Controlling für Logistikdienstleister - MM Logistik

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DISTRIBUTION PFLEGEDIENSTE 32 MM Logistik · 7/2004 Richtig dosierter IT-Einsatz bei Pflegediensten kann zu respektierlichen Einsparungen führen, ohne Patienten oder Pflegepersonal stärker zu belasten. IT in der richtigen Dosis Medizinische Pflegeleistungen sind ein komplexes Netzwerk mit verbundenen, voneinander abhängigen Teilprozessen. Wenn ein Teilprozess nicht funktioniert, ist der Gesamterfolg der Behandlung gefährdet oder mit erheblichen Mehrkosten verbunden. Mit intelligentem IT-Einsatz lassen sich logistische Prinzipien für Pflegedienste nutzbar machen. MARTIN WÖLKER Sieht man sichdiverse Fernsehserien an, ist verständlich, womit viele Menschen medizinische Leistungen assoziieren: geniale Mediziner im Kampf mit dramatischen Krisen, aufopferungsvolle Krankenschwestern mit Gefühl für unsagbar leidende Patienten, kleinkarierte Verwalter, die herzlos nur ihre Vorschriften durchsetzen, und natürlich auch immer unter Einsatz ausgefeilter medizinischer Techniken. Die Realität gleicht eher dem unspektakulären Gegenteil. Medizinische Leistungen, vollständig abhängig von Medizinern, Pflegekräften, Laboranten und MTAs, sind ein komplexes Netzwerk mit verbundenen und voneinander abhängigen Teilprozessen. Wenn ein Teilprozess nicht richtig abläuft, ist der Gesamterfolg der Behandlung oftmals nicht mehr gegeben oder mit erheblichen Mehrkosten verbunden. Der Auftrag besteht also darin, die richtige Menge der richtigen Objekte–Güter,Personen,Energie,Informationen – am richtigen Systemort (Quelle oder Senke) zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Qualität zu den richtigen Kosten zur Verfügung zu stellen–das ist Logistik.Dieser Beitrag geht der Frage nach, wie logistische Prinzipien für Pflegedienste mit ein wenig IT-Einsatz nutzbar zu machen sind. Bild: Archiv Viele Tätigkeiten, gerade in der häuslichen Pflege, müssen häufig periodisch wiederholt werden, Pflegepersonal und Infrastruktur müssen effizient gemanagt werden, die Dokumentation wird immer umfassender. Last but not least muss der Kunde–im vorliegenden Fall der Patient – auch noch den richtigen Service, die richtige Pflege bekommen, und das alles mit geringen finanziellen Mitteln. Viele kleine Einsparungen bringen den Erfolg Obwohl die logistische Leistung durch technische Systeme wie die mobile Leistungserfassung, Telematik oder Routenplanung bei hohem Invest verbessert wird, entscheidet sichder Erfolg im Detail. Denn richtige logistische Abläufe sparen an vielen Stellen ein wenig ein, seien es Sekunden oder Minuten, Materialverbrauchoder kürzere Liegezeiten – aber das viele hunderttausend Mal. In der Praxis werden durch die logistische Organisation der Abläufe 20 bis 30% Kostenersparnis bei minimalen Investitionen erreicht. Die Dortmunder Cognid Consulting GmbH, ein 1997 gegründetes Spin-off der Universität Dortmund, hat im Ruhrgebiet über 100 Pflegedienste angeschrieben,anschließend telefonisch befragt und in einem gemeinsamen Workshop mit dem Kompetenzzentrum Logistik in Duisburg deren Logistik betrachtet. Angesprochen wurden die Pflegedienstleitungen und Geschäftsführungen beziehungsweise Inhaber. Sowohl private Pflegedienste als auch Pflegedienstemit Träger waren in die Untersuchung einbezogen worden. Schonbeider Frage,inwieweit Logistik ein Thema ist, zeigte sich, dass nur eine Minderheit konsequent an diesem Thema arbeitet. Ein Drittel der Befragten empfindet Logistik als Mittel zur Steigerung der Wertschöpfung der Mitarbeiter als unwichtig. Immerhin hat die Mehrheit die Erkenntnis, dass hier noch Rationalisierungsreserven liegen, die nicht auf Kosten der Patienten oder der Schwestern gehen.
