MANUAL DE OPERACIÓN

More documents

Recommendations

Info

Manual de Operación Software MASTERWEB 4.0• Oprima el botón de AGREGAR y aparecerá el buscador deLISTA COMPLETA.• Seleccione los documentos que desea ligar al documentoque está registrando indicando en la casilla a la izquierdadel documento (como requisito, el documento a ligar yadeberá estar registrado previamente en MASTERWEB)oprima ENTER en su teclado o bien el botón inferior deAGREGAR LIGAS.• Copias Controladas: Aquí debe indicar a quienes se lesotorgará EN PAPEL una copia del documento (personasexternas o áreas que no cuenten con PC). Solo escriba elcontenido y oprima AGREGAR para cada incidencia,puede borrar cada inserción con el botón izquierdo deBORRAR. Puede utilizar también una plantilla de listasimple previamente configurada por el administrador paraevitar teclear listas de distribución repetitivas, esta opciónsolo se habilita si no hay copias capturadas.• Normas Relacionadas: Puede relacionar cada documentocon algún punto de alguna norma o especificación interna.Solo oprima el botón de AGREGAR y al aparecer elbuscador de VER TODOS seleccione la norma relacionaday oprima ENTER o el botón de ACEPTAR para cadaincidencia, puede borrar cada inserción con el botónizquierdo de BORRAR.• FICHAS DE SEGUIMIENTOS: Si usted seleccionaNUEVA FICHA / SEGUIMIENTO se activaráadicionalmente el botón SEGUMIENTO en la ficha,además de agregar a la ficha los campos AREA oPROCESO y PRIORIDAD, y se quitará el campoREVISION (ya que un problema solo se necesitaREABRIR en un futuro cambiándolo de bóveda deseguimientos cerrados a abiertos, no obteniendovarias “revisiones” del mismo como en el caso de lafamilia de documentos).• El área o proceso es un campo que servirá parafiltrar con este criterio asi como agrupar este eventopor área dentro de los diagramas de Pareto del menúESTADISTICAS.• El campo PRIORIDAD le servirá para filtrar de unalista de PENDIENTES cuáles fichas tienen unaprioridad de respuesta mayor que otras.• Al oprimir el botón SEGUIMIENTO se abrirá en unaventana sobrepuesta la lista de todas las tareasprogramadas para eliminar ese problema detectado.Página 26 de 45
Manual de Operación Software MASTERWEB 4.0• Al oprimir AGREGAR TAREA se presentará la ventana deedición de la misma (pantalla izquierda). Y en ésta debeespecificar la DESCRIPCION de la tarea, una FECHA de cierresolicitado, el costo y los responsables de la misma (agregandotambién periodos de notificación detallados más adelante).• Los campos de DESCRIPCION, FECHA COMPROMISO YRESPONSABLES son requeridos.• La edición posterior del AVANCE, la DESCRIPCION, laFECHA y el COSTO puede realizarla el creador de la misma,pero en el módulo de OPCIONES, el administrador puedeelegir que también los usuarios asignados como responsablesde la misma puedan modificar estos parámetros.• Si usted no ha agregado alguna tarea a esta ficha, puede elegiruna plantilla de tareas preescritas con la opción superior USARPLANTILLA, en donde se agregarán a la ficha en automáticodicho listado de tareas, en cada tarea será asignado ustedcomo responsable, ingrese a editar cada tarea para asignar losresponsables reales de cada tarea de la plantilla elegida.• Al GUARDAR estos datos, se regresará a la pantalla anterior yaparecerán todas las tareas ingresadas, separadas porsecciones de color (azul y morado) y en cada sección unabarra de herramientas, en donde puede indicar para cada tareaingresada:- Adjuntar archivos como evidencia del cumplimiento.- Agregar comentarios de réplica.- Editar la descripción, la fecha solicitada inicialmente y elAVANCE (en %) actual.- Borrar toda la tarea, replicas y documentos (únicamente por losadministradores y líderes de grupo)- Modificar los responsables y sus períodos de notificación.• Para consultar a los responsables asignados inicialmente,oprima el icono de persona caminando, y se mostrará la listaindicando la frecuencia de las notificaciones para cadaresponsable.• Oprima el botón AGREGAR para anexar mas responsables yse le presentará la lista de usuarios, en ella seleccione a losusuarios que desee e indique en las casillas la frecuencia deavisos por correo electrónico que se le enviarán a éstos, si alguardar la tarea, cada “n” días (acorde a los días de reenvío demensajes en la configuración del TIPO DE FICHA) y/oinvariablemente al llegar la fecha compromiso.• Los mensajes pueden tener frecuencias distintas para cadausuario, por ejemplo notificar a un responsable cotidiano cada“n” días y al supervisor de éste solo si no se cumple la tarea al100% en la fecha compromiso. Para ello, primero agregue sóloal responsable como se describió, luego oprima GUARDAR yAGREGAR de nuevo, ahí seleccione al supervisor y solo déjelesolo la notificación en la fecha compromiso.Página 27 de 45
Page 1 and 2: Manual de Operación Software MASTE
Page 25: Manual de Operación Software MASTE
Page 45: Manual de Operación Software MASTE

MANUAL DE OPERACIÓN

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?