EVANGELISCHES BERATUNGSZENTRUM - EBZ München

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2.4 Innenansicht der Multitalente - die Verwaltungskolleginnen
In der Verwaltung des ebz arbeiten acht Mitarbeiterinnen
in Teilzeit. Ihre Aufgaben sind unterschiedlich. Während die
einen in der Geschäftsstelle dafür sorgen, dass der Rahmen
(z.B. der technische, der finanzielle Rahmen) für Beratung
steht, sind andere in der klientenbezogenen Arbeit in den
einzelnen Abteilungen des ebz tätig.
Die Sekretärinnen vertreten sich in Urlaubs- und Krankheitsfällen
gegenseitig, was von ihnen hohe Flexibilität erfordert,
um den reibungslosen Ablauf der Anforderungen der eigenen,
sowie den der zusätzlichen Abteilung zu gewährleisten.
Diesen Engpässen versuchen sie mit großer Einsatzbereitschaft
zu begegnen. Sie erledigen in Eigenverantwortung die
vielfältigen Verwaltungsaufgaben für die sehr unterschiedlichen
Bedürfnisse der jeweiligen Abteilungen.
Der Schichtplan in der TS
Die Verwaltungskraft, die für die TelefonSeelsorge zuständig
ist hat unter anderem die Aufgabe, Lücken und Ausfälle im
Schichtenplan zu füllen. Damit Ratsuchende rund um die Uhr
einen Ansprechpartner bei der TelefonSeelsorge finden können,
sind monatlich 180 Schichten zu besetzen. Bei Krankheit
von Telefonseelsorger/innen und in Notfällen wird sie für Ersatz
sorgen. Sie berichtet:
„Eine ehrenamtliche Mitarbeiterin ruft an, sie sei krank geworden
und könne deshalb morgen die Nachtschicht nicht
übernehmen. Ich nehme mir die Telefonliste der 115 Ehrenamtlichen
zur Hand und versuche zuerst diejenigen zu erreichen,
die nicht berufstätig sind, um mir nicht unnötige Absagen
einzuholen, denn zum einen ist ein Arbeitstag nach einer
Nachtschicht nur sehr schwer zu bewältigen, zum anderen ist
es ungünstig in der jeweiligen Arbeitsstelle anzurufen.
1. Anruf: „Tut mir leid, aber ich bin zum Geburtstag meiner
Freundin eingeladen.“
2. Anruf: „Ich würde gerne, aber morgen steht mein Theaterabo an.“
3. Anruf: „Leider, aber meine Enkelkinder übernachten bei mir.“
4. Anruf: „Ich habe gleich morgen früh einen Arzttermin,
deswegen kann ich die Schicht nicht übernehmen.“
Und so geht es weiter, alle haben verständliche Gründe abzulehnen.
Ich telefoniere und telefoniere, mittlerweile schon
über eine Stunde, der Druck wird stärker, denn ich muss ja
jemanden finden, der die Nachtschicht übernimmt. Dann,
ich wollte schon die Hoffnung aufgeben, habe ich Glück, die
ehrenamtliche Mitarbeiterin, die ich anrufe sagt: „Einen Moment,
ich schaue in meinen Kalender, ja, ich habe nichts vor,
ich kann die Schicht übernehmen.“ Dankbar und erleichtert
lege ich auf. Wieder einmal geschafft! Übrigens: Wenig später
könnte sich diese Notsituation durchaus wiederholen.“
Familienberatung
Wir gehen in die Familienberatung.
Die Sekretärinnen
berichten: „Das Telefon
klingelt. “Familienberatung
im ebz guten Morgen!“
Am anderen Ende
der Leitung räuspert sich
eine Frauenstimme. „Mein
Mann hat eine Freundin.
Ich brauche Hilfe.“ Die
erste Hürde ist geschafft;
der/die Ratsuchende hat
sich getraut, eine Beratungsstelle
um Hilfe zu bitten. Am anderen Ende der Leitung
sind leise Stimmen, fordernde Stimmen, manchmal weinende
Stimmen, verzweifelte Stimmen, manchmal schwer verständliche
Stimmen, da des Deutschen nicht so mächtig.
Ebenso vielschichtig ist die Problematik. Das Kind will plötzlich
nicht mehr lernen, hat schlechten Umgang, hat Studium
abgebrochen und sitzt nur noch vor dem PC, der Mann
hat eine Freundin, Mobbing im Arbeitsleben, die Ehefrau ist
ausgezogen, der Mann ist überrascht. „Wir unterstützen Sie
gerne, lassen Sie uns gemeinsam eine Anmeldung machen,“
so lautet mein häufigster Satz. Mit zaghafter Stimme beantwortet
die Anruferin meine Fragen. Plötzlich herrscht Stille.
„Sind Sie noch am Apparat?“ „Ich kann nicht mehr“, weint die
Frau. „Ganz ruhig, lassen Sie sich Zeit“, versuche ich zu trösten.
Nachdem sie sich die Nase geputzt hat, schildert sie mit
leiser Stimme ihre Situation. Den ständigen Streit mit dem
Partner, den Alltag mit drei kleinen Kindern, das wenige Geld.
Viele Menschen sind traurig und fühlen sich hilflos, wenn sie
bei uns im evangelischen Beratungszentrum anrufen. Nach
der telefonischen Anmeldung klingen viele ruhig und zuversichtlich.
„Vielen Dank. Wir warten auf Ihr Terminangebot,
hoffentlich bald.“ Ich lege den Hörer auf und gehe meine
Notizen nochmals durch, bevor ich sie in den Computer tippe.
Das Telefon klingelt wieder. „Bitte helfen Sie uns. Unser
15-jähriger Sohn ist frech, faul und schwänzt die Schule.“
Sekretariatsarbeit
Im Sekretariat der Familienberatung wie in der Schwangerschafts-
und Sexualberatung des ebz bilden der Telefondienst
und die Terminierung der Beratung den Schwerpunkt bei der
anfallenden Sekretariatsarbeit. Neben den üblichen Bürotätigkeiten,
wie das Bereitstellen von Materialien, Kopien und
Geräten für die Mitarbeiter/innen, Korrespondenz, Verschikken
von Post, Sortieren und Archivieren usw. stellt der Kontakt
mit den Klient/innen eine lebendige Bereicherung dar.
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