MANUAL DE OPERACIÓN

Manual de Operación Software MASTERWEB 4.0REGISTRO DE FICHAS• Del menú principal oprima la opción NUEVA FICHA y seleccione la familia de ficha que corresponda, ya sea dela familia DOCUMENTOS, SEGUIMIENTOS, ACTIVIDADES o COMPETENCIAS y a continuación en el campoTIPO DE DOCUMENTO se le listarán los tipos de fichas configurados para la familia elegida, elija tipo de fichade su preferencia (en caso de no estar listado, solicítelo a su administrador), tomaremos como ejemplo inicial eltipo PROCEIDMIENTO de la familia DOCUMENTOS.• Según su elección, se presentará una ficha de registro con la presentación de campos que su administradordiseñó para el tipo de ficha seleccionado.• Usted debe llenar como mínimo los campos CLAVE, BOVEDA y TITULO, si en la parte inferior aparecierancampos adicionales con letra ROJA, también deberá llenarlos para poder guardar esta ficha.• Para indicar la CLAVE de una ficha puede hacer uso de un “foliador de fichas”, seleccionando de la lista el foliode su departamento o área que desea ingresar (configurado por el administrador del software) y el sistema ledará la clave y el siguiente número consecutivo de manera automática, en caso de no ser satisfactorio podráescribir la clave completa manualmente oprimiendo el propio rótulo de CLAVE (en color rojo) de la izquierda.Adjuntar archivos auxiliares queforman parte del principal.Ligar con fichas tercerasIndicar lista de copias impresasRelacionar ficha con normas.• Los campos no explícitos de la ficha se indican a continuación:o BOVEDA: Es una categoría principal para dividir todas las fichas de su sistema y es donde residirán dentro de labase de datos del sistema para fines de resguardo físico y la disgregación de accesos, según donde elijadepositar alguna ficha, se definirá qué otros usuarios tienen acceso a ésta y con qué privilegios, se le mostraránen la lista aquellas bóvedas relacionadas a su grupo de trabajo en donde cuenta con privilegios de registrar.o ADJUNTAR ARCHIVO: Esta es una de las partes importantes de la ficha, el adjuntar el archivo electrónicoresguardará en su servidor el archivo que usted ingrese y éste se aprobará y se publicará a sus usuarios demanera controlada, solo oprima este hipervínculo y le aparecerá la ventana con un LOCALIZADOR de archivos(botón EXAMINAR) y al localizar este archivo dentro de su PC, dé doble clic y al oprimir el botón ADJUNTARarchivo se le presentará la confirmación del guardado del mismo, en caso contrario repita la operación (setoleran archivos de hasta 20 megas, lo cual no recomendamos por el tiempo que puede tomar al programa eldesplazar este archivo desde el servidor hacia sus usuarios). En el caso de las fichas de seguimiento y deactividades, el anexar un archivo es opcional, en las fichas convencionales, este puede ser un campo requeridoantes de guardar la ficha correspondiente, y en algunos otros casos puede no adjuntar el archivo electrónico sino lo tuviera, pero si generar la ficha para fines de listarlo en sus listas maestras.Página 24 de 45