motiv och rekommendationer - Avfall Sverige
motiv och rekommendationer - Avfall Sverige
motiv och rekommendationer - Avfall Sverige
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Särredovisning inom<br />
kommunal avfallshantering<br />
– <strong>motiv</strong> <strong>och</strong> <strong>rekommendationer</strong><br />
RVF Utveckling<br />
ISSN 1103-4092<br />
2005:22
RVF Utveckling 2005:22<br />
ISSN 1103-4092<br />
©RVF Service AB<br />
Tryck: Daleke Grafiska 2005<br />
Upplaga: 1000 ex
Förord<br />
Utöver sitt lagstadgade avfallsuppdrag, agerar många kommuner <strong>och</strong> kommunala regionbolag<br />
på den konkurrensutsatta marknaden. Detta sker bland annat med anledning av stordriftsfördelar<br />
<strong>och</strong> synergieffekter som kommer alla kunder till nytta <strong>och</strong> som medför en lägre kostnadsnivå<br />
för alla. För att kunna utesluta alla missförstånd kring felaktiga subventioneringar<br />
mellan de båda kundkategorierna, behövs ett mer transparent sätt att redovisa de ekonomiska<br />
förhållandena för kunderna. Det innebär att någon form av särredovisning bör tillämpas. Rutiner<br />
behöver utvecklas för att på ett enhetligt <strong>och</strong> rättvist sätt hantera såväl interna som externa<br />
kostnader inom den kommunala avfallshanteringen.<br />
Denna rapport utgör RVFs <strong>motiv</strong> <strong>och</strong> <strong>rekommendationer</strong> avseende en sådan särredovisning.<br />
Som grund för dessa ligger studien ”Särredovisning inom kommunal avfallshantering. En<br />
idéskrift för utvecklad praxis”, vilken ingår som bilaga till rapporten. Studien har gjorts av<br />
Mattias Haraldsson, Institutet för Ekonomisk forskning vid Lunds universitet <strong>och</strong> ingår i ett<br />
samarbetsprojekt mellan RVF, <strong>Sverige</strong>s Kommuner <strong>och</strong> Landsting, VA-Forsk <strong>och</strong> Institutet<br />
för Ekonomisk forskning vid Lunds universitet.<br />
En referensgrupp bestående av Ulrika Ekman (Sysav AB), Mattias Haraldsson (Ekonomihögskolan<br />
i Lund), Frank Holmström (Sysav AB), Lars-Åke Skjöld (Gästrike Återvinnare), Peter<br />
Söderman (Öhrlings PriceWaterhouseCoopers) samt Håkan Wilén (Vafab Miljö AB) har aktivt<br />
deltagit i framtagandet av <strong>motiv</strong> <strong>och</strong> <strong>rekommendationer</strong>.<br />
Malmö december 2005<br />
Håkan Rylander Weine Wiqvist<br />
Ordf. RVFs Utvecklingskommitté VD RVF
Särredovisning inom kommunal avfallshantering. Motiv<br />
<strong>och</strong> <strong>rekommendationer</strong><br />
Utöver en kommuns lagstadgade uppdrag, kan kommunen också erbjuda sina tjänster på konkurrensutsatta<br />
marknader. Detta sker bland annat med anledning av stordriftsfördelar <strong>och</strong> synergieffekter<br />
som kommer alla kunder till nytta. För att utesluta alla missförstånd kring eventuella subventioner<br />
mellan det lagstadgade kommunala uppdraget <strong>och</strong> i affärsverksamhet erbjudna tjänster på<br />
konkurrensutsatta marknader, behövs ett mer transparent sätt att redovisa de ekonomiska förhållandena.<br />
Det innebär att någon form av särredovisning bör tillämpas <strong>och</strong> rutiner behöver utvecklas<br />
för att på ett enhetligt <strong>och</strong> rättvist sätt hantera såväl interna som externa kostnader inom den kommunala<br />
avfallshanteringen. RVF har därför tagit initiativet till denna rekommendation hur särredovisning<br />
kan genomföras.<br />
Avgiftsfinansierade tjänster (det kommunala uppdraget) regleras av självkostnadsprincipen<br />
som sätter en övre gräns för storleken på avgiften. Avgiften får inte överstiga<br />
självkostnaden för det lagstadgade uppdraget. Det omvända gäller för prissättningen<br />
av de konkurrensutsatta tjänsterna (affärsverksamheten) där självkostnaden utgör en<br />
undre gräns för prissättningen.<br />
Den kommunala särredovisningens uppgift <strong>och</strong> område är att särskilja kostnader<br />
