SEPA-Broschüre - Verband der Immobilienverwalter Hessen eV

www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft1.4. Wesentliche Merkmale der MandatsverwaltungEindeutige MandatsreferenzSEPA-Mandate benötigen eine eindeutige Mandatsreferenz. In Verbindung mit der Gläubiger-ID wirdsomit SEPA-weit die eindeutige Identifizierbarkeit eines Mandats sichergestellt. Die ERP-Systemestellen durch eine automatische Vergabe der Mandatsreferenz diese Eindeutigkeit sicher. DieMandatsreferenz wird von den ERP-Systemen automatisch bei jeder erzeugten Lastschrift angehängt.Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID)Die Gläubiger-ID gehört zwingend zu den Angaben im Mandat. Auch sie wird von den ERP-Systemenautomatisch bei jeder erzeugten Lastschrift angehängt. Die ERP-Systeme erlauben sowohl dieEinrichtung gesonderter Gläubiger-IDs je WEG als auch die Eingabe der Gläubiger-ID des Verwalters,sofern ein Treuhandkonto geführt wird.Datum der MandatsunterschriftDa das Datum der Mandatsunterschrift ebenfalls bei jeder erzeugten Lastschrift anzuhängen ist, mussdieses Datum auch bei der Anlage der Mandate im Rahmen der Migration von Einzugsermächtigungenbelegt werden. Maßgeblich ist in diesen Fällen das Versanddatum des Informationsschreibensüber die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren. Die ERP-Systeme sorgen für eineentsprechende Belegung des Datums bei den betroffenen Mandaten.SEPA-MandatIm Mandat ist hinterlegt, für welches Lastschriftverfahren das Mandat gültig ist:- SEPA-CORE-Lastschrift- B2B-Lastschrift (je nach Systemausprägung)- (gegebenenfalls SEPA-COR1-Lastschrift)a. EinmalmandateDie ERP-Systeme ermöglichen die Verwaltung von Einmalmandaten. Nach einmaliger Nutzung sinddiese automatisch nicht mehr gültig. Eine nachträgliche Aktivierung ist nicht zulässig.b. StatusverwaltungDurch eine Statusverwaltung stellen die ERP-Systeme sicher, dass Mandate zur Vorbereitungzunächst nur erfasst werden können. Die erfassten Mandate können dann in einem weiteren Schritt –in der Regel bei Vorlage des unterzeichneten Mandats – gesondert aktiviert werden. Anschließendstehen sie zur Nutzung im Rahmen des SEPA-Lastschriftverfahrens bereit. Damit ist ebenfallssichergestellt, dass Mandate bei Aussetzung des Lastschriftverfahrens (zum Beispiel beivorübergehendem Wechsel auf das Überweisungsverfahren) im System erhalten bleiben können undso eine Wiederaufnahme der Nutzung des Lastschriftverfahrens vor Ablauf von 36 Monatengewährleistet ist.SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 52 ]