LUI DONNA IMPRESA MAGAZINE

EVENTI: FOCUS
INTERVIEW
Il suo essere temporalmente circoscritto, con un
inizio e una fine, è l'origine di gran parte del suo
appeal, perché questo è ciò che lo distingue da
altre istituzioni e programmi permanenti, che
possono essere fruiti in qualsiasi momento. Le
persone, infatti, si aspettano che un evento, per la
sua stessa natura, finisca e di conseguenza sanno
che hanno a disposizione una frazione limitata di
tempo per parteciparvi. Questo stimola la
partecipazione, soprattutto da un punto di vista
emotivo, alimenta la tensione e il coinvolgimento del
pubblico, specialmente nel caso di eventi unici nel
loro genere. Nel caso di eventi che si prolungano per
più giorni, si cerca sempre di dare vita ad altre
iniziative, collaterali rispetto all'evento principale, in
modo da facilitarne la copertura mediatica. La
presenza dei media è bramata e ricercata da
qualunque organizzatore di eventi, perché permette
di superare la circoscrizione spaziale e temporale,
raggiungendo un pubblico enormemente più ampio
di quello presente nel luogo di effettivo svolgimento.
Inoltre, l'audience di un evento, è solitamente
costituita da un pubblico specifico, selezionato alla
base dalla natura stessa dell'iniziativa. La
partecipazione, infatti, implica o un obbligo oppure,
più verosimilmente, interesse e motivazione. È vero
che spesso il prender parte ad un evento è il risultato
di una decisione impulsiva, nel senso che nella
maggior parte dei casi le persone non programmano
con mesi di anticipo la partecipazione, ma solo con
pochi giorni o addirittura ore. Ma è altrettanto vero
che prendere parte ad un evento richiede uno
spostamento fisico, in alcuni casi anche molto lungo,
e, di conseguenza, un certo impegno in termini di
tempo e di denaro, sicuramente non paragonabile a
nessun altro medium. Il pubblico di un evento
rappresenta l'elemento "sine qua" non della sua
realizzazione, la sua ragione di essere, tant'è che il
successo si misura, almeno a breve termine, sul
numero dei partecipanti. Un evento senza pubblico
diventerebbe un contenitore vuoto, perderebbe
senso e qualsiasi valenza comunicativa; è dunque
un potente strumento aggregativo. Ogni evento
sviluppa al proprio interno una fitta rete di relazioni,
favorendo la socializzazione e l'interazione con e tra
i partecipanti, grazie alla compresenza fisica nel
medesimo luogo, alla verosimile condivisione dei
medesimi interessi ed emozioni e al clima conviviale
che si crea. In questo senso, gli eventi non sono solo
espressione della cultura del loisir tipica della società
postmoderna, ma anche di una cultura di tipo
partecipativo. È questo, uno dei molteplici motivi che
hanno trasformato gli eventi in cruciali strumenti di
comunicazione. Le risorse umane sono cioè il fattore
produttivo primario. Infatti, dal punto di vista dello
spettatore, la partecipazione ad un evento passa
necessariamente attraverso l'interazione con i vari
membri dello staff, per cui i partecipanti sono portati
ad identificare il servizio con la persona stessa che
lo fornisce. Inoltre, non solo un evento senza
pubblico non avrebbe ragione di esistere, ma i
partecipanti sono parte integrante dell'evento stesso:
il modo in cui il pubblico interagisce con la
performance offerta e le modalità del suo
coinvolgimento daranno una connotazione unica
all'andamento della manifestazione. Per questo
l'espressione “pro-sumer”, combinazione di producer
più consumer, molto usata nel settore dei servizi,
risulta particolarmente appropriata nell'esprimere
questo ruolo ambivalente di produttore/fruitore del
pubblico degli eventi.
L'evento come
leva
fondamentale
del marketing
contemporaneo
Nella ricerca costante di
nuovi strumenti e di
nuove risorse comunicative, in una società
sovraffollata di messaggi provenienti da ogni dove e
sempre più bisognosa di farsi sentire, gli eventi si
stanno affermando come la soluzione più innovativa
a questo deficit di efficienza comunicativa degli
strumenti che, storicamente, hanno caratterizzato
l'ambito della comunicazione d'impresa. Negli anni
sessanta e settanta costituivano solo un accessorio
per decorare un'attività di comunicazione già ben
definita, spesso con un carattere ludico fine a se
stesso, in sintonia con le tendenze edonistiche
tipiche di quegli anni che esaltavano l'apparenza
rispetto alla sostanza. Oggi, invece, sono spesso
l'elemento centrale intorno a cui tutta la strategia
comunicativa viene poi costruita, perchè, se ben
organizzati, possono raggiungere molteplici obiettivi,
con risultati strabilianti e con costi tutto sommato
contenuti.