<strong>och</strong> intäkter för det kommunala uppdraget respektive affärsverksamheten. Särredovisning<br />
är ett sätt att visa att de kommunala avfallsverksamheterna dels agerar på konkurrensneutrala<br />
grunder, dels lever upp till prisregleringen av de kommunala tjänsterna.<br />
Vad är kommunerna skyldiga att utföra <strong>och</strong> vad kan man frivilligt åta sig?<br />
Kommunerna är skyldiga att utföra vissa tjänster åt medlemmarna i kommunen (det<br />
kommunala uppdraget). Dessutom får kommunerna engagera sig i utförandet av tjänster<br />
på en konkurrensutsatt marknad under vissa förutsättningar (affärsverksamheten).<br />
Kommunerna är skyldiga att svara för att hushållsavfall inom kommunen transporteras<br />
till en behandlingsanläggning för återvinning eller bortskaffande. Undantaget<br />
är hushållsavfall som lyder under producentansvar. (Den kommunala renhållningsskyldigheten,<br />
8§ 15 kap. Miljöbalken, 1998:808)<br />
1
Utöver detta får kommunerna bedriva näringsverksamhet, om den drivs utan<br />
vinstsyfte <strong>och</strong> går ut på att tillhandahålla allmännyttiga anläggningar eller tjänster åt<br />
medlemmarna i kommunen. (Särskilt om näringsverksamhet m.m., 7§ Kommunallag,<br />
1991:900) Sådan affärsverksamhet kan bedrivas såväl i förvaltningsform, genom<br />
kommunalt bolag, kommunägt regionbolag eller genom kommunalförbund.<br />
För att verkställa ett långsiktigt ansvarstagande eller särskilda prioriteringar, kan<br />
alltså kommunfullmäktige med stöd av kommunallagen besluta om att kommunen<br />
ska utföra särskilda uppdrag utöver det lagstadgade uppdraget. Uppdraget ska karakteriseras<br />
av en samhällsnytta <strong>och</strong> dess särart samt beskrivas genom ett konkret ägardirektiv.<br />
Samhällsnyttan går före vinstmaximering <strong>och</strong> affärsnytta i kommunutförda uppdrag.<br />
Detta ger stora möjligheter att verka för en god utveckling i linje med politiskt<br />
fattade beslut <strong>och</strong> utgör också ett viktigt argument för ett kommunalt utförande av<br />
tjänsten. Det är också viktigt att det sker en effektiv styrning av uppdraget enligt ägardirektivet.<br />
Inom avfallshanteringen utförs sådana särskilda uppdrag oftast genom utnyttjande<br />
av befintliga anläggningar <strong>och</strong> ger då upphov till stordriftsfördelar <strong>och</strong> synergieffekter<br />
som kommer alla kunder till nytta.<br />
De kommunägda företagens resultat går alltså inte enbart att mäta i ekonomiska<br />
termer utan resultatet är av dubbel karaktär. Resultatet är istället en kombination<br />
av ekonomisk vinst <strong>och</strong> uppfyllelsen av övrig samhällsnytta enligt ägardirektivet.<br />
Vinsten hos de kommunägda företagen ska ge en rimlig avkastning till ägarna samtidigt<br />
som de samhällsnyttiga målen ska uppfyllas. En effektiv avvägning mellan samhällsnytta<br />
<strong>och</strong> affärsmässighet ska göras.<br />
Varför ska särredovisning användas?<br />
Det finns flera starka skäl till varför kommunal särredovisning är viktigt på en konkurrensutsatt<br />
marknad. För det kommunala uppdraget gäller självkostnadsprincipen,<br />
dvs. en övre gräns för avgiftsuttaget. Det omvända gäller för affärsverksamheten, omvänd<br />
självkostnadsprincip, där självkostnaden utgör en undre gräns för att avgiften ska<br />
vara fri från subventioner eller för att affärsverksamheten på sikt inte ska gå med förlust.<br />
2
Kostnader som tillhör affärsverksamheten får inte bäras av kunderna inom det<br />
kommunala uppdraget där framförallt hushållen ingår. Med hjälp av särredovisning<br />
kan man visa att så inte sker.<br />
Ett centralt <strong>motiv</strong> till särredovisning är alltså att skapa möjlighet till kontroll av att<br />
avgifterna för det kommunala uppdraget följer självkostnadsprincipen <strong>och</strong> att affärsverksamheten<br />
bedrivs på konkurrensneutrala grunder. Annorlunda uttryckt innebär det ett förtydligande<br />
