1.4 PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET ... - Stad Sint-Niklaas

1.3.2.5 Registratie en opvolging van briefwisseling en meldingen
Om het registreren en opvolgen van de briefwisseling voor alle diensten eenvormig te maken en om
ook mondelinge signalen afdoende te kunnen behandelen, werd een nieuw systeem ingevoerd voor
de briefwisseling. Kort gezegd is het de bedoeling dat alle inkomende brieven, meldingen, e-mails enz.
op dezelfde manier geregistreerd en opgevolgd worden, ongeacht hoe ze binnenkomen of aan wie ze
gericht zijn. Voor uitgaande briefwisseling worden elektronische registers bijgehouden. Op 1 april
2002 werd een proefproject opgestart dat vanaf 1 januari 2003 uitgebreid zou worden naar alle
diensten. Ter voorbereiding daarvan organiseerde de dienst communicatie in november en december
10 interne vormingssessies (met pc-oefeningen) voor in totaal 137 personeelsleden.
1.3.2.6 Onderzoek
Twee interne onderzoeken werden in 2002 opgezet: een onderzoek naar de openingsuren van het
stadhuis en de deelgemeentehuizen, dat leidde tot een aanpassing met ingang van 1 januari 2003, en
het onderzoek interne communicatie. Dit laatste is een grootschalige bevraging van de verschillende
departementen. In 2002 werd een enquête verspreid onder het personeel en werden de interne
communicatie en de informatiestromen binnen het departement financiën onder de loep genomen.
In de winter van 2001-2002 organiseerde het stadsbestuur zestien wijkvergaderingen.
34