Usaha Jasa Pariwisata Jilid 1 untuk SMK

f) Prosedur Operasional Standar dalam Menerima Telepon
Di setiap perusahaan memiliki peraturan tersendiri dalam prosedur mengirim
dan menerima berita melalui telepon. Yang pada umumnya, semua peraturan yang
berlaku adalah etika sopan santun bertelepon secara umum.
Standard Operational Procedure (SOP) pada perusahaan, diberlakukan dengan
tujuan agar semua staf/anggota organisasi memberikan layanan informasi yang
standar, dan tidak sembarangan menggunakan telepon.
Biasakan untuk sesegera mungkin mengangkat pesawat telepon bila berdering,
namun bila Anda sedang di ruangan teman/orang lain, jangan mengangkat telepon
kecuali Anda dimintai tolong. Hal ini perlu dicermati agar Anda tidak melakukan
kesalahan dan dianggap tidak sopan serta mengganggu kerahasiaan perorangan/
perusahaan.
Mencatat pesan/berita melalui telepon harus dilakukan secara akurat, tidak hanya
isi berita tetapi juga harus dicatat hal-hal yang sangat penting seperti: nama pengirim,
waktu menerima telepon, kepada siapa pesan ditujukan, nada dan tekanan-tekana
suara bila ternyata berita telepon tersebut adalah ancaman atau tipuan.
Contoh dialog SINGKAT bertelepon pada sebuah kantor Biro Perjalanan:
: Kriiiiing . . . . (phone ringing) Good Morning, Kencana tour, may I help
you?
: I need an airline ticket, from Jakarta to Surabaya. Would you like to issue for
me?
: Well, what airline you’ll choose, Garuda, Lion, Adam or Batavia Airline?
We have special fare for you. Hmm, what your name, sir?
: Special fare? It’s nice, I am George, How about Garuda. Is there any
flight in the early on Saturday morning?
: Yes of course. Pardon me, may I spell your name. G-E-O-R-G-E, right?
. . . and so on . . .
: O.K., after you transfer your money, we will bring the ticket to your office
today.
: Yes, as soon as possible, I’ll transfer it.
: Thanks for using our company, enjoy your trip and see you again.
Diperlukan pemusatan perhatian
bila bertelepon sambil
mengerjakan pekerjaan lain.
47