schwerpunkt - Midrange Magazin

SCHWERPUNKT
Dokumentenmanagement
Das Corporate Design mit verschicken
Dokumenten Gesichter geben
Dokumente – Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen – sind in Unternehmen allgegenwärtig.
Sie werden täglich digital bzw. gedruckt aus dem ERP-System an Kunden, Partner
und Mitarbeiter versendet – oder von ihnen eingesetzt. Wird den Dokumenten kein
individuelles und aktuelles Design verliehen, entgeht die Chance, ein ausgezeichnetes
Marketing-Tool für sich zu nutzen.
ERP-Systeme sind das Herz eines Unternehmens.
Hier laufen alle Drähte
im Alltag zusammen. Jede einzelne Abteilung
kann auf das System zugreifen,
Daten erfassen und verteilen oder auslagern.
Über das System werden u. a.
Rechnungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheine
oder interne Abrechnungen
abgewickelt. Schon die Menge dieser
allgegenwärtigen Dokumente könnte
es Firmen ermöglichen, diesen massenhaften
Ausstoß für weitere Zwecke
einzusetzen. Voraussetzung dafür ist
es allerdings, dass die Unterlagen ein
Dokumentendesign mit Cartago Software
aktuelles Corporate-Design aufweisen
und dass ihr Erscheinungsbild zu jeder
Zeit flexibel angepasst werden kann.
Diese Anpassungsfähigkeit fordert v. a.
der hohe Wettbewerbsdruck von den
Unternehmen. Anschreiben oder Rechnungen
flexibel individuell anpassen
zu können, bedeutet beispielsweise,
den Kunden fest an das Unternehmen
zu binden. Gleichzeitig können neue
Kunden akquiriert werden, indem
die Massendokumente zusätzlich als
Marketingmaßnahme genutzt werden.
Bestandskunden können durch individualisierte,
personalisierte und auf den
jeweiligen Kunden zugeschnittene Informationen
besser bedient bzw. langfristig
an das Unternehmen gebunden
werden.
„Dass es Unternehmen dennoch oft
versäumen, ihre Massendokumente zu
aktualisieren, liegt an der falschen Annahme,
dass Vorlagen in Druck- oder
auch PDF-Form aus SAP-Modulen heraus
nur mit großem Aufwand
oder gar nicht verändert werden
können“, berichtet Manuel
Niemeyer – Geschäftsführer
bei Cartago – aus der
Praxis. Tatsächlich war bisher
ein großer technischer
Programmierungsaufwand
von mehreren Wochen nötig,
um alle Dokumente dem
aktuellen Corporate-Design
anzupassen. Das XML-System
Cartago Live setzt genau
hier an. Die Entwickler verfolgten
das Ziel, in nur ein bis zwei Tagen ein
Massendokument sowie entsprechende
Schnittstellen aufbauen zu können. Ein
weiterer Fokus lag auf der einfachen
Anwendbarkeit des Systems. So kann
Cartago-Live ohne Installation in das
bestehende ERP-System integriert werden.
Templates für Massendokumente
werden einfach über den Editor erstellt.
Bild: Cartago
Die einfache Bedienbarkeit und die
simple Integration in das bestehende
ERP-System spart dem Unternehmen
wertvolle Zeit. Jede Abteilung findet
sich schnell im System zurecht, ein
tiefes Wissen im Bereich Development
wird unnötig. Die XML-Daten werden
einfach über die IT-Fachabteilungen zur
Verfügung gestellt; die Fachabteilung
kann dann auf diese im Designer zugreifen
und die Templates definieren.
Schnittstelle nötig
Außerdem kreiert das System die für
Druck oder Umwandlung nötige Programmierungsschnittstelle
vollautomatisch.
Offene W3C-Standards können
Dokumente für Online- oder auch für
Batch-Anwendungen erzeugen. Ob das
PDF-Format zur digitalen Datenspeicherung
oder aber ein PCL als Ausgabeformat
zum Direktdruck gewünscht
wird, ist frei wählbar. Durch dieses
vielfältige Angebot können Unternehmen
schnell, dynamisch und flexibel
Massendokumenten ein Gesicht geben
– und dadurch nicht zuletzt das eigene
Image verbessern.
Aber auch Sicherheitsaspekte beim
Erstellen und beim Ausdruck der Dokumente
können nun noch besser berücksichtigt
und beachtet werden. Cartago-
Live verschlüsselt alle Daten – egal ob
im Repository oder auf Dokumentenebene.
ó
www.cartago.com
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MIDRANGE MAGAZIN · 06/2012