av det särskilda uppdragets politiskt beslutade legitimitet. Ju fler kommuner som följer<br />
en mer stringent särredovisning, desto större tyngd får dessutom legitimiteten av<br />
sådana åtaganden på den konkurrensutsatta marknaden.<br />
Ett annat viktigt skäl till särredovisning är att det från <strong>och</strong> med den 1 augusti<br />
2005 gäller särskilda regler för insynen i ekonomisk verksamhet som innefattar såväl<br />
den lagstadgade som den affärsmässiga verksamheten. Reglerna gäller förvisso enbart<br />
verksamheter med en årsomsättning på minst 40 miljoner euro (cirka 360 miljoner<br />
kronor), men kommer givetvis ändå att påverka merparten av företagen på marknaden.<br />
Reglerna återfinns i Lag om insyn i vissa finansiella förbindelser m.m. (SFS<br />
2005:590) <strong>och</strong> innebär en implementering av det så kallade transparensdirektivet (Reg.<br />
prop. 2004/05:140).<br />
Slutligen erhålls också bättre möjligheter till intern kontroll <strong>och</strong> uppföljning av verksamheten<br />
som ett resultat av särredovisning <strong>och</strong> väl genomarbetade fördelningsnycklar i<br />
den interna redovisningen.<br />
Hur kan en utvecklad särredovisning se ut?<br />
Transparensen i redovisningen ska anpassas så att syftet med transparensen kan uppfyllas<br />
utan att nödvändigtvis ifrågasättas. Detta ska ske samtidigt som särredovisningen<br />
inte får vara alltför detaljerad, då kommunens konkurrensmöjligheter på marknaden<br />
kan kullkastas. Återigen är det en avvägning mellan samhällsnytta <strong>och</strong> affärsmässighet<br />
som ska göras.<br />
Hur fördelningen av kostnader ska ske enligt fördelningsnycklar i den interna redovisningen<br />
är ingen exakt vetenskap. Detta beror på respektive kommuns eller organisations<br />
förutsättningar. Det viktiga är att alla kostnader tas med <strong>och</strong> att man tar<br />
medveten ställning till varje gjord fördelning <strong>och</strong> dokumenterar <strong>motiv</strong>en. Basen för fördelningarna<br />
bör också vara så oförändrade som möjligt över tiden. Särskilda <strong>motiv</strong> kan<br />
3
lyftas fram <strong>och</strong> beskrivas i den externa redovisningen som förklaring <strong>och</strong> stöd för resultatet<br />
fördelat på den lagstadgade respektive affärsmässiga verksamheten.<br />
I den externa redovisningen kan förslagsvis presenteras en tabell (se nedan) som<br />
visar intäkter <strong>och</strong> kostnader för den lagstadgade respektive den affärsmässiga verksamheten.<br />
Genom revisionsberättelsen, eller genom ett särskilt revisorsintyg, kan revisorn<br />
bekräfta att fördelningen är gjord på ett rimligt sätt enligt en intern fördelning som<br />
står i överensstämmelse med kommunens eller ägarens uppdrag. Detta är en avgörande<br />
punkt för trovärdigheten av särredovisningen.<br />
Intäkter Kostnader<br />
Lagstadgad verksamhet % %<br />
Affärsmässig verksamhet % %<br />
Summa 100% 100%<br />
Förslag<br />
• Fördelningsnycklar tas fram, dokumenteras <strong>och</strong> <strong>motiv</strong>eras för alla kostnader där<br />
det inte finns någon självklar kostnadsbärare. I möjligaste mån ska samma<br />
fördelningsnycklar användas även fortsättningsvis.<br />
• Särskilda <strong>motiv</strong> för gjorda interna fördelningar som påverkar resultatet vad avser<br />
fördelningen mellan den lagstadgade <strong>och</strong> den affärsmässiga verksamheten,<br />
ska beskrivas <strong>och</strong> <strong>motiv</strong>eras i årsredovisningen.<br />
• Ovanstående tabell publiceras i företagets årsredovisning, tillsammans med revisorns<br />
intygande om de bakomliggande fördelningarnas överensstämmelse med<br />
kommunens eller ägarens uppdrag.<br />
Ytterligare underlag<br />
Till grund för denna rekommendation finns en studie gjord av doktorand Mattias<br />
Haraldsson, Ekonomihögskolan vid Lunds universitet. I studien, ”Särredovisning inom<br />
