„Wer Folgekosten beachtet, reduziert das Risiko“ - Midrange Magazin

PromotionProduktvorstellungElektronische Post gut abgesichertRevisionssicher archivierenanbieterIn vielen Unternehmen hat sich derSchwerpunkt der Kommunikation mitKunden und Geschäftspartnern verlagert– weg vom klassischen Brief, hin zurelektronischen Mail. Eine methodischeArchivierung von E-Mails ist ein Muss,wenn es sich bei der Korrespondenz umsogenannte Handelsbriefe handelt undgesetzliche Aufbewahrungsfristen zumTragen kommen. Darüber hinaus solltenauch relevante E-Mails eines Projektszentral auffindbar sein. Diese Herausforderungenwerden mit einer Softwarebewältigt, die als Erweiterung für LotusNotes relevante E-Mails auf Knopfdruckund unter Einhaltung von Compliance-Regeln in einem zentralen System ablegtund revisionssicher speichert.Die Software n2pdf der Softvision DevelopmentGmbH ist eine Komplettlösungzur Konvertierung von E-Mails und Dokumentenaller Art, inklusive aller Dateianhängein das PDF-Format und wurdespeziell für die Integration in Notes-Anwendungenentwickelt. Notes-Anwendermüssen häufig externe Applikationennutzen, um PDF-Dateien zu erzeugen.Das Hinzuziehen externer Programmeunterbricht jedoch den Arbeitsablaufund stellt eine mögliche Fehlerquelledar. Mit n2pdf können komplexe PDFserzeugt werden, ohne die ursprünglichenStrukturen und Querverweise zu zerstören.Die bekannten Notes-Navigationselementewie Verweise auf Dokumente,Ansichten oder Datenbanken werdendabei übernommen und zusätzlich umneue, sinnvolle Strukturen ergänzt wiezum Beispiel ein Inhaltsverzeichnis.Besonders wenn es um die Langzeitarchivierunggeht, ist die ISO-Norm PDF/A einwichtiges Thema: Dieses Format garantiertdas richtige Erscheinungsbild einesDokuments für die langfristige Ablage.Die Software n2pdf kann beliebige Dokumentenach PDF/A – bis zur aktuellenNorm PDF/A-3 – konvertieren oder bestehendePDF/A-Dokumente gegen dieNorm validieren, bevor sie beispielsweiseim Archivsystem landen. Auch digitale Signaturenlassen sich mit n2pdf an die Dateienanbringen, die nicht nur die Echtheitvon PDF-Dokumenten bestätigen undsomit vor Manipulationen schützen, dieSignaturen bilden auch den gültigen Gesetzesrahmen,um das PDF im Rahmenvon Archivierungssystemen einzusetzen.Mit seiner großen Flexibilität hat dasProgramm bereits viele Unternehmenbei der Realisierung ihrer Archivierungsprojekteunterstützt, so zum Beispieldie Allianz Suisse, die Finanz InformatikGmbH & Co. KG sowie die Swiss Reinsurance.Zusammen mit der einfachen Integrationin das Notes-/Domino-Umfeldund der Unterstützung aller Archivierungsstandardswie PDF/A erfüllt n2pdfalle Voraussetzungen, um elektronischePost professionell zu sichern. Damitkönnen Unternehmen ihre Korrespondenznicht nur zentral ablegen und somitleicht wieder auffindbar machen, sondernmit revisionssicheren Dokumentenauch problemlos vor Steuer- und Wirtschaftsprüfernbestehen.bernd engelhardt, Managing Director Developmentder SoftVision Development GmbHSoftVisionDevelopment GmbHKurfürstenstraße 15D-36037 FuldaTelefon: +49 661 25100-0Telefax: +49 661 25100-25info@softvision.dewww.softvision.deIhr Ansprechpartner:Bernd EngelhardtproDuktn2pdfn2pdf für Lotus Notes/Domino dientzur Erzeugung von PDF-Dateien.Sie ermöglicht eine kontrollierteUmwandlung von E-Mails und Notes-Dokumenten oder –Datenbanken sowiedie Verarbeitung von über 100 Dateianhängenin das plattformübergreifendePDF- und PDF/A-Format.Zielgruppe: Lotus-Notes-User undEntwicklerVerfügbare Sprachen: D, EVerfügbar für: Windows/Domino(32bit und 64bit)branche: B2B, allgemein04/2013 · MIDRANGE MAGAZIN45