Südtirols Top 100 2019

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Alpin: Partner der VI.P
Im Zuge der Digitalisierung und Nutzung der technologischen
Möglichkeiten und vor allem mit Blick auf Nachhaltigkeit
wurde die Firma Alpin beauftragt, vor allem
manuelle Tätigkeiten so weit wie möglich durch Automatisierung
zu ersetzen. Weiters sollten dabei auch der
Papierverbrauch sowie der Aufwand beim Postversand
verringert werden.
Der Verband der Vinschgauer Produzenten für Obst und
Gemüse (kurz VI.P) ist eine Erzeugerorganisation mit sieben
Mitgliedsgenossenschaften und damit der Zusammenschluss
von insgesamt 1.700 Produzenten im Vinschgau.
Diese Produzenten erhalten als Mitglieder der jeweiligen
Genossenschaft periodische Rundschreiben. Zudem werden
ihnen laufend individuelle Mitteilungen und personalisierte
Dokumente von den Genossenschaften und vom Erzeugerverband
VI.P zugesandt. Bisher geschah der Versand dieser
Dokumente jedoch größtenteils auf dem Postweg, teilweise
per E-Mail. Die Erstellung der individuell zugeschnittenen
Informationen sowie der Versand wurden größtenteils manuell
erledigt, was bei der hohen Mitgliederzahl monatlich
natürlich sehr viel Zeit gekostet hat.
Prozess der technischen Umsetzung
Die Rundschreiben samt zugehörigen
Informationen werden auf einer neuen
SharePoint-Plattform zum Download zur
Verfügung gestellt. Dabei werden die automatisierbaren
Möglichkeiten zur Dokumentenerstellung
von dox42 verwendet. Die
individuellen Mitgliederdokumente werden
aus dem ERP-System Microsoft
Dynamics AX 2012 für jedes
Mitglied als PDF exportiert und
mithilfe des dox42-Servers
auf das SharePoint-Mitgliederportal
hochgeladen. Es
werden mithilfe der dox42-
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Software die unterschiedlichen Dokumentarten sowie weitere
Kriterien zur Kategorisierung gespeichert. In einem weiteren
Schritt können die zuständigen Verwaltungsmitarbeiter in den
Genossenschaften mit der dox42-Erweiterung in Microsoft
Word Mitteilungen erstellen. Diese Mitteilungen enthalten
neben einer kurzen Beschreibung eine kleine und übersichtliche
Tabelle mit den Links auf die relevanten Dokumente der
jeweiligen Mitglieder. Abschließend werden die Mitteilungen
in Form einer Benachrichtigungs-E-Mail mit einem einzigen
Knopfdruck an alle Mitglieder verschickt. Aus Sicht des
Produzenten funktioniert die Anwendung des neuen Mitgliederportals
ganz einfach: Sie erhalten eine E-Mail und können
ihre Informationen mit einem Klick online einsehen. Falls
gewünscht, kann jedes Dokument heruntergeladen und, nur
mehr falls noch notwendig, ausgedruckt werden.
Schneller, einfacher und ressourcensparend
Durch die Zusammenarbeit von Alpin und dox42 konnte
der Mitteilungs- und Informationsprozess der VI.P-Genossenschaften
an seine Mitglieder fast zur Gänze automatisiert
werden und dabei viel Zeit bei der Erstellung und dem
Versand gespart werden. Für die Produzenten selbst sind die
Dokumente und Informationen dadurch schneller und einfacher
zugänglich und können jederzeit übersichtlich strukturiert
im Mitgliederportal wiedergefunden und abgerufen
werden. Zudem wurde durch dieses Projekt ein wertvoller
Beitrag hinsichtlich Umweltschutz und Nachhaltigkeit
geleistet.Weitere Informationen unter: www.alpin.it
„Schnellere Kommunikationswege und
termingerechtere Mitteilung bei den
Vinschgauer Produzenten für Obst
und Gemüse durch dox42 im
neuen Mitgliederportal
www.vip.coop/bauer“
(ANDREAS OBERHOFER, IT-VERANTWORTLICHER VI.P)
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Papier war
gestern
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Effizienz geht auf Knopfdruck: Papierloses Dokumenten Management mit Lösungen von Alpin.
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alpin.it +39 0471 180 84 10
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