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12 2.1 Terminvereinbarung
• Die einfachste und "ursprünglichste" Form der Terminvereinbarung stellt die
mündliche, unmittelbar erfolgende Terminabsprache dar. Zwei oder mehr Beteiligte
können unter der Voraussetzung einer gemeinsamen Sprachgrundlage allein durch
natürliche Sprache zu einer Übereinkunft kommen und einen Termin verabreden. Für
diese Form der Terminvereinbarung ist unbedingt erforderlich, dass sich die
Verhandlungspartner zur selben Zeit am selben Ort befinden. Diese massive
Einschränkung wird durch den Einsatz technischer Kommunikationsmittel
aufgehoben.
• Die Terminvereinbarung per Telefon erlaubt den Verhandlungspartnern eine mehr
oder weniger ortsunabhängige Kommunikation, je nach Erreichbarkeit von
Telefonanschlüssen. Der Gebrauch von Mobiltelefonen kann den Grad der
Ortsunabhängigkeit (im Rahmen der Netzverfügbarkeit) noch erhöhen. Allerdings
stellt auch die telefonische Terminvereinbarung eine Verhandlung dar, bei der die
Beteiligten zeitgleich agieren, so dass sie sich in diesem Punkt nicht von der
„ursprünglichen“ Prozedur, der direkten Konversation zwischen zwei oder mehr
Personen, unterscheidet. Immer noch führen die Verhandlungspartner ein Gespräch
auf der Basis natürlicher Sprache.
• Der Einsatz verschiedener anderer Kommunikationsmedien erlaubt neue Formen der
Terminaushandlung. Briefe, Hauspost in Organisationen und ähnliche traditionelle
Varianten bieten ein Medium für Terminvereinbarung, bei der die Verhandlungspartner
zeitlich versetzt agieren können. Für die Beteiligten bedeutet dies, dass sie
nicht mehr alle benötigten Informationen zum Zeitpunkt des Terminvorschlags zur
Hand haben müssen, da für die Beantwortung meist mehr Zeit zur Verfügung steht
und die schriftliche Konversation sich über einen längeren Zeitraum als ein Telefonat
erstreckt. In noch stärkerem Maße als die telefonische Terminvereinbarung unterstützt
das Medium Post die Ortsunabhängigkeit für den Einzelnen. Die angesprochene
Konversationsdauer stellt bei der Terminvereinbarung per Briefverkehr jedoch einen
besonderen Nachteil dar. Meist ist es inakzeptabel, pro Terminvorschlag oder
Beantwortung einen Tag einzurechnen, wie es bei der gewöhnlichen Briefpost der Fall
ist. Der herkömmliche Schriftverkehr eignet sich also nur bedingt zur
Terminvereinbarung, anders kann das bei hausinterner Firmenpost aussehen, die
üblicherweise öfter als einmal am Tag zugestellt wird.
• Das Medium E-Mail, die elektronische Variante der Post, bietet dagegen für den
Terminvereinbarungsvorgang mehr Komfort, zusätzlich zu den Vorteilen der