SEPA-Broschüre - Verband der Immobilienverwalter Hessen eV
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www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft1.3. DKB-Checkliste – Wie mache ich mein Unternehmen <strong>SEPA</strong>-fähig?Vorbereitung betroffene Abteilungen über die <strong>SEPA</strong>-Umstellung informieren <strong>SEPA</strong>-Verantwortlichen im Unternehmen festlegen Zeitplan für die <strong>SEPA</strong>-Umstellung erstellen interne Richtlinien für die Nutzung <strong>der</strong> neuen <strong>SEPA</strong>-Verfahren festlegen persönliche Gläubiger-Identifikationsnummer bei <strong>der</strong> Deutschen Bundesbank unterwww.glaeubiger-id.bundesbank.de beantragen auch für jede von Ihnen verwaltete Wohnungseigentümergemeinschaft, sofern diese amLastschriftverfahren teilnehmen möchte IBAN und BIC auf Briefen/Vorlagen/Rechnungen/Internet usw. deutlich sichtbar angeben Finanzbuchhaltungsprogramm auf <strong>SEPA</strong>-Fähigkeit überprüfen und gegebenenfallsRücksprache mit dem Softwarehersteller/-anbieter halten das von uns angebotene Zahlungsverkehrsprogramm SFIRM ist <strong>SEPA</strong>-fähig <strong>SEPA</strong>-Datenelemente und -formate in vorhandene Datenbanken einbinden weitere Software-Produkte berücksichtigen (z.B. Verwaltung von Kunden, etc.), in denenZahlungsdateien erzeugt werden und diese ebenfalls auf <strong>SEPA</strong>-Fähigkeit prüfen meine Softwareanbieter auf Umstellungsmöglichkeiten bzw. anstehende Än<strong>der</strong>ungenansprechen eindeutige Mandatsreferenz pro Mandat vergeben, das heißt pro Einzugsermächtigung (z.B.Mietvertragsnummer + Versionskennzeichen) Liegen von allen Kunden unterschriebene Einzugsermächtigungen vor? Einholen <strong>der</strong> <strong>SEPA</strong>-Lastschriftmandate von den Kunden, bei denen keine korrekte Einzugsermächtigung vorliegt neue Mandate für alle Abbuchungsaufträge einholen bis zur Umstellung auf <strong>SEPA</strong> das <strong>SEPA</strong>-Kombimandat für neue Einzugsermächtigungenverwenden (dieses Mandat vereint die bisher bekannte Einzugsermächtigung im nationalenLastschriftverfahren mit dem <strong>SEPA</strong>-Lastschriftverfahren) das <strong>SEPA</strong>-Kombimandat steht unter DKB.de/sepa zum Download bereitUmstellung Vereinbarungen über den For<strong>der</strong>ungseinzug durch Lastschriften bei meinem DKB-Kundenbetreuer abschließen die Vereinbarungen stehen unter DKB.de/sepa zum Download bereit bestehende Bankverbindungen (Kontonummer/Bankleitzahl) in IBAN und BIC umrechnen Sie können hierfür den <strong>SEPA</strong>-Account-Converter unter DKB.de/sepa verwenden Gläubiger-Identifikationsnummer in die Finanzbuchhaltungssoftware einsetzen und um dieMandatsreferenz <strong>der</strong> Kunden ergänzen alle Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor dem ersten <strong>SEPA</strong>-Lastschrifteinzuginformieren („Pre-Notification“/„Vorabkündigung“) wir empfehlen, dies mit dem Verwendungszweck des letzten Nicht-<strong>SEPA</strong>-Einzugs zuerledigen Testeinzug mit einigen Datensätzen im neuen <strong>SEPA</strong>-Format durchführen <strong>SEPA</strong>-Datei unter Beachtung <strong>der</strong> Vorlaufsfristen einreichen: Erst-/Einmal-Lastschrift spätestens 6 Bankarbeitstage vorher (bis 17.30 Uhr) Folge-Lastschrift spätestens 3 Bankarbeitstage vorher (bis 17.30 Uhr) Mandate und Einzugsermächtigungen im Original für mindestens 14 Monate nach demletztmaligen Lastschrifteinzug aufbewahren<strong>SEPA</strong>-Broschüre des Dachverbandes Deutscher <strong>Immobilienverwalter</strong> (April 2013) [ 44 ]
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