JD aktuell_7-8-23

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■ Serie: Die Gehaltsabrechnung verstehen, Teil 2
Damit das Geld pünktlich auf dem Konto ist
Auf die Gehaltsabrechnung möchte man sich verlassen können. Damit das so ist,
ist einiges an Aufwand notwendig.
Mosbach. Zur Monatsmitte das
Gehalt auf dem Konto. Darauf
möchten sich alle Mitarbeitenden
verlassen können. Schließlich
sind Miete, Kreditraten, Handyrechnungen
und andere laufende
Kosten zu zahlen. Damit das Geld
pünktlich eingeht, muss einiges
getan werden, wie Achim Hable
und Ellen Schüssele im zweiten
Teil unserer Serie erklären.
Pflege der Stammdaten muss
fortwährend stattfinden
Monat für Monat startet der Prozess
von neuem. Am Monatsanfang
werden zunächst die Daten
für die Gehaltsberechnung importiert.
Hat der oder die Mitarbeitende
zu „ungünstigen Zeiten“ gearbeitet?
Sind also Zeitzuschläge
zu zahlen? Gab es Fehlzeiten? Für
neue Mitarbeitende werden Lohnsteuerdaten
abgerufen und Foxdox-Konten
eingerichtet. „Immer
am 7. oder 8. eines Monate erstellen
wir anhand unserer Software
die Gehaltsabrechnung“, berichtet
Hable. „Aus den Stammdaten jedes
Mitarbeitenden entsteht eine
Abrechnungstabelle.“
Nur scheinbar passiert die Abrechnung
problemlos und auf Knopfdruck.
Um zuverlässig zu arbeiten
benötigen SAP und andere Programme
viel menschliches Zutun.
„Die Pflege der Stammdaten ist
ein fortlaufender Prozess“, erklärt
Ellen Schüssele. Die Personalbetreuung
muss die Daten pflegen,
sprich Veränderungen erfassen:
Ein- und Austritte, Arbeitszeitveränderungen,
Umgruppierungen
und vieles mehr. Die Stammdaten
eines jeden Mitarbeitenden umfassen
knapp 100 Angaben. Auch
die Abteilung Gehaltsabrechnung
muss fortwährend am Ball bleiben,
„um das Abrechnungssystem
immer auf Stand zu halten“.
Die Abrechnungen werden auf
Plausibiliät hin geprüft, Unterbrechungsmeldungen
und Arbeitsunfähigkeitserklärungen
sind zu
berücksichtigen, ebenso Gesetzes-
und Tarifänderungen.
Ist die Gehaltsabrechnung für alle
Mitarbeitenden erstellt, werden
die Informationen zur Überweisung
an die Bank weitergeleitet
und das Gehalt überwiesen. Entgeltbelege
werden erstellt und
den Mitarbeitenden zugestellt.
Wichtig: Die Zahlung zur Monatsmitte
umfasst das Gehalt für den
laufenden Monat, so wird also
zum Beispiel zum 15. August das
komplette August-Gehalt überwiesen.
Abgeschlossen ist der Prozess
für die Gehaltsabrechnung
damit noch nicht. Denn nun müssen
Sozialversicherungsbeiträge
gemeldet und an die Krankenkassen
überwiesen werden. Die
Lohnsteuerbeträge werden dem
Finanzamt gemeldet und abgebucht.
Die Zusatzversorgungskasse
erhält ihre Beiträge. Die Ausgaben
für die Gehälter werden
intern verbucht und den Kostenstellen
zugewiesen. Und dann?
„Beginnen Qualitätskontrolle und
die Vorbereitungen für die nächste
Abrechnung“, erklärt Achim Hable.
Überzahlungen werden mit dem
nächsten Gehalt ausgeglichen
Probleme entstehen, wenn der
Takt nicht gehalten werden kann.
Das kann der Fall sein, wenn etwa
Mitarbeitende länger krank sind,
aus der Lohnfortzahlung herausfallen
und am Ende zu viel überwiesen
wird. „Solche Überzahlungen
werden in der Regel mit
dem nächsten Gehalt ausgeglichen“,
erklärt Achim Hable. Auch
Gesetzesänderungen können die
Abrechnung beeinflussen und
verlangen zuweilen eine Probeabrechnung.
Alles in allem viel Aufwand, um
eine pünktliche und korrekte Gehaltsabrechnung
zu gewährleisten.
Und daran liegt Hable und
seinem Team sowie den Personalbetreuungen
viel: „Es soll für
jeden Mitarbeitenden hundertprozentig
stimmen. Das ist unser
Anspruch.“
AL
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