kommunal avfallshantering. En idéskrift för utvecklad praxis” (biläggs denna rekommendation)<br />
behandlas bakgrund <strong>och</strong> <strong>motiv</strong> för särredovisning på ett mer detaljerat sätt.<br />
4
Särredovisning<br />
inom kommunal av-<br />
fallshantering.<br />
En idéskrift för utvecklad praxis<br />
Mattias Haraldsson<br />
Institutet för Ekonomisk forskning<br />
vid Lunds universitet<br />
Ett samarbetsprojekt mellan RVF, <strong>Sverige</strong>s Kommuner <strong>och</strong> Landsting,<br />
VA-Forsk <strong>och</strong> Institutet för Ekonomisk forskning vid Lunds universitet
1 Inledning.................................................................................................................................................... 3<br />
1.1 Uppdraget........................................................................................................................................... 3<br />
1.2 Genomförande.................................................................................................................................. 4<br />
1.3 Läsanvisning....................................................................................................................................... 4<br />
2 Särredovisning........................................................................................................................................... 5<br />
2.1 Bakgrund <strong>och</strong> <strong>motiv</strong> för särredovisning........................................................................................ 5<br />
2.1.1 Kommunala avfallsverksamheter, också aktiva på konkurrensutsatta marknader........... 5<br />
2.1.2 Självkostnadsprincipen – tak <strong>och</strong> golv................................................................................... 6<br />
2.2 Särredovisningens funktion............................................................................................................. 7<br />
2.3 Särredovisningens område............................................................................................................... 7<br />
2.4 Kostnader <strong>och</strong> intäkter..................................................................................................................... 9<br />
2.4.1 Direkta <strong>och</strong> indirekta kostnader.............................................................................................. 9<br />
2.4.2 Matchning................................................................................................................................. 10<br />
2.4.3 Skillnaden mellan fördelning <strong>och</strong> tilldelning ....................................................................... 10<br />
2.4.4 Internpriser............................................................................................................................... 11<br />
2.5 Redovisningssystemets utformning.............................................................................................. 12<br />
3 Särredovisning inom kommunal avfallshantering.............................................................................. 15<br />
3.1 Allmänna krav.................................................................................................................................. 15<br />
3.2 Särredovisningssystemet ................................................................................................................ 15<br />
3.2.1 Förutsättningar ........................................................................................................................ 15<br />
3.2.2 Konto- <strong>och</strong> objektplan ........................................................................................................... 16<br />
3.2.3 Ett förenklat exempel - objektplan....................................................................................... 17<br />
