MANUAL DE OPERACIÓN

Manual de Operación Software MASTERWEB 4.0BOVEDASLas bóvedas son las divisiones internas de fichas dentro del software y usted debe definir cómo encuantas “categorías” es conveniente dividirla para la administrar su acceso dentro de suorganización ya que la contraseña de un usuario lo restringe precisamente a qué bóvedas va atener acceso (en algunos casos de sólo visualización y en otros de edición y registro).Normalmente la documentación se divide en Departamentos y/o estatus (obsoletos, vigentes,borradores), aunque también puede pensar en procesos o localidades. Recomendamos ver elcapítulo inicial de PANORAMA GENERAL del manual de usuario proporcionada.Una recomendación es dividir su información en el mínimo indispensable (mientras más sencillomejor), su estructura de bóvedas puede ser muy funcional si las define en bloques grandes, piensesi es indispensable el dividir sus documentos en muchas secciones, ¿es realmente informaciónconfidencial?, ¿importa mucho el restringir su acceso para un grupo de varios departamentos muyrelacionados entre sus documentos?Quizá actualmente no lo hace así, ya que representaría un esfuerzo considerable la impresión detantas copias, pero ahora que maneja un sistema electrónico sería lo mismo publicar un documentopara una persona que para toda la empresa.Sin embargo, considere que un documento en pantalla (aun cuando se quiten opciones deimpresión), al igual que en papel, es vulnerable a fugas de información de varias maneras, por loque sugerimos crear bóvedas CONFIDENCIALES para restringir el acceso sólo a ciertos usuarios.• Ingrese al menú CATALOGOS / BOVEDAS del menú principal y se le presentará la lista debóvedas existentes, oprima el botón de AGREGAR.• Ingrese el nombre de la bóveda (requerido) yopcionalmente escriba alguna descripción dela misma.• Seleccione para cuál familia de fichas seráutilizada esta bóveda, para Documentos,Seguimientos o Actividades según sedescribe en el PANORAMA GENERAL.• Seleccione el estatus de los documentos quese depositarán en esta bóveda (Borradores,Vigentes u Obsoletos), las opcionescambiarán a ABIERTOS Y CERRADOS enel caso de las familias de Seguimientos yActividades.• La bóveda siguiente puede indicarle a MASTERWEB a cuál bóveda se trasladará esedocumento después de una aprobación electrónica de manera automática, o bien, como en elcaso mostrado, a qué bóveda de obsoletos se enviará el documento al llegar la fecha deexpiración de alguna ficha (en el menú OPCIONES deberá estar habilitada la opciónEXPIRACION DE FICHAS VIGENTES en alguna que tenga el texto “Remover al Expirar”.• El responsable de bóveda es el usuario que recibirá avisos ya sea cuando ingrese una ficha aesa bóveda o bien cuando expire dentro de dicha bóveda, y finalmente, la opción de “PermitirEdición de Seguimientos y Actividades” le permitirá a los responsables de realizar Tareas deSeguimiento o Actividades el indicar que ya concluyó esa actividad o tarea de seguimiento ycon ello librarse de los mensajes de recordatorio (no recomendado).Página 9 de 45