SEPA-Broschüre - Verband der Immobilienverwalter Hessen eV

www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaftc. Verfall eines MandatsEin Mandat verfällt automatisch, wenn es 36 Monate nicht genutzt wurde. Deshalb überwachen dieERP-Systeme, dass ausschließlich für gültige Mandate SEPA-Lastschriften erzeugt werden können.Hierzu wird zum Mandat gespeichert, wann die letzte SEPA-Lastschrift im System erzeugt, das heißtdas Mandat bedient wurde.d. Gültigkeit eines MandatsDie Gültigkeit eines Mandats kann in der Mandatsverwaltung – unabhängig vom automatischen Verfall– beschränkt werden. Dies kann zum Beispiel genutzt werden, um Änderungen der Bankverbindungdes Debitors bereits im Voraus mit Termin im ERP-System zu hinterlegen.e. Erst- oder FolgeauftragÜber die Mandatsverwaltung wird festgestellt, ob es sich bei den zugehörigen Lastschrifteinzügen umeinen Erst- oder Folgeauftrag handelt. So ist jederzeit ersichtlich, welcher Vorlagefrist derLastschrifteinzug genügen muss.f. VertragsbezugDas Mandat wird einem Vertrag zugeordnet. Je nach Systemausprägung ist auch eine Zuordnung vonmehreren Verträgen möglich.g. Abweichende ZahlerSofern der Zahler vom Vertragspartner abweicht, werden zum Mandat – über den Bezug zum Vertraghinaus – die notwendigen Daten zum abweichenden Zahler hinterlegt (Beispiel: Oma zahlt für denEnkel die Miete).1.5. Migration bestehender Einzugsermächtigungen in MandateFür die Überführung der bestehenden Einzugsermächtigungen in Mandate werden in den neuenReleases der ERP-Systeme entsprechende Migrationsverfahren bereitgestellt, die es auf einfacheWei-se ermöglichen, zu allen relevanten Einzugsermächtigungen die notwendigen Mandatsdaten fürdas ERP-System automatisch zu erzeugen.Die Migration der Einzugsermächtigungen kann auf aktive, das heißt noch genutzteEinzugsermächtigungen beschränkt werden. Im ERP-System wird hinterlegt, dass das Mandat durchNutzung der Migrationsverfahren angelegt wurde.Aktivierung erfasster Mandate im SammelverfahrenIn einem gesonderten Schritt können die im Zuge der Migration im ERP-System hinterlegten Mandatein einem Sammelverfahren aktiviert werden. Diese Aktivierung geht einher mit der obligatorischenInformation der Debitoren über die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren. Die ERP-Systemestellen hierzu eine entsprechende Standard-Korrespondenz bereit. Das Datum dieser Korrespondenzwird im Zuge der Aktivierung als „Datum der Mandatsunterschrift“ im Mandat vermerkt. Mit dieserKorrespondenz kann zugleich die Vorankündigung der SEPA-Lastschrift erfolgen.SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 53 ]