SEPA-Broschüre - Verband der Immobilienverwalter Hessen eV

www.ddiv.de Eine starke GemeinschaftSimulation der UmstellungDie Konvertierung der Bankverbindungen bedingt Datenveränderungen in erheblichem Umfang. DieERP-Systeme ermöglichen daher, dass Schritt c auch als Simulation durchgeführt werden kann. ImRahmen der Simulation stellen die ERP-Systeme eine Filterung der Fehlerfälle bereit, die im Zuge derKonvertierung erkannt wurden. So können diese leicht nachbearbeitet werden.BK01®-BankverbindungenAlle BK01®-Bankverbindungen, die bei Nutzung des Zahlungsverkehrsverfahrens BK01® der AarealBank in den ERP-Systemen gespeichert sind, werden automatisch umgerechnet. Die Umrechnung isteinmalig im ERP-System zu veranlassen. Eine Konvertierung durch Nutzung der Migrationsverfahrenentfällt somit.1.2. Umstellung der eigenen BankverbindungenIn den ERP-Systemen sind neben den Geschäftspartner-Bankverbindungen auch die eigenenBankverbindungen hinterlegt. Da es sich hier nicht um ein Massengeschäft handelt, sind zu diesenBankverbindungen IBAN und BIC manuell zu pflegen. Die Angaben hierzu sind zum Beispiel auf dementsprechenden Kontoauszug der Bank zu finden.1.3. Erfassung und Pflege der MandateVoraussetzung für die Nutzung der SEPA-Lastschrift ist die Erteilung eines Mandats durch denDebitor. Das SEPA-Mandat ersetzt somit die heutige Einzugsermächtigung beziehungsweiseAbbuchungsvereinbarung.Vorliegende Einzugsermächtigungen sind in der Regel in den ERP-Systemen als „einfaches“Kennzeichen hinterlegt. Im Gegensatz dazu sind zu einem Mandat umfangreiche Daten zu speichern.Darüber hinaus besteht die Anforderung, dass die ERP-Systeme beispielsweise den Verfall einesMandats kontrollieren. Daher stellen die ERP-Systeme eine eigene Mandatsverwaltung zur Erfassungund Pflege der SEPA-Mandate bereit.Wohnungseigentumsverwaltung/HausverwaltungFür jede juristische beziehungsweise natürliche Person wird eine eigene Gläubiger-Identifikationsnummer(Gläubiger-ID) benötigt. Für die Bereiche Wohnungseigentums- und Hausverwaltung sinddaher in der Regel eigene Gläubiger-IDs zu beantragen. In den ERP-Systemen wird die Gläubiger-IDfür diese Bereiche jeweils individuell erfasst.GeschäftsbereicheDie zugeteilte Gläubiger-ID erlaubt eine individuelle Ausprägung von sogenannten Geschäftsbereichen.Die ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, dass bei Bedarf eine entsprechende Ausprägungvorgenommen werden kann.SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 51 ]