Fundación Dejemos Huellas - Universidad Tecnológica Equinoccial

Fundación MANUAL DE FUNCIONES
Dejemos Huellas ADMINISTRATIVAS
NIVEL : OPERATIVO
UNIDAD : DEPARTAMENTO FINANCIERO
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: CONTADOR
CARGO : ASISTENTE ADMINISTRATIVO / CONTABLE
FUNCIONES
- Control de la renovación de facturas mensuales, semestrales o anuales de las empresas o personas que
realizan sus aportes en forma directa.
- Elaborar facturas, registrar las cancelaciones o abonos y llevar un control de la cartera de estos
donantes
- Receptar los nuevos cupones y enviar con carta a Su Cambio por el Cambio y a Sukasa para el ingreso
respectivo hasta el 4 de cada mes.
- Recibir la información de los créditos realizados cada mes por Su Cambio por el Cambio de las becas
captadas por medio de Produbanco, Pacífico, Pichincha y Magna y la comisión bancaria, ingresar estos
abonos al sistema contable
- Registrar los valores de las becas que se reciben del Proyecto Apoyo y emitir el cheque de
devolución, reteniendo la comisión por la cobranza realizada.
- Enviar mensualmente por fax la solicitud de la devolución de becas a Sukasa, por los valores que han
sido cobrados mediante esa tarjeta.
- Elaborar hasta el 28 de cada mes la facturación a Diners, transformando la información con los cambios
de números de tarjetas, socios nuevos y/o cancelados a FoxPro.
- Enviar al cobro el 14 de cada mes, en caso de que el pago no cuadre con el registro enviado, revisar con
el ejecutivo de Diners. Ingresos abonos al sistema.
- Elaboración de nómina FDH y escuela, roles de pagos individuales. Entrega personal de roles.
- Atención préstamos empleados, registro y control de cuentas por cobrar empleados (comisariato y
préstamos).
- Manejo de caja chica FDH.
- Control de bancos, transferencias entre cuentas por Internet.
- Preparar información para declaración de impuestos.
- Control y archivos FDH (egresos, ingresos, impuestos, caja, roles de pagos, red de bancos, facturas,
diarios).
- Atención a madres de familia los días jueves sobre pagos realizados o pendientes y casos especiales.
- Elaboración de cartas, solicitudes, agradecimientos a Padrinos, empresas que aportan, según
requerimientos Directivos de FDH.
- Atención telefónica o por mail a consultas de padrinos en coordinación con la Directora de la Escuela
Monte Carmelo.
- Atención y coordinación necesidades de la escuela.
- Revisión y depuración listados activos padrinos o con problemas de cobranzas y comunicar a la
Directora de la Escuela.
- Coordinar compras de materiales oficina, aseo.
- Coordinar actividades de mensajería y ruta de trabajo diario de Mensajero. Recepción y envió
documentos a escuela. Control de cheques enviados para firmas y distribución de los mismos.
- Atención teléfono
- Control e ingreso de información para la generación de las planillas de pago al IESS / Internet
Diseñado por: Cristina Almeida
Fecha: 10 de junio del 2005
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright
Fecha: 14 de Junio del 2005
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