A Secretaria Permanente - OTCA

Manual de Gestão
A atual fase de crescimento e
relevância política da OTCA torna
indispensável que se conte com
uma ferramenta administrativa
que contenha informação ordenada
e sistemática, na qual sejam
estabelecidos claramente os objetivos,
normas, políticas e procedimentos
da Secretaria Permanente.
Por esse motivo, procedeu-se
à revisão do Manual de Gestão da
OTCA, que será levado à consideração
dos Países Membros.
O manual tem por objetivo informar
e orientar a conduta dos
funcionários da Secretaria Permanente,
unificando os critérios
de desempenho e as medidas que
deverão ser seguidas para atingir
os objetivos traçados.
O Manual de Gestão assinala as
políticas organizacionais e estabelece
os sistemas administrativos e,
ao definir as funções e responsabilidades
de cada unidade técnica
ou administrativa, facilita a compreensão
dos objetivos, políticas,
estruturas e funções das áreas da
OTCA. Dessa forma, os funcionários
poderão ter acesso à informação
necessária à realização das
tarefas que lhes forem atribuídas,
uniformizando, assim, os procedimentos
de trabalho e atingido a
eficiência e a qualidade requeridas
pelos Países Membros.
O manual inclui as normas
legais, regulamentares e administrativas
estabelecidas desde a
instalação da SP em Brasília, bem
como sua relação com os processos,
funções e procedimentos e
com a estrutura da organização.
Centro de Documentação
Entre setembro de 2007 e fevereiro
de 2008, o acervo da OTCA
foi organizado, reunindo-se, assim,
os documentos que se encontravam
dispersos na instituição.
Além de processar e organizar o
material fisicamente, criou-se um
sistema informatizado de padrão
internacional, que permitirá que,
no futuro, a biblioteca da OTCA
seja integrada a outras redes de
consulta.
A seleção do material bibliográfico
partiu de 1.500 livros,
documentos e publicações dispersos
na Secretaria Permanente,
dos quais 1.240 foram incluídos
no acervo. Esse trabalho foi realizado
por uma bibliotecária, que
também separou os volumes em
coleções, tipos de documento e assuntos
gerais.
Usando os métodos da biblioteconomia,
a OTCA identificou,
classificou, indexou, catalogou,
etiquetou e armazenou o material.
Os documentos foram classificados
em: acervo geral, documentos
TCA, periódicos, eventos, anais,
obras de referência e teses de conclusão
de curso.
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