2012 - RACK rechtsanwaelte

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2 | Rechtsänderungen im Dezember 2012 Rechtssicherheit durch Betriebsorganisation Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle Betriebspflichten einhalten. Diese Aufgabe erfüllt das Dialogsystem „Recht im Betrieb“. Es handelt es sich um eine Datenbank, mit der Unternehmen ihr Pflichtenmanagement im Umweltschutz, Arbeitschutz, Gesellschaftsrecht sowie weiteren 74 Rechtsgebieten betreiben. Mit der Datenbank beraten wir Unternehmen beim Aufbau und der ständigen Un- Betriebspflichten ermitteln Ein Unternehmen muss seine Betriebspflichten lückenlos aus allen verfügbaren Rechtsquellen ermitteln. Ohne Kenntnis der Betriebspflichten können Vorstände und Geschäftsführer für die Erfüllung dieser Pflichten nicht sorgen (4.1.3 Corporate Governance Kodex), die Sorgfalt eines ordentlichen gewissenhaften Geschäftsleiters nicht anwenden (§ 93 Abs. 1 AktG), die Erfüllung der Pflichten nicht beweisen (§ 93 Abs. 2 AktG), ihre Beweisnot nicht vermeiden, strafrechtliche Sanktionen nicht verhindern (§ 14 StGB), die Pflichten nicht zu ihrem eigenen Schutz delegieren, die Betriebspflichten nicht kontrollieren, nicht den Nachweis führen, dass sie Verstöße gegen Betriebspflichten wesentlich erschwert ha- Betriebspflichten delegieren Selbst wenn die Betriebspflichten bekannt sind, sind sie noch nicht erfüllt. Betriebspflichten müssen deshalb zur Erfüllung an Unternehmensmitarbeiter delegiert werden. Keine Pflicht darf ohne einen Verantwortlichen bleiben. Bei jeder nicht delegierten Pflicht besteht das Risiko, dass sie nicht erfüllt wird, weil die Organe des Unternehmens wegen der Vielzahl der Pflichten sie höchstpersönlich kaum erfüllen können und Betriebspflichten aktualisieren Betriebspflichten müssen aktualisiert werden. Rechtslage und Sachlage können sich ändern. Gesetze und Verordnungen werden geändert. Die geänderte Rechtsprechung kann die Änderung von Pflichten verursachen. Die Änderung der Sachlage im Betrieb kann ebenfalls Pflichten ändern. Das Dialogsystem liefert monatlich in einem dafür eingerichteten Textfeld Formulierungsvorschläge für die Änderung terhaltung ihrer Betriebsorganisation. Das Ziel ist das Vermeiden der Organhaftung. Wir wenden uns deshalb an Betriebsbeauftragte, Compliance-Beauftragte, Justitiare und an Vorstände und Geschäftsführer. Die Organe haften für Schäden im Unternehmen. Sie müssen das größte Interesse am Vermeiden von Pflichtverstößen haben. Die Betriebsbeauftragten sind verpflichtet, die Vorstände und Geschäftsführer zu beraten, ben (§ 130 OWiG), den Normalbetriebsnachweis nicht führen (§ 6 Abs. 2 UmweltHG) und ihre Verschuldensvermutung nicht widerlegen (§ 93 Abs. 2 AktG). Ohne Kenntnis der Pflichten können Betriebsbeauftragte weder ihre Vorstände und Geschäftsführer beraten, noch die Unternehmensmitarbeiter über ihre Pflichten aufklären noch die Einhaltung der Pflichten überwachen. Zur lückenlosen Ermittlung aller Betriebspflichten enthält das Dialogsystem alle Rechtsquellen, 10.769 Volltexte zu Gesetzen, Verordnungen und sonstigen Regelwerken der EU, des Bundes und der Länder, über 42.500 kommentierende Beiträge zur jeweils neuen Gesetzgebung, Rechtsprechung und Fachliteratur seit 1992. Das es außerdem unwahrscheinlich ist, dass andere Mitarbeiter Betriebspflichten freiwillig oder zufällig erfüllen. Die persönliche Haftung der Organe für nicht delegierte und deshalb nicht erfüllte Betriebspflichten lässt sich nur durch ihre Delegation vermeiden. Mit dem Dialogsystem lassen sich die Betriebspflichten so delegieren, dass abgerufen werden kann, welcher Mitarbeiter, welche Betriebspflicht, an