Girl Scout Service Centers - Girl Scouts of Greater Atlanta
Girl Scout Service Centers - Girl Scouts of Greater Atlanta
Girl Scout Service Centers - Girl Scouts of Greater Atlanta
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Opening a Troop Checking Account<br />
<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> troops and groups are encouraged to open a troop checking account when the amount <strong>of</strong> funds on hand meets the<br />
minimum requirements <strong>of</strong> the chosen bank. Many troops ask a parent to act as the troop treasurer. In fact, this is a great way to<br />
involve a parent who wants to be active with the troop but whose schedule is restricted because <strong>of</strong> work or other obligations. After<br />
selecting a bank, the troop leader should contact the membership specialist who will complete and sign the authorization form and<br />
then forward it to the volunteer <strong>of</strong> the troop. Prior to opening a troop checking account all troops should:<br />
��� ������������������������������������������������������������������<br />
��� ������������������������������������������������������������������������������<br />
��� ����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />
��� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />
����������������������������������<br />
��� �����������������������������������GSGATL, Troop #______<br />
��� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />
������������<br />
��� ��������������������������������������������������������<br />
��� ������������������������������������������������������<br />
��� �������������������������������������������������������������������������<br />
��� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />
�����������������������������������������������<br />
Annual Troop Finance Report<br />
The troop treasurer, in partnership with the girls in the troop, must prepare a troop �nance report and distribute it to each family in<br />
the troop a minimum <strong>of</strong> three (3) times a year. Full disclosure <strong>of</strong> the troop �nances three times per year insures transparency and that<br />
all family members <strong>of</strong> the troop are informed <strong>of</strong> the troop’s income and expenses; this should alleviate any concerns about troop<br />
�nances from the parents. A copy should be given to the local service unit director. The �nal year-end �nancial report should include<br />
the most recent bank statement.<br />
Discrepancies/Mismanagement <strong>of</strong> Funds<br />
If there is a discrepancy with the troop treasury:<br />
�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />
�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />
�� ������� �������� ���� �������� ��� �� ������ ����� ����� ���� ��������� ��� ��� ����� ������� ����� ��� ������� ��� ����� ������� ������ ���<br />
������������������������<br />
�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />
Addition <strong>of</strong> Troop Member<br />
Since the funds in a troop treasury belong to the troop jointly, when a new member joins a troop she should bene�t from those funds<br />
equally with the other members. However, if it has been the custom <strong>of</strong> the troop to collect a start-up fee that girl will be expected<br />
to pay the appropriate troop fee.<br />
Troop Member Transfers<br />
As above, when a girl leaves a troop, for whatever reason, she relinquishes her claim on any and all troop funds. However, the troop<br />
may, at its option, divide a pro rata share per girl and make a donation to the receiving troop on the transferring member’s behalf.<br />
This is solely at the troop’s discretion. In all cases, if a donation is made, a check should be written directly to the receiving troop. At<br />
no time are funds to be paid to an individual girl or adult.<br />
Troops may not track individual girl balances within the troop account. <strong>Girl</strong>s may not receive credit for the amount <strong>of</strong> funds or the<br />
portion <strong>of</strong> the troop account that resulted in their fundraising or product sales program troop proceeds. The IRS requires that 501(c)<br />
(3) organizations must not be organized or operated for the bene�t <strong>of</strong> private interests. The IRS has issued rulings recently that<br />
organizations that earmark fundraising for particular members is a non-exempt activity and those organizations may be required<br />
to pay unrelated business income tax or lose their tax-exempt status. If you have any question on private bene�t or troop account<br />
activities please reach out to your Membership Manager.<br />
96 Volunteer Essentials