Usaha Jasa Pariwisata Jilid 1 untuk SMK

e) Menjawab Panggilan Telepon
Menjawab panggilan/deringan telepon pada
perusahaan atau kantor, biasanya memiliki standar/kriteria
sendiri. Namun ada kriteria etika bertelpon secara umum
yaitu sopan, jelas informasinya maupun identitas kedua
belah pihak.
Sopan Santun dalam Menggunakan Telepon
Sopan santun dalam bertelepon akan memberikan kesan positif terhadap
perusahaan dan diri sendiri/penerima telepon.
☺ Segera: Jawablah telepon pada deringan pertama jika memungkinkan,
maksimal 3-4 deringan.
☺ Jelas: well modulated voice. Kejelasan dalam berbicara dan keakuratan
informasi yang diberikan disampaikan dengan bahasa dan kata-kata yang
dimengerti oleh pendengar. Lakukan spelling bila diperlukan.
☺ Sopan dalam penggunaan waktu: Pertimbangkanlah orang lain yang juga
membutuhkan telepon dan juga telepon yang akan masuk
Teknik Menjawab Telepon
☺ Menguasai teknik operasional pesawat telepon.
☺ Pegang transmiter telepon sejajar dengan bibir ± dua jari dari mulut.
☺ Ucapkan salam dan sebut nama perusahaan dan nama Anda (kalau perlu)
dengan jelas, atur tekanan suara dan jangan berteriak.
☺ Sopan dan pertimbangkan lamanya bertelepon, ingat orang lain yang akan
menelepon atau bila ada telepon masuk lainnya.
☺ Hentikan pembicaraan dengan sopan.
Pelajari tata cara mengoperasikan
pesawat telepon maupun fax, lakukan
sesuai dengan langkah dan
perawatannya dari manual book.
⎯→
45