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T-SySTemS Aus der Praxis / Das BMW Autohaus Deutmeyer in Kleve hat sich für den Umstieg auf das BMW DMS Incadea entschieden IT-Umstellung ist Chefsache Von SabIne TIlp Die Marken-Kombination ist relativ ungewöhnlich: Die Autohaus Deutmeyer GmbH verkauft und wartet an ihren derzeit vier Standorten im nordrhein-westfälischen Kleve, Goch, Geldern und Emmerich BMW und Mini. Durch die Übernahme der Autohaus Bauer GmbH kamen in Kleve, Goch und Geldern noch drei Peugeot-Standorte dazu. Während in Goch beide Marken unter einem Dach verkauft werden, sind sie in den anderen Autohäusern räumlich voneinander getrennt. Das Unternehmen, das 110 Mitarbeiter beschäftigt, verkauft jährlich rund 600 BMW und 80 Mini-Neuwagen sowie rund 1.000 Gebrauchtwagen. Zusätzlich vermarktet das Autohaus Bauer ca. 350 Peugeot-Neuwagen und 400 Gebrauchtwagen. Für die beiden Geschäftsführer Frank Deutmeyer und Frank Hübner sowie Controller Georg Bienemann ein großer logistischer Aufwand, denn immerhin erstreckt sich das ländlich geprägte Einzugsgebiet des Unternehmens mit rund 360.000 Einwohnern über mehrere Landkreise entlang der Grenze zu Holland. Chefsache: Das BMW Autohaus Deutmeyer hat sich sehr inten siv auf den Umstieg auf ein anderes DMS vorbereitet. Einheitliche Systemwelt „Ein leistungsfähiges, funktionierendes Dealer Management System ist deshalb für uns das A und O“, erklärt Frank Deutmeyer. Der Informatik-Betriebswirt und Geschäftsführer hat sich mit seinem Team bewusst für den Umstieg vom IBM-Kfz-Paket auf das von BMW empfohlene DMS Incadea entschieden. Die Hersteller-Empfehlung war bei der Entscheidung zwar ein Punkt – aber ausschlaggebend waren Funktionalität, Flexibilität und Zukunftssicherheit des Systems. Zudem soll perspektivisch auch die Marke Peugeot über das DMS Incadea abgewickelt werden. Frank Deutmeyer: „Unser Ziel ist es, künftig nur einen Administrator für beide Marken zu haben. Ebenso sehen wir durch eine einheitliche Systemwelt große Potenziale im Verwaltungsbereich, der derzeit zu einem eigenen Profitcenter ausgebaut wird.“ Vorteile sieht Deutmeyer auch darin, dass mit einer einheitlichen Systemwelt künftig noch mehr Synergien genutzt und Mitarbeiter flexibler eingesetzt werden können und die Administration zentral von einem Standort aus erfolgt. Intensive Vorbereitung Dass eine Systemumstellung Reibungsverluste mit sich bringt, liegt in der Natur der Sache. Im Autohaus Deutmeyer stand deshalb in den rund sechs Monaten Vorlaufzeit eine intensive Vorbereitung ganz oben auf der Agenda. Frank Hübner: „Wir haben unsere Mitarbeiter von Beginn an in das Projekt eingebunden. Zum einen fanden intensive Schulungen statt, zum anderen haben wir in Projektgruppen gemeinsam einzelne Prozesse durchleuchtet und Umstellungen besprochen sowie die Daten-Erstübernahme vorbereitet. Durch diese Vorgehensweise waren die Mitarbeiter optimal darauf vorbereitet, was sich für sie in ihrer täglichen Arbeit durch den Einsatz des DMS Incadea verändern wird.“ Investition in die Zukunft Volker Siebern, BMW IT Beratung, und Christian Gums, Vertriebsberater T-Systems, sehen diese intensive Vorbereitung sehr positiv: „Die Systemumstellung im Autohaus Deutmeyer lief in der Tat sehr reibungslos. Das Thema IT ist hier im Autohaus Chef- 16 AutohAus 5/2007
