SBK im Umstellungs- projekt zu iskv_21c - Bitmarck Holding GmbH

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PRODUKTE Peter Salathe Leiter Organisation und Services bei der BKK futur Karla Edelmann Projektleiterin bei der BITMARCK BERATUNG GMBH 20 einsnull 02_2010 Prozesse optimiert und somit Kosten und Zeit eingespart. Dadurch erhöhen sich natürlich auch die Auskunftsfähigkeit und die Servicequalität, wovon letztlich nicht nur die Versicherten profitieren: Die Krankenkasse kann sich im Wettbewerb besser differenzieren. Natürlich kann die BITMARCK BERATUNG GMBH diese Spezial lösungen auch anderen Kranken kassen anbieten. Peter Salathe: Es ist auch unser ausdrücklicher Wunsch, dass solche Entwicklungen über die BITMARCK BERATUNG GMBH übergreifend zur Verfügung gestellt und von anderen Krankenkassen ebenfalls genutzt werden können. So ist sichergestellt, dass das Rad nicht jedes Mal neu erfunden werden muss. BITMARCK hat Ihr DMSProjekt von Anfang an begleitet und unterstützt. Wie sah der Ablauf konkret aus? Peter Salathe: Die BITMARCK BERATUNG GMBH war quasi der „Generalunternehmer “ mit Frau Edelmann als Projektleiterin. Die einzelnen Komponenten, wie zum Beispiel die Scansoftware, die Klassifizierung und die FI-Lösung, wurden von der BITMARCK BERATUNG GMBH zusammengestellt. Auch bei der Einrichtung der Gesamtlösung wurden wir optimal beraten. Das betraf sowohl die technischen Dienstleister im Hintergrund als auch die Koordinierung der Hard- und Softwarethemen. Die technische Umsetzung vor Ort übernahm die Paperless- Solutions GmbH. Die Kombination des DMS- und des Branchen-Know-hows bei der BITMARCK BERATUNG GMBH mit dem Produkt-Know-how der Paperless -Solutions GmbH war für uns ideal. Karla Edelmann: Die BITMARCK BERATUNG GMBH übernimmt bei solch komplexen Projekten auf Kunden wunsch jederzeit die „Ge ne- ral unternehmerschaft “. Der entscheidende Vorteil hierbei: Der Kunde hat nur einen Ansprechpartner (Single Point of Contact), der die internen Ansprechpartner im Servicezentrum und die externen Ansprechpartner – sprich die Dienstleister und alle beteiligten Parteien – betreut und alles für den Kunden regelt. Beim Roll-Out des DMS oder einzelner Module beim Kunden unterstützen wir bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Schulungen bzw. der Bereitstellung von Schulungsumgebungen. Da es bei der BKK futur einen sehr umfangreichen Roll-Out gab, hat sich die Krankenasse für ein „Train the Trainer- Konzept“ entschieden. Das heißt, die Schulungen wurden im ersten Zug von einem kompetenten Trainer bei ausgewählten Mitarbeitern durchgeführt. Anschließend hat ein Mitarbeiter der BKK futur das Thema weiter betreut und Schulungen an allen BKK-Standorten durchgeführt. Wie geht es mit dem DMSProjekt bei der BKK futur weiter? Gibt es weitere prozessunterstützende Tools? Und wie sieht es mit der elektronischen Signatur aus? Peter Salathe: Die elektronische Sig natur werden wir im 2. Quartal testen. Dann planen wir – zusammen mit dem weiteren Ausbau des DMS – die Prozessoptimierung für Workflows, um diese in mehrstufigen Abläufen weiter zu automatisieren. Auch die Unterstützung des Versorgungsmanagements mit ausgewählten Abläufen liegt noch vor uns. Und nicht zu vergessen: Jeden Tag kommen neue Nutzungs-, Ergänzungs- und Ver besserungswünsche durch die An wender hinzu – ein sehr positiver Effekt. Karla Edelmann: In einem nächsten Schritt werden wir die BKK futur bei der Vorauswahl der richtigen Post-
Anzeige eingangslösung und mit einer Teststellung für die Signaturlösung begleiten. Und natürlich unterstützen wir bestmöglich bei der Umsetzung der neuen DMS-Teilprojekte sowie deren Realisierung. Haben Sie noch Tipps für Krankenkassen, die die Einführung eines DMS planen oder ihr bestehendes DMS erweitern wollen? Peter Salathe: Wenn es darum geht, nicht nur einzelne Abteilungen zu unterstützen, sollte die IT-Strategie zum Unternehmen passen. Man muss sich ausreichend Zeit für die Konzeption des Aktenplans, der Prozesse und der Harmonisierung mit den ERP-, CRM- und Outputsystemen nehmen. Der größte Nutzen lässt sich dann erzielen , wenn die eingeführten Prozesse optimiert und ausreichend geschult werden. Dabei ist ein gegenseitiger Erfahrungsaustausch von großem Nutzen. Seit Sommer 2009 gibt es eine Expertenrunde bei der BITMARCK BERATUNG GMBH, die halbjährlich stattfindet und die wir nur empfehlen können. Karla Edelmann: Aktuell ist ein „runder Tisch“ für IT- und Projektleiter geplant. Hier soll es nicht nur um den Austausch von Erfahrungen der Projekte im Bereich elektronische Archivierung gehen. Ein weiteres Ziel ist, dass sich Arbeitsgemeinschaften bilden, die neue Ideen gemeinsam umsetzen. Auch für kleine Krankenkassen soll der Bereich elek tronische Archivierung leicht zu bewältigen sein. Jede Krankenkasse setzt dabei unterschiedliche Schwerpunkte. Die BITMARCK Die Lösung | Details PRODUKTE BERATUNG GMBH hat daher für ihren Kundenkreis ein rundes Portfolio an DMS-Lösungen geschaffen, aus dem jede Krankenkasse schöpfen kann. Wir nehmen gerne noch weitere Teilnehmer von Krankenkassen in diese Runde auf – bei Interesse einfach bei uns melden. Frau Edelmann und Herr Salathe, wir danken Ihnen für das Gespräch. Gemeinsam mit der BITMARCK BERATUNG GMBH, der Paperless- Solutions GmbH und pawisda systems GmbH implementierte die BKK futur ein hochverfügbares Dokumenten- und Informationsmanagementsystem (DMS) mit folgenden Systemkomponenten: • iskv_aktuell • CRM-KV • WinEFW • Druckoutput L-Vin/pawisda systems GmbH und Mediakom Verlag GmbH & Co. KG • d.3 papierlos. digital. ihre zukunft. prozessbezogene Lösungen für den GKV Markt • elektronische Posteingangsverarbeitung • Signaturlösungen • Beleglesung • elektronische Postverteilung • Rückläufermanagement • Workflow • Finanzlisten • Umgang mit elektronischen Fallakten • Vertragsmanagement • Emailarchivierung • Centera Langzeitarchiv PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH | Industriestraße 165a | 50999 Köln | Tel +49-2236-8755-0 | Fax +49-2236-8755-22 | Gesundheitswesen@ppls.de einsnull 02_2010 | www.ppls.de > 21
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