VENTIEVÈNTI
Dalla passione e dinamismo di un team
unito, dalla pluriennale esperienza nel
settore congressuale e del turismo
enogastronomico, nasce Ventievènti,
agenzia specializzata nell'organizzazione
professionale di variegati tipi di eventi: dai
convegni alle cerimonie, dagli incentive
aziendali al team building, dai compleanni
alle cene di gala
Perché un evento è così affascinante Luigi?
Perché l'evento è un mix unico ed irripetibile di
persone, prodotti e servizi che devono essere
attentamente miscelati e coordinati affinché l'iniziativa
possa raggiungere gli obiettivi per cui è stata creata.
Ogni evento sarà un'esperienza unica per il pubblico
in quanto, anche nel caso di eventi che si ripetono con
regolarità, non si avrà mai la stessa combinazione di
elementi. Qualcosa nel programma, negli obiettivi,
nell'organizzazione, nel pubblico, negli ospiti, nell'idea
creativa di fondo, o nella loro interazione, cambierà
necessariamente. Considerare gli eventi come
combinazione unica ed irripetibile.
Non facile da realizzare...
No, per nulla facile. Ecco perché è importante
rivolgersi a persone competenti e con molta
esperienza. L'evento è il risultato dell'interazione tra i
partecipanti, l'ambiente materiale in cui l'evento si
svolge, il suo contenuto, lo staff e i fornitori esterni,
cioè tra tutti quegli elementi, che ne costituiscono il
marketing mix. Ogni scelta avrà inevitabili
ripercussioni dirette e indirette su tutte le altre, perché
quello che fa la differenza non sono i singoli elementi,
ma i modi in cui questi si pongono in relazione
reciproca. Pertanto, il criterio da seguire per dare vita
a questo delicato e complesso meccanismo è quello
dell'armonia e della coerenza, in modo che tutti gli
elementi del sistema siano complementari l'uno
rispetto all'altro, apportando il loro importante
contributo al risultato finale del sistema, che sarà
superiore alla mera somma dei suoi fattori.
Le fasi operative?
Se per il pubblico e per buona parte dei media
l'evento vive solo nei giorni che gli organizzatori gli
hanno dedicato, per noi il lavoro comincia molto
tempo prima, addirittura anni nel caso di eventi
particolari. Vengono svolte diverse operazioni che
concorrono ad ottenere il risultato finale e che
possono essere raggruppate in tre macrofasi distinte,
che danno vita al cosiddetto ciclo di vita del progetto:
fase iniziale, di ideazione e concettualizzazione; fase
intermedia, di pianificazione e organizzazione; fase
finale di realizzazione e controllo. Ogni fase è attivata
da un input ed è volta alla creazione di un output.
A che cosa era dovuta l'enorme espansione del
settore degli eventi negli ultimi anni?
E' dovuta, non solo ad un più marcato riconoscimento
delle sue molteplici potenzialità comunicative, ma
anche alla crescente predisposizione delle imprese ad
investire in sponsorizzazioni, che porta quindi ad un
aumento delle risorse disponibili per organizzare
eventi di grandi dimensioni e di alto livello qualitativo.
Si è quindi instaurato un circolo virtuoso: la
produzione di eventi aumenta, perché aumentano le
risorse disponibili provenienti dalle sponsorizzazioni e,
allo stesso tempo, aumentano le sponsorizzazioni
perché crescono il numero e la tipologia dei possibili
eventi da sponsorizzare e quindi è più probabile
trovare quello che più si adatta alle esigenze di ogni
singola impresa. Riuscire ad ottenere nuove
sponsorizzazioni non è un compito facile, richiede un
certo dispendio di tempo e denaro per fare ricerche e
gestire i contatti. Per questo è sempre meglio lavorare
in un'ottica di lungo periodo e stabilire rapporti
duraturi, incentrati sulla fiducia e sulla collaborazione.
I vantaggi per una azienda o un'amministrazione
pubblica?
Indubbiamente migliorare la propria immagine e le
vendite, grazie alla visibilità mediatica e alla possibilità
di creare un rapporto diretto con il pubblico durante lo
svolgimento della manifestazione. A questo proposito
vorrei inoltre precisare che Ventievènti si pone anche
come un “Ufficio Eventi” in outsourcing per tutte le
Piccole e Medie Imprese, con tutti i vantaggi che ne
derivano in risparmio di tempo e risorse e nell'avere
competenze specialistiche
In relazione a che cosa si sceglie una destinazione
geografica per un evento o un congresso?
La scelta della località geografica il più delle volte è
determinata dalla sua capacità di conferire valore
aggiunto all'evento, trasformandosi così in un fattore
motivazionale capace di richiamare un pubblico più
vasto. Molto spesso, infatti, le località sfruttano
l'organizzazione di eventi speciali come strumenti di
marketing turistico, soprattutto quando la domanda