sache, was wiederum der Schlüssel für die Motivation der Mitarbeiter auf allen Ebenen ist.“ Frank Deutmeyer ergänzt: „In einem Umstellungsprozess ist es meiner Meinung nach entscheidend, dass die Geschäftsführung hinter dem Thema steht. Unsere Entscheidung für ein modernes und flexibles DMS ist eine Investition in die Zukunft, was unsere Mitarbeiter stark motiviert.“ Frank Hübner pflichtet ihm bei: „Entscheidend ist die positive Grundeinstellung der Veränderung gegenüber, sie muss sozusagen von oben nach unten gelebt werden. Wir haben damit auch erreichen können, dass es keine Nostalgiewelle nach dem Motto ‚Früher war alles besser und einfacher‘ gab, sondern dass alle die Weiterentwicklung mittragen.“ Professionelle Umstellung Etwa acht Wochen vor dem tatsächlichen Live-Start am 3. Oktober 2006 erfolgte die so genannte Testdatenübernahme – nicht zuletzt, um Sicherheit zu schaffen, dass alles funktioniert. Georg Bienemann: „Unser Ziel war, einen sehr sauberen Datenbestand zu übernehmen. Deshalb haben wir im Vorfeld sehr viel Zeit investiert, um unseren Kunden- „ und Fahrzeug-Datenstamm zu bereinigen, Doubletten und beispielsweise alte Fahrzeuge etc. zu identifizieren. Dieser Aufwand macht sich in jedem Falle bezahlt.“ Die Umstellung selbst, so bescheinigt Frank Deutmeyer und Frank Hübner, Geschäfts führer, sowie Georg Bienemann, Controller, set zen im Autohaus Deutmeyer auf Incadea. (v.l.) das Deutmeyer-Team dem Roll-out-Partner T-Systems, sei sehr professionell und mit hoher Qualität verlaufen. In jedem Betrieb waren Trainer vor Ort, um die Mitarbeiter zu unterstützen. Abends wurden Prozesse und notwendige Anpassungen durchgesprochen, sodass die Umstellungsprobleme sehr gering gehalten werden konnten. Motivation für Mitarbeiter Mit dem Umstieg auf ein ERP-basiertes Dealer Management System wie Incadea, das auf Microsoft Navision basiert, sind in der Regel auch Prozessveränderungen für die Mitarbeiter im Autohaus verbunden. Ein Problem? Im Autohaus Deutmeyer offenbar nicht. Frank Hübner: „Natürlich ist es eine Umstellung, wenn beispielsweise Mitarbeiter im technischen Bereich mit ihren Eingaben im neuen System auch Buchungen vornehmen oder zusätzlich Fremdleistungen quasi ‚einkaufen‘ müssen, um sie später fakturieren zu können. Wir sehen diese ‚Mehr- Verantwortung‘ aber nicht als Problem, sondern eher als eine Motivation für die Mitarbeiter.“ Dass alle mitdenken und der Verantwortung gerecht werden, beweisen auch von den Mitarbeitern selbst organisierte Workshops, um aufge- Ein leistungstretene Bedienungsfehler wie fähiges, z. B. bei der Kassenverbuchung künftig zu vermeiden. funktionierendes Dealer Management System ist für uns das A und O. “ Frank Deutmeyer, Geschäftsführer T-SySTemS Alte Zöpfe abschneiden Die DMS-Umstellung und die mit dem neuen System verbundenen Möglichkeiten nutzt das Autohaus Deutmeyer auch, um Abläufe zu optimieren und „alte Zöpfe abzuschneiden“. So wurden beispielsweise im Service die Aufgaben für die Auftragsabwicklung neu verteilt: Die Serviceassistenz übernimmt heute eher den Part der Auftragseröffnung und -vorbereitung, die Abrechnung der Aufträge erfolgt durch die Serviceberater selbst. Auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht sei der Umstieg auf das BMW DMS Incadea der richtige Schritt gewesen, sind sich Frank Deutmeyer und sein Team sicher. Controller Georg Bienemann: „Das System bietet uns deutlich mehr Möglichkeiten, das Unternehmen zu steuern, als das Altsystem. Ich habe jetzt ein Controlling-Instrument, mit dem ich auch in die Tiefe gehen kann, was vorher in diesem Umfang nicht möglich war.“ Bienemann schätzt die Möglichkeit, Zahlen über Marken und Standorte hinweg auswerten und intern als Benchmark nutzen zu können. „Auch die Informationen aus der Finanzbuchhaltung sind wesentlich detaillierter als früher. Jede einzelne Buchung ist im System nachvollziehbar, was uns sehr viel manuellen Aufwand spart und gleichzeitig ermöglicht, zeitnah zu reagieren. Das ist heute und in Zukunft überlebenswichtig.“ 5/2007 AutohAus 17
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