11.01.2013 Views

Girl Scout Service Centers - Girl Scouts of Greater Atlanta

Girl Scout Service Centers - Girl Scouts of Greater Atlanta

Girl Scout Service Centers - Girl Scouts of Greater Atlanta

SHOW MORE
SHOW LESS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

Opening a Troop Checking Account<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> troops and groups are encouraged to open a troop checking account when the amount <strong>of</strong> funds on hand meets the<br />

minimum requirements <strong>of</strong> the chosen bank. Many troops ask a parent to act as the troop treasurer. In fact, this is a great way to<br />

involve a parent who wants to be active with the troop but whose schedule is restricted because <strong>of</strong> work or other obligations. After<br />

selecting a bank, the troop leader should contact the membership specialist who will complete and sign the authorization form and<br />

then forward it to the volunteer <strong>of</strong> the troop. Prior to opening a troop checking account all troops should:<br />

��� ������������������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������<br />

��� �����������������������������������GSGATL, Troop #______<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������<br />

��� ��������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������<br />

Annual Troop Finance Report<br />

The troop treasurer, in partnership with the girls in the troop, must prepare a troop �nance report and distribute it to each family in<br />

the troop a minimum <strong>of</strong> three (3) times a year. Full disclosure <strong>of</strong> the troop �nances three times per year insures transparency and that<br />

all family members <strong>of</strong> the troop are informed <strong>of</strong> the troop’s income and expenses; this should alleviate any concerns about troop<br />

�nances from the parents. A copy should be given to the local service unit director. The �nal year-end �nancial report should include<br />

the most recent bank statement.<br />

Discrepancies/Mismanagement <strong>of</strong> Funds<br />

If there is a discrepancy with the troop treasury:<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������� �������� ���� �������� ��� �� ������ ����� ����� ���� ��������� ��� ��� ����� ������� ����� ��� ������� ��� ����� ������� ������ ���<br />

������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Addition <strong>of</strong> Troop Member<br />

Since the funds in a troop treasury belong to the troop jointly, when a new member joins a troop she should bene�t from those funds<br />

equally with the other members. However, if it has been the custom <strong>of</strong> the troop to collect a start-up fee that girl will be expected<br />

to pay the appropriate troop fee.<br />

Troop Member Transfers<br />

As above, when a girl leaves a troop, for whatever reason, she relinquishes her claim on any and all troop funds. However, the troop<br />

may, at its option, divide a pro rata share per girl and make a donation to the receiving troop on the transferring member’s behalf.<br />

This is solely at the troop’s discretion. In all cases, if a donation is made, a check should be written directly to the receiving troop. At<br />

no time are funds to be paid to an individual girl or adult.<br />

Troops may not track individual girl balances within the troop account. <strong>Girl</strong>s may not receive credit for the amount <strong>of</strong> funds or the<br />

portion <strong>of</strong> the troop account that resulted in their fundraising or product sales program troop proceeds. The IRS requires that 501(c)<br />

(3) organizations must not be organized or operated for the bene�t <strong>of</strong> private interests. The IRS has issued rulings recently that<br />

organizations that earmark fundraising for particular members is a non-exempt activity and those organizations may be required<br />

to pay unrelated business income tax or lose their tax-exempt status. If you have any question on private bene�t or troop account<br />

activities please reach out to your Membership Manager.<br />

96 Volunteer Essentials

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!