Personarkiven och forskningen - Visa filer
Personarkiven och forskningen - Visa filer
Personarkiven och forskningen - Visa filer
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
!T-baserade söksystem med stor likhet med andra<br />
lagerhanteringssystem är värdefulla för effektiviteten,<br />
vad gäller driften av stora centralarkiv där<br />
enkla, snabba återsökningar, fordras för i första<br />
hand verksamhetens egna behov. "Arkivförteckningen"<br />
bör därför i detta skede vara utformad särskilt<br />
för att stödja dessa behov.<br />
Det är behoven med hänsyn till de legala kraven<br />
på bevarande <strong>och</strong> återsökning som i första hand<br />
avgör hur länge arkivmaterialet måste förvaras i<br />
detta skede. Revisionella krav, preskriptionsregler<br />
<strong>och</strong> annat styr i stor utsträckning. När behoven<br />
med hänsyn till förvaltningens <strong>och</strong> rättskipningens<br />
behov avklingat (om än inte helt) bör handlingarna<br />
antingen förstöras eller överföras till en arkivinstitution<br />
(ett historiskt arkiv).<br />
Inom den offentliga sektorn bör det vara arkivmyndigheterna<br />
som, efter samråd med myndigheten,<br />
bestämmer när denna tidpunkt uppkommit.<br />
Det bör därför vara en av de mest betydelsefulla<br />
uppgifterna för offentliga arkivväsendet att för<br />
varje serie bestämma tidsfrist <strong>och</strong> periodicitet för<br />
överlämnande. 'Just-in-time' bör vara målsättningen<br />
även här.<br />
Tredje skedet i livscykeln<br />
Arkivmaterial som först <strong>och</strong> främst har ett värde för<br />
<strong>forskningen</strong>s behov <strong>och</strong> för kulturarvsaspekterna<br />
bör överlämnas till en arkivinstitution.<br />
Att driva en arkivinstitution på ett effektivt sätt<br />
är inte samrna sak som att effektivt bilda arkiv i det<br />
första skedet eller effektivt förvara arkivmaterial i<br />
det andra skedet. Den mest avgörande skillnaden är<br />
att arkivinstitutioner har - som en av sina huvuduppgifter-<br />
ett uttalat ansvar för levandegörande av<br />
arkivmaterial samt för förvaring i all oändlighet.<br />
Krav som t ex går långt utöver de krav som ställs för<br />
offentliga myndigheter enligt offentlighetsprincipen.<br />
Detta gör att metoder för effektivitet i driften av<br />
en arkivinstitution inte är desamma som metoder<br />
för effektivitet i de två tidigare skedena. Vi har en<br />
mycket stor mängd arkivinstitutioner (statliga <strong>och</strong><br />
kommunala, folkrörelsearkiv <strong>och</strong> näringslivsar kiv).<br />
Trots detta finns osedvanligt litet svenskt skrivet<br />
om konsten att effektivt driva en arkivinstitution.<br />
ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 1999:1<br />
Det pe1fekta arkivet<br />
Förnyelse <strong>och</strong> förändring av arkivinstitutionernas<br />
verksamhet i takt med omvärldsförändringar är av<br />
avgörande betydelse för samhällets förståelse för<br />
vikten av att arkivmaterial överlämnas för bevarande<br />
<strong>och</strong> inte gallras.<br />
Det är först <strong>och</strong> främst hos arkivinstitutionerna<br />
som proveniensprincipen har betydelse. Särskilt<br />
väsentligt är här att analysera <strong>och</strong> lyfta fram samband<br />
mellan arkivserier som härrör från olika delar<br />
av samhällslivet. Dessa samband är oftast inte<br />
synliga för den som svarar för arkivmaterialet <strong>och</strong><br />
dess beskrivning i de två första skedena.<br />
Denna fördjupning <strong>och</strong> breddning av analysen,<br />
samt de särskilda krav på sökmedlens utformning<br />
som uppgiften att levandegöra arkivmaterial innebär,<br />
gör att innehåll <strong>och</strong> utformning av arkivredovisningen<br />
måste bli en annan än vad som gällt<br />
i tidigare skeden av arkivmaterialets livscykel. Att<br />
utforma dessa sökmedel tillhör en av arkivinstitutionernas<br />
främsta uppgifter.<br />
För oss i Sverige har vi en lång väg att vandra från<br />
våra traditionella arkivförteckningar till moderna<br />
sökmedel enligt nu antagna internationella standarder;<br />
ISAD-G, liksom EAD <strong>och</strong> ISAAR(CPF). Givetvis<br />
bör sådana uppgifter som redan registrerats i<br />
de tidigare skedena tas tillvara som en grund för utformningen<br />
av moderna informationssystem för arkivinstitutionernas<br />
levandegörande av arkivmaterial.<br />
slutord - det perfekta arkivet<br />
Vi har i Sverige kommit att utveckla proveniensprincipen<br />
till en helhetslära mer konsekvent än<br />
kanske något annat land. Ledda av först Emil<br />
Hildebrands tolkning av fransk arkivteori kring sekelskiftet<br />
<strong>och</strong> därefter Bertil Boethius' tolkning<br />
under mellankrigstiden har iden om det peifekta<br />
arkivet- som avspeglar en viss utpekad arkivbildares<br />
verksamhet- format grundvalen för svensk visdom<br />
inom arkivväsendet.<br />
Iden har fått sitt konkreta uttryck, särskilt inom<br />
civil statlig verksamhet, i fasthållandet av en gemensam<br />
arkivförteckning för en viss arkivbildare<br />
med ambitionen att beskriva arkivbildningen under<br />
dess hela livstid som en organisk helhet enligt en<br />
fastställd plan, det allmänna arkivschemat.<br />
47