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16 2.2 Elektronische Terminvereinbarung
Beteiligte hat eine Version des Programms auf seinem Computer installiert und führt einen
elektronischen Kalender, der die Basis für das Auffinden von gemeinsamen freien Terminen
bildet.
Eines der Ziele beim Einsatz eines elektronischen Terminvereinbarungssystems wie
Microsoft Outlook ist die Reduzierung des Verhandlungs- und Verwaltungsaufwandes bei
Terminvereinbarungen.
Im einzelnen sind folgende Vorteile bzw. Merkmale hervorzuheben:
• Zeit-, Arbeits- und Geldersparnis: Der Einsatz eines Programms wie Outlook als
Terminvereinbarungssystem bietet für den Anbieter den Vorteil, dass
Terminteilnehmer aus der eigenen Organisation oder deren SekretärInnen weniger
telefonieren, faxen oder Briefe schreiben müssen, um ein Treffen zu vereinbaren.
Auch für die Nutzer bewährt sich elektronische Terminvereinbarung vor allem durch
die Zeit- und Geldersparnis, die weniger Telefonate und bequeme Erreichbarkeit der
Ansprechpartner per E-Mail ermöglichen.
• Erreichbarkeit der Terminteilnehmer: Ein entscheidender Vorteil ist, dass alle
Teilnehmer gleichzeitig und mit einem Arbeitsschritt informiert werden können, und
dieses prinzipiell zu jeder Tages- und Nachtzeit geschehen kann, ohne dass der
Ansprechpartner direkt erreichbar sein muss. Erforderlich für eine erfolgreiche
Terminvereinbarung auf dem E-Mail-Weg ist natürlich, dass alle Beteiligten
regelmäßig ihre E-Mails lesen.
• Elektronischer Kalender: Alle Nutzer führen einen elektronischen Kalender. Dieser
macht eine effiziente elektronische Unterstützung von Terminvereinbarungen
möglich, dadurch dass kein Mediumwechsel (zum Beispiel zu einem Papierkalender)
erfolgen muss. Der Kalender lässt sich durch seinen Besitzer flexibel konfigurieren; so
kann dieser auch private Termine eintragen, Zeitbereiche sperren und Rechte für den
Einblick in seinen Kalender vergeben.
• Unterstützung von Gruppenterminen: Führen alle Beteiligte Outlook-Kalender, die
über einen Exchange Server verwaltet werden, so kann das System nach Angabe aller
Teilnehmer einen automatischen Kalenderabgleich durchführen und einen Termin
vorschlagen, zu dem alle Zeit haben. Mühsame Verhandlungen mit einzelnen
Teilnehmern können damit umgangen werden.
• Einbindung von Zusatzfunktionen: Über denselben Weg können auch Ressourcen auf
Verfügbarkeit überprüft und für einen Termin gleich mit gebucht werden, sofern für
diese auch ein Kalender eingerichtet ist.