MANUAL DE OPERACIÓN

Manual de Operación Software MASTERWEB 4.0o PDF IMPRIMIBLE / NO IMPRIMIBLE: Algunos sistemas están habilitados para hacer la conversión de susarchivos a formato PDF (requiere la adquisición de un convertidor de archivos a formato PDF en el servidor) conesta función puede impedir la impresión, permitirla en algunos casos por ejemplo los formatos, y permitir obloquear la extracción de texto de sus archivos publicados o ponerle una marca de agua.o NOTAS: Esta diseñado para que usted indique los cambios entre una versión y la anterior, o bien puede usarlopara indicar palabras clave para la búsqueda de alguna ficha (como en los buscadores de Internet) y sususuarios puedan localizar este archivo por esas palabras que quizá no estén incluidas en el titulo del mismo.o FECHAS (Alta, Aprobación o Cierre, Emisión, Publicación y Expiración): Recomendamos no indicar estas fechasen el alta de fichas nuevas a menos que si tengan una fecha fija en cualquiera de éstas, para fines del programa,la fecha de ALTA es el día efectivo donde usted ingresó esta ficha dentro del sistema, no es modificable, laAPROBACION es cuando se concreta la firma de todos los aprobadores, esta misma fecha es utilizada en lasfamilias de Seguimientos y Actividades y cambia el nombre de la etiqueta a CIERRE que es la fecha formal decierre del problema o actividad principal indicado en la ficha (al concluir la ruta de aprobación electrónica seimprime ésta en la ficha de manera automática), la EMISION (o puede cambiarle el nombre en la configuraciónde TIPOS DE FICHAS) es una fecha auxiliar diferente a la aprobación o cierre que puede serle útil con otronombre, puede omitir la presentación de esta fecha auxiliar si así lo requiere. La PUBLICACION es una fechaopcional que puede configurar para indicar la fecha en donde fue emitido a los usuarios internos. LaEXPIRACION indica el fin de validez de la misma, en el menú OPCIONES del programa, el administrador puedeindicar que al llegar esta fecha le avise al creador de la ficha y al responsable de la bóveda de esta ficha, de lacercanía de esta fecha “n” días antes de que suceda y que al llegar este día cambie la ficha de maneraautomática a la bóveda OBSOLETOS (o a la bóveda siguiente) que le corresponda.• Campos Personalizados: Si en la parte inferior aparecieran más campos por llenar, significa que eladministrador del sistema los adicionó al tipo de ficha elegido por usted (no indicados en la figura), seránrequeridos aquellos campos indicados con letra ROJA.• Archivos Auxiliares: Son archivos electrónicos que forman parte del archivo principal y que normalmente noson visualizados por los usuarios, sino depositados para fines de respaldo por si llegaran a ser utilizados en elarchivo principal en las actualizaciones futuras, por ejemplo, diagramas de MS Visio, dibujos de Autocad,archivos de MS Project, etc. Oprima el botón de EXAMINAR y vaya agregando tantos archivos necesite en laficha, al hacerlo se mostrará el nombre del archivo en la lista y podrá verlos dando clic sobre este nombre.NOTA: Es común encontrar casos donde se considerana los formatos u otro documento auxiliar como “anexos”de una ficha de un procedimiento, por ejemplo, para locual recomendamos no considerar este tipo dedocumentos como AUXILIARES, ya que ésosdocumentos por si mismos son considerados por lanorma ISO como otro nivel de documento, lo que hacenecesario crear una ficha aparte, con claves y revisionesindependientes esto le ahorrará actualizaciones nonecesarias de una ficha por cambios en sus anexos.• Fichas Ligadas: Su función es mantener una relación estrecha de la ficha actual con otras fichas que pudieranser afectadas por cambios en alguna de las partes. Esta “liga” es BILATERAL (en la ficha ligada también serelacionará con la actual), estas ligas se actualizan en automático al ser aprobada cualquiera de las fichasligadas vía ruta de aprobación electrónica, mostrando la ultima versión aprobada.Página 25 de 45