welcher Anlage, von Pflichten, soweit die Rechtslage sich geändert hat. Seit 1992 werden im Durchschnitt pro Monat 140 Rechtsänderungen bearbeitet. Im Jahr 2012 haben wir über 944 Gesetzesänderungen und circa 1.013 neue Gesetze, Verordnungen und sonstige Regelwerke berichtet. In Beiträgen werden die Gründe der Rechtsänderungen erläutert. Für diese Aktualisierung werden im Dialogsystem monatlich sämtliche Publika- die Einhaltung der Vorschriften zu überwachen und die Unternehmensmitarbeiter über ihre Pflichten aufzuklären. Die Haftung der Organe setzt einen Verstoß gegen Rechtspflichten des Unternehmens voraus. Sie lässt sich vermeiden. Dazu müssen Pflichtenverstöße vermieden werden. Sechs Aufgaben sind dabei unverzichtbar. Ermitteln der Pflichten wird durch die Recherchesysteme der Datenbank erleichtert. 22.781 Pflichten sind als Muster und Beispiele vorformuliert und im System gespeichert. Sie müssen lediglich an Besonderheiten des Betriebs angepasst werden. Alle Betriebspflichten sind mit den Unternehmenssachverhalten verknüpft, die die Betriebspflichten auslösen. Zu 21.285 Betriebssachverhalten lassen sich derzeit 22.219 Betriebspflichten aufrufen. Es bestehen 558.760 Verknüpfungen. Die Verknüpfungen wachsen monatlich. Die Trefferquote steigt ständig. Das Dialogsystem wird zum digitalen Unternehmensgedächtnis. wie zu erfüllen hat. Diese Pflichtenliste kann für jeden Mitarbeiter zugänglich im Intranet abgebildet werden. Kein Mitarbeiter kann sich mehr auf die Unkenntnis seiner Pflichten berufen. Das Risiko der höchstpersönlichen Haftung von Vorständen und Geschäftsführern für die Erfüllung aller Pflichten des Unternehmens ist damit vermieden. tionen zur Gesetzgebung, Rechtsprechung und Literatur gesammelt, gesichtet und in Beiträgen kommentierend von Juristen für Betriebsbeauftragte verständlich zusammengefasst. Etwa 130 Gesetzesblätter und Fachzeitschriften werden monatlich von unserem Büro dazu ausgewertet. Beim Ermitteln der Betriebspflichten wurden alle denkbaren Rechtspflichten danach markiert, ob sie am Betriebsstandort ein-
schlägig sind. Einschlägig sind Rechtspflichten dann, wenn sie durch einen Betriebssachverhalt am Standort ausgelöst werden und dieser Sachverhalt von der Rechtspflicht geregelt wird. Der Katalog der Betriebspflichten am Standort wird wie ein digitaler Filter eingesetzt. Angezeigt Betriebspflichten erfüllen Betriebspflichten müssen erfüllt und eingehalten werden. Zur Erfüllung sind die Betriebspflichten an Mitarbeiter des Unternehmens mit Linienfunktion delegiert. Rechtsänderungen im Dezember 2012 | 3 Jeder Mitarbeiter des Unternehmens muss die Betriebspflichten für seinen Verantwortungsbereich kennen. Sie müssen ihm so konkret formuliert vorliegen, dass er sie Die Erfüllung der Betriebspflichten kontrollieren Die Erfüllung der Betriebspflichten muss kontrolliert werden. Aus Erfahrung kann ein Unternehmen sich nicht auf das Pflichtbewusstsein seiner Mitarbeiter alleine verlassen. Nach § 6 Abs. 4 Umwelthaftungsgesetz wird die Kontrolle von Betriebspflichten durch die gesetzliche Vermutung ihrer Einhaltung privilegiert. Zu den Hauptaufgaben der Betriebsbeauftragten gehört es, die Einhaltung der Betriebspflichten zu überwachen. Mit den Kontrollen können Vorstände und Geschäftsführer nach § 52 a BImSchG sicherstellen, dass die Betriebspflichten eingehalten werden. Die Dokumentation in Protokollen als Beweise auf Vorrat Sämtliche Vorgänge vom Ermitteln der Pflichten, über ihre Aktualisierung, ihre Delegation, ihre Erfüllung bis zur Kontrolle werden im Dialogsystem dokumentiert. Über alles gibt es Protokolle. Damit ist das Risiko der Beweisnot für Vorstände