Welchen Stellenwert räumen Pflegedienste der Logistik nun ein? 5% der Dienste orientieren sich bereits an der Logistik, 10% bemühen sich um gute logistische Abläufe und 55% finden das Thema interessant, haben jedoch keine eigenen Aktivitäten. Aber 30% der Befragten sehen keine Notwendigkeit, sich an logistischen Organisationsprinzipien zu orientieren, umkosteneffizient zu arbeiten. Mit diesem Ergebnis wurden die unternehmerischen und operativen Ziele abgefragt. Unabhängig von regionalen, personenbezogenen und durch Trägerschaften induzierten Unterschieden: 60% aller genannten Ziele sind logistikrelevant. Der Widerspruch ist offensichtlich: Das Geld liegt bei den häuslichen Pflegediensten aufder Straße. Dieses Statement drückt sehr plakativ die Wahrnehmung und gleichzeitig die Ohnmacht vieler Verantwortlicher aus. Warumdas soist, konnte in 56 einzelne logistikbezogene Störungen der Betriebsabläufe differenziert werden. Herausforderungen bei Abrechnungen und Nachweisen wurden nicht betrachtet. Alle Störungen wurden durch die Pflegedienstleitungen in drei Kategorien klassifiziert: � unvorhersehbare Ereignisse � Störungen, die günstig beeinflusst werden können � vermeidbare Störungen der Abläufe. „Planbare“ Störungen liefern das höchste Einsparpotenzial Unvorhersehbare Ereignisse, wie Notfälle bei Patienten, kosten nun einmal zusätzliche Zeit und sind nicht planbar. In diese Kategorie fallen Notfallsituationen, Unfälle der Mitarbeiter, kurzfristige Neuaufnahmen und Rückübernahmen, defekte Kraftfahrzeuge oder Patientenausfälle. Manche Störungen können zwar nicht vollständig vermieden werden, mankann aber ihre Auswirkungen beeinflussen. Beispiele sind die morgendliche Fahrzeugsuche, Krankheitsfälle bei den Mitarbeitern, schlechte Selbstorganisation, heimliche Leistungen, die Situation im Straßenverkehr oder spezielle Wünsche der Patienten. Viele Störungen des Ablaufs fallen unter die sogenannten „planbaren Störungen“, wie beispielsweise fehlendes Arbeitsmaterial(Verbrauch), fehlende oder falsche Schlüssel, mangelnde Ortskenntnisseder Mitarbeiter und schlechtes Zeitmanagement. Das heißt, es handelt sich um Störungen, die durch Arbeitsvorbereitung, Tourenplanung oder auch Materialverwaltung behebbar sind. Mit manchen Störungen werden die Schwestern täglich konfrontiert, wirkliche Notfälle werden eher selten vorkommen. Aber alle Aktionen kosten Arbeitszeit, die einerseits die runden Zeitfenster bei den Patienten verschiebt und andererseits Kosten verursacht. Für die wirtschaftliche Bewertung ist somit die Störungshäufigkeit relevant. Eine Investition in seltene Betriebsstörungen ist Was nützt eine optimale Routenplanung, wenn nicht mehr genug Sprit im Tank ist? Eine gute Arbeitsvorbereitung und Materialverwaltung schaffen da Abhilfe. Bild: Argus PFLEGEDIENSTE schlicht unwirtschaftlich. Kleine Verbesserungen, die jeden Tag ein paar Minuten bringen, sind zwar unspektakulär,aber effizient. Vermeidbare Störungen treten relativ häufig auf Fast die Hälfte(43%) der genannten Störungen wurden in der Befragung als vermeidbar bewertet, richtige Planung und Organisation vorausgesetzt. Nur ein Drittel der Verzögerungen und Probleme sind wirklich unvermeidbar, dies sind die echten Notfälle.Dabei werdenProblememit den Fahrzeugen,abgesehen von Verkehrsunfällen, als teilweise vermeidbar beziehungsweiseplanbar gesehen – Schlagwort präventive Wartungsmaßnahmen. Stimmt dieser hohe Anteil von vermeidbaren Störungen schon nachdenklich, so zeigt die Bewertung der Häufigkeiten, dass diese auch noch sehr oft auftreten: Gut 32%aller Störungen sind vermeidbar und kommen zudem häufig vor. Die wirtschaftliche Dimension macht folgendes einfache Rechenexempel deutlich: Echte Notfälle sind unvorhersehbar, daher können die entstehenden Kosten durchgute Planung nur sehr schwer aufgefangen werden. Verbesserungen sind in jenem Drittel effizient, wo Störungen häufig vorkommen und vorher geplant werden können. Über 80% der vermeidbaren Logistikkosten fallen in diese Kategorie der planbaren Situationen. DISTRIBUTION Echtes Einsparpotenzial liegt in den täglich wiederkehrenden„planbaren“ Störungen, und nicht in den unvorhersehbaren Ereignissen wie Notfallsituationen oder Unfälle. Bild: BRK MM Logistik · 7/2004 33
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