Personarkiven och forskningen - Visa filer

More documents

Recommendations

Info

detaljerad förtedaung över det arkivmaterial som används dagligen. D en traditionella svenska förteckningsmetodiken är särskilt dåligt avpassad för detta skede i livscykeln. Utgångspunkten med redovisning i fasta serier och volymer är t ex inte ändamålsenlig, då arkivmaterialet i sitt inledande skede ändrar skepnad genom att nya samband tillkommer under arkivbildningsprocessens förlopp. Kostnaden att föra förteckningen mer i detalj överstiger också oftast den reella nyttan. Avgörande för när arkivmaterialet inte längre skall finnas kvar i detta första skede är först och främst verksamhetens behov. Avgörande för om materialet därefter skall förstöras eller föras över till nästa skede i livscykeln är i stort sett de faktorer som vi redan idag beaktar för om handlingar skall bevaras eller gallras. Med arkivlagens ord: betydelse för kulturarvet, förvaltningen och rättskipningen samt forskningen. Bland det som inte bör föras vidare hör säkert en hel del arkivmaterial som vi betecknar som arkivmaterial "av tillfällig och ringa betydelse". En självklarhet är att tidsperspektivet för detta första skede i livcykeln kan variera högst avsevärtfrån enstaka dagar till flera decennier. En av de viktigaste uppgifterna för dokumenthanteringsfunktionen ("verksarkivarielföretagsarkivarie") hos ett företag eller en myndighet är att på olika sätt verka för att arkivmaterialet befinner sig i detta första skede "just-in-time", dvs varken längre eller kortare tid än vad som är nödvändigt med hänsyn verksamhetens behov. Andra skedet i livscykeln Till detta skede förs sådant arkivmaterial som alltjämt - av olika legala skäl - behöver bevaras, men som inte har en sådan roll i verksamheten att direktåtkomst är nödvändig. Det är åter effektiviteten som måste stå i centrum. I detta skede rör det sig om en effektiv lokalförvaring och en effektiv arkivvård (förvaltning/drift). Arkivförvaring kan i många stycken likställas med lagerhantering. Därför finns stordriftsfordelar att ta till vara. Styckekostnaden per volym pappershandlingar kan ned- Mats Bureli bringas högst avsevärt genom att sammanföra materialet i centralarkiv. Genom att materialet i detta skede alltjämt bevaras med hänsyn tilllegala krav som ställs på arkivbildande myndigheten eller företaget kvarstannar det juridiska ansvaret för arkivmaterialet hos denne även under detta andra skede. Detta andra skede i livscykeln är särskilt dåligt utvecklat hos oss i Sverige. Såväl företag som myndigheter förvarar i stor utsträckning arkivmaterial som inte direkt behövs för den dagliga verksamheten i dyra egna lokaler med ineffektiv personalkrävande hantering. Vi har särskilt på detta område mycket att lära av länder som USA, Frankrike m fl länder när det gäller arkivinstitutionernas roll som pådrivande i skapandet av effektivitet i detta andra skede av arkivmaterialets livscykel. Även för elektroniskt arkivmaterial är det givetvis väsentligt att välja kostnadseffektiv lagring i detta skede. När det gäller elektroniskt arkivmaterial motsvaras detta skede av vad som med "riksarkivspråk" kommit att kallas 'långtidslagring hos myndigheten'. Inom detta område finns stora behov av metodutveckling. Proveniensprincipen har inom det andra skedet en större roll att spela, än inom det första skedet, då det ofta är här som den slutliga strukturen bildas. Genom den ökade användningen av icke seriella strukturer i det första skedet (t ex dossiersystem och lagring på direktåtkomstnlinnen) har avställningsbegreppet blivit allt väsentligare och sammanförs lämpligen ofta i tid och rum med övergången från det första skedet till det andra skedet. Särskild vikt bör därför läggas från arkivinstitutionernas sida vid att utveckla metoder och hjälpmedel för avställning, som tillgodoser kraven på bevarande av de ursprungliga sambanden. Sökmedel och kontrollinstrument ("arkivförteckningen") fyller här också en helt annan funktion än i det första skedet. D etta innebär att instrumentet varken kan eller bör ha samma innehåll eller utformning som i det första skedet. Detta innebär givetvis inte att uppgifter som en gång registrerats i det första skedet inte kan återanvändas i det andra skedet. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 1999:1