und Geschäftsführer als auch für Betriebsbeauf- werden zur Aktualisierung nur die Informationen zu den einschlägigen Pflichten. Eingespart wird das ständige Aussortieren neuer Informationen aus Umweltrecht und Arbeitsschutzrecht, das den Standort nicht betrifft. Gleichwohl wird im Dialogsystem jede Publikation erfasst und kommentiert. tragte ausgeschlossen. Mit den Protokollen ist jederzeit nachzuweisen, welcher Mitarbeiter, welche Pflicht, an welcher Anlage zu erfüllen hatte und wann und durch wen die Erfüllung kontrolliert wurde. Das Organprotokoll gibt Vorständen und Geschäftsführern die Möglichkeit, sich Arbeitsteilung, Standardisierung, neueste Datenbanktechnik Dieses Ziel erreichen wir mit drei Mitteln. - Erstens erledigen wir mit Hilfe der Arbeitsteilung zwischen unserem Büro und den Beauftragten alles, was zur Pflege eines Managementsystems außerhalb des Betriebs bewältigt werden kann, insbesondere die Pflege der umfangreichen Datenbank mit allen Rechtsquellen, der ständigen Aktualisierung, die von den Stabsabteilungen eines einzelnen Unternehmens nicht in diesem Umfang geleistet werden kann. Monatlich werten wir 130 Fachzeitschriften aus. Die entstehenden Kosten verteilen sich auf alle Nutzer des Systems und lassen sich dadurch verhältnismäßig niedrig kalkulieren. - Zweitens setzen wir die Standardisierungsmöglichkeiten ein. Industriesachverhalte wiederholen sich. Für typische Industriesachverhalte Am Betriebsstandort gezeigt werden allerdings nur die einschlägigen neuen Informationen. Dies wird durch den digitalen Filter des Dialogsystems automatisch erledigt. Die Beauftragten müssen deshalb nicht alles lesen und übersehen trotzdem nichts. ohne weitere Mithilfe der Beauftragten erfüllen kann. Das Dialogsystem enthält Funktionen zur Kontrolle der Betriebspflichten und zur Nachkontrolle nicht erfüllter Betriebspflichten mit der Möglichkeit der Mängelanzeigen und der Eingabe von Verbesserungsvorschlägen. vom laufenden Einsatz des Dialogsystems zu überzeugen, die Änderungen abzufragen und die Kontrolle im Organprotokoll zu dokumentieren und als Beweis für die Erfüllung der Organisationspflicht zu sichern. lassen sich standardisierte Pflichten als Muster vorformulieren und speichern, sodass oft nur eine Anpassung an die betriebsspezifischen Besonderheiten eines Unternehmens erforderlich ist. - Drittens wird schließlich die Datenbank eingesetzt. Ohne EDV könnte die Vielzahl der Pflichten nicht so verwaltet werden, dass Verstöße vermieden werden. Integriertes Managementsystem: Umweltschutz, Arbeitsschutz und Energiemanagement Das Dialogsystem erfüllt im übrigen alle Anforderungen der DIN ISO 14001 in der Neufassung von 2005 an ein Umweltmanagementsystem. Vergleicht man die Anforderungen nach der DIN ISO 14001 in der Neufassung mit den Forderungen, die nach der deutschen Rechtsordnung zu erfüllen sind, ergibt sich, dass die Forderungen der DIN ISO 14001 den Vorgaben der deutschen Rechtsordnung voll entsprechen. Daher liegt die Empfehlung nahe, die Zertifizierung nach DIN ISO 14001 durchzuführen, um die Rechtskonformität des Unternehmens durch das Zertifikat für alle erkennbar zu dokumentieren und zu publizieren. Darüber hinaus erfüllt das Dialogsystem die Anforderungen an ein Arbeitsschutzmanagementsystem nach dem BS OHSAS 18001. Schließlich deckt das System die für ein Energiemanagementsystem nach der DIN EN 50001 relevanten Rechtsvorschriften ab und kann deshalb im Rahmen eines Energiemanagementsystems eingesetzt werden.
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Seite 31 und 32: ternehmens handeln, zu Straftaten z

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