PME Magazine - Edição 13 - Julho 2019

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MEDIR PARA GERIR
A IMPORTÂNCIA DAS FERRAMENTAS DE ORÇAMENTAÇÃO
Margarida Gomes, consultora na GSTEP
GSTEP
O controlo orçamental de uma empresa estabelece
orçamentos, relacionando as responsabilidades dos
executivos às exigências de uma política de melhoramento
e monitorização contínua dos resultados reais
com os previsionais, seja para garantir por ação individual
o objetivo delineado, seja para fornecer uma base
para sua revisão periódica.
Perder muito tempo para formular o orçamento de um
só departamento dentro das organizações é algo inconcebível
nos tempos que correm. Uma das formas
de melhorar o controlo orçamental é procurar no mercado
soluções com elevados níveis de performance,
com processos automatizados para tornar ainda mais
eficiente o seu trabalho e mais eficazes as suas análises,
com o objetivo de otimizar os seus processos de
decisão, aumentando o nível e qualidade da gestão das
empresas.
Imaginem um robô de cozinha, concebido “para preparar
refeições saudáveis e deliciosas, com receitas
passo a passo sem ficar o dia todo na cozinha, com
milhares de receitas à escolha”, na realidade, uma solução
para a elaboração do orçamento não está muito
longe disto. Quando pensamos nestes gadgets, sejam
eles de culinária ou de orçamentação, queremos sempre
algo que tenha no package: poupança de tempo, de
dinheiro, várias opções de receitas, ser user-friendly e
que nos dê asas à imaginação.
Analisando cada um destes pontos individualmente
percebemos que o robô de cozinha “pica, tritura e cozinha
para que possa passar mais tempo com a família
e amigos”, as ferramentas de orçamentação subtraem,
somam e calculam para que possam passar mais tempo
com análise de dados e tomada de decisões. O robô
de cozinha “permite-lhe preparar em casa os seus próprios
ingredientes, poupando dinheiro e mantendo a
frescura e o sabor”, com as ferramentas de orçamentação
tem na empresa pessoas formadas na tecnologia,
poupando dinheiro e mantendo o know-how do negócio
dentro das quatro paredes. O robô de cozinha “oferece
milhares de opções para que nunca se canse de comer
de forma saudável”, as ferramentas de orçamentação
são customizáveis, podendo calcular de várias formas
(com base na inflação, na sazonalidade do ano anterior,
etc.). O robô de cozinha “guia-o passo a passo em
cada uma das receitas”, as ferramentas de orçamentação
são intuitivas e de fácil manuseamento. O target do
robô de cozinha é “delegar as tarefas mais monótonas
ao robô e desfrutar da parte mais criativa da cozinha”,
pois escusado será dizer que todo o financeiro/gestor
o que mais quer é não ter tarefas monótonas e de baixo
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Margarida Gomes, consultora na GSTEP
valor acrescentado e poder investir o tempo em objetivos
mais úteis para a tomada de decisão.
Claro está que a única diferença que existe do robô de
cozinha para as ferramentas de orçamentação é que
estas últimas não consideram só as receitas mas também
as despesas, mostrando assim a importância que
têm na elaboração do controlo orçamental das empresas.
Apenas monitorizando, analisando o desempenho
da empresa em várias etapas, é possível aferir o real
desempenho da mesma a diversos níveis: operacional,
financeiro e económico. A possibilidade de monitorizar
a empresa de perto permite identificar as principais
métricas que estão fora das nossas previsões iniciais,
atuando, tomando decisões e medidas corretivas.
Resumindo, as ferramentas tecnológicas de orçamentação
são uma mais-valia no ciclo de vida das empresas,
sendo soluções completas com funcionalidades
de liderança de mercado muito além das linhas de
negócios das empresas, com opções de flexibilidade
e desenvolvimento em personalizações, não necessitando
de curva de aprendizagem. Utilizam uma engenharia
poderosa de cálculo que pode ser usada para
alcançar um alto nível de lógica de funções de negócios
com rápida performance, gerando análises e relatórios
instantâneos, além de prover tarefas definidas
pelos usuários e fluxos de navegação que podem ser
personalizados com base nas necessidades de uso de
diferentes grupos de usuários.
O requerimento-chave para se ficar à frente da competição
que existe no mercado é entender rapidamente
a volatilidade e o modelo para que as mudanças operacionais
e financeiras sejam rápidas. Estas ferramentas
contêm capacidades de análise sofisticadas de
modelagem e predição que permitem aos usuários criar
múltiplas versões “What If”, conectam uma comunidade
larga de usuários com um interface intuitivo e pronto
para o telemóvel. Além disso, permitem a criação em
minutos de relatórios e painéis de indicadores que exibem
planos, previsões e dados atuais e quaisquer alterações
feitas na ferramenta são instantaneamente
refletidas nestes.