!T-baserade söksystem med stor likhet med andra lagerhanteringssystem är värdefulla för effektiviteten, vad gäller driften av stora centralarkiv där enkla, snabba återsökningar, fordras för i första hand verksamhetens egna behov. "Arkivförteckningen" bör därför i detta skede vara utformad särskilt för att stödja dessa behov. Det är behoven med hänsyn till de legala kraven på bevarande och återsökning som i första hand avgör hur länge arkivmaterialet måste förvaras i detta skede. Revisionella krav, preskriptionsregler och annat styr i stor utsträckning. När behoven med hänsyn till förvaltningens och rättskipningens behov avklingat (om än inte helt) bör handlingarna antingen förstöras eller överföras till en arkivinstitution (ett historiskt arkiv). Inom den offentliga sektorn bör det vara arkivmyndigheterna som, efter samråd med myndigheten, bestämmer när denna tidpunkt uppkommit. Det bör därför vara en av de mest betydelsefulla uppgifterna för offentliga arkivväsendet att för varje serie bestämma tidsfrist och periodicitet för överlämnande. 'Just-in-time' bör vara målsättningen även här. Tredje skedet i livscykeln Arkivmaterial som först och främst har ett värde för forskningens behov och för kulturarvsaspekterna bör överlämnas till en arkivinstitution. Att driva en arkivinstitution på ett effektivt sätt är inte samrna sak som att effektivt bilda arkiv i det första skedet eller effektivt förvara arkivmaterial i det andra skedet. Den mest avgörande skillnaden är att arkivinstitutioner har - som en av sina huvuduppgifter- ett uttalat ansvar för levandegörande av arkivmaterial samt för förvaring i all oändlighet. Krav som t ex går långt utöver de krav som ställs för offentliga myndigheter enligt offentlighetsprincipen. Detta gör att metoder för effektivitet i driften av en arkivinstitution inte är desamma som metoder för effektivitet i de två tidigare skedena. Vi har en mycket stor mängd arkivinstitutioner (statliga och kommunala, folkrörelsearkiv och näringslivsar kiv). Trots detta finns osedvanligt litet svenskt skrivet om konsten att effektivt driva en arkivinstitution. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 1999:1 Det pe1fekta arkivet Förnyelse och förändring av arkivinstitutionernas verksamhet i takt med omvärldsförändringar är av avgörande betydelse för samhällets förståelse för vikten av att arkivmaterial överlämnas för bevarande och inte gallras. Det är först och främst hos arkivinstitutionerna som proveniensprincipen har betydelse. Särskilt väsentligt är här att analysera och lyfta fram samband mellan arkivserier som härrör från olika delar av samhällslivet. Dessa samband är oftast inte synliga för den som svarar för arkivmaterialet och dess beskrivning i de två första skedena. Denna fördjupning och breddning av analysen, samt de särskilda krav på sökmedlens utformning som uppgiften att levandegöra arkivmaterial innebär, gör att innehåll och utformning av arkivredovisningen måste bli en annan än vad som gällt i tidigare skeden av arkivmaterialets livscykel. Att utforma dessa sökmedel tillhör en av arkivinstitutionernas främsta uppgifter. För oss i Sverige har vi en lång väg att vandra från våra traditionella arkivförteckningar till moderna sökmedel enligt nu antagna internationella standarder; ISAD-G, liksom EAD och ISAAR(CPF). Givetvis bör sådana uppgifter som redan registrerats i de tidigare skedena tas tillvara som en grund för utformningen av moderna informationssystem för arkivinstitutionernas levandegörande av arkivmaterial. slutord - det perfekta arkivet Vi har i Sverige kommit att utveckla proveniensprincipen till en helhetslära mer konsekvent än kanske något annat land. Ledda av först Emil Hildebrands tolkning av fransk arkivteori kring sekelskiftet och därefter Bertil Boethius' tolkning under mellankrigstiden har iden om det peifekta arkivet- som avspeglar en viss utpekad arkivbildares verksamhet- format grundvalen för svensk visdom inom arkivväsendet. Iden har fått sitt konkreta uttryck, särskilt inom civil statlig verksamhet, i fasthållandet av en gemensam arkivförteckning för en viss arkivbildare med ambitionen att beskriva arkivbildningen under dess hela livstid som en organisk helhet enligt en fastställd plan, det allmänna arkivschemat. 47
Page 3 and 4: ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 1 99
Page 5: ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 1999
Page 9 and 10: kommunistiska politiker som Fritjof
Page 11 and 12: industriskydd vid statspolisens tre
Page 14: git känsliga arbetsuppgifter som b
Page 18 and 19: 8 Det äldsta är handskrivet, date
Page 20 and 21: 20 ÖB J ungs dagbok. Som vanligt i
Page 23: tad tjänstgöring inom krigsmakten
Page 26: 26 SUMMARY Swedish security policy
Page 29 and 30: edition, hemliga konceptvol45, KrA.
Page 31: en, inte vården av de till arkivin
Page 34: 34 Riksarkivet gott och väl kan m
Page 37 and 38: eroende av dess ursprung, på avsik
Page 39 and 40: etydelse. Detta är säkerligen en
Page 42 and 43: av bl a Nils Nilsson och BertilJoha
Page 44: 44 det i grunden är baserat på la
Page 49 and 50: ial. För om inte förr, så i besk

Personarkiven och forskningen - Visa filer

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?