3.2.4 Ett förenklat exempel - objektkodning................................................................................ 18<br />
3.3 Särredovisning av kostnader <strong>och</strong> intäkter....................................................................................19<br />
3.3.1 Utredning av direkta intäkter <strong>och</strong> kostnader....................................................................... 19<br />
3.3.2 Gemensamma stödfunktioner <strong>och</strong> kostnader..................................................................... 21<br />
3.3.3 Interna tjänster......................................................................................................................... 22<br />
3.3.4 Gemensam produktion <strong>och</strong> exemplet förbränning............................................................ 23<br />
3.3.5 En not om entreprenader....................................................................................................... 25<br />
3.3.6 Särredovisningsschema........................................................................................................... 26<br />
3.4 Särredovisningsrapporten.............................................................................................................. 27<br />
Förlag till fördjupningslitteratur<br />
2
1 Inledning<br />
En allt mer uppmärksammad företeelse är att offentligt ägda verksamheter väljer, utöver<br />
det huvudsakliga uppdraget, att också erbjuda sina tjänster <strong>och</strong> produkter på<br />
konkurrensutsatta marknader. Detta är inte minst en företeelse som har ökat i takt<br />
med avreglering av olika monopol. Givet denna utveckling har också kravet på, <strong>och</strong><br />
intresset för, särredovisning aktualiserats. Inom kommunal avfallshantering förekommer<br />
det att verksamheterna utöver sitt lagstadgade uppdrag, också agerar på<br />
konkurrensutsatta marknader.<br />
I kommunala verksamheter som bedriver både lagstadgad monopolverksamhet<br />
<strong>och</strong> icke-monopolverksamhet skall två prissättningslogiker samexistera. Avgiftsfinansierade<br />
kommunala verksamheter regleras av den s.k. självkostnadsprincipen som sätter<br />
en övre gräns för storleken på avgiften. Avgiften får ej överstiga självkostnaden<br />
för att producera de lagstadgade tjänsterna. Det omvända gäller för prissättningen av<br />
de konkurrensutsatta tjänsterna där självkostnaden utgör en undre gräns för prissättningen.<br />
Den övre <strong>och</strong> undre gränsen utgör självkostnadsprincipens golv- <strong>och</strong> takfunktion.<br />
Den kommunala särredovisningens uppgift <strong>och</strong> område är att särskilja kostnader<br />
<strong>och</strong> intäkter för det kommunala uppdraget respektive affärsverksamheten. Särredovisning<br />
är ett sätt att visa att de kommunala avfallsverksamheterna dels agerar på<br />
konkurrensneutrala grunder <strong>och</strong> dels lever upp till prisregleringen av de kommunala<br />
tjänsterna. Det är dock så att det svårligen går att identifiera en modell för särredovisning<br />
som passar, då redovisningsmodeller måste anpassas till verksamheters utformning<br />
<strong>och</strong> inriktning. Detta gäller inte minst kommunal avfallshantering som är<br />
organiserad på olika sätt i olika kommuner <strong>och</strong> regioner.<br />
Denna skrift är framtagen utifrån syftet att utgöra ett stöd vid en diskussion<br />
<strong>och</strong> utveckling av den egna särredovisningen inom kommunal avfallshantering.<br />
1.1 Uppdraget<br />
Infrastruktur för Tillväxt, ”Teknikprogrammet”, vid Ekonomihögskolan i Lund har<br />
av Svenska Renhållningsverksföreningen (RVF) fått i uppdrag att identifiera <strong>och</strong> beskriva<br />
centrala principer för särredovisning av kostnader <strong>och</strong> intäkter inom den<br />
kommunala renhållningen. Denna rapports syfte är således att utgöra ett underlag för<br />
utveckling av särredovisningspraxis inom den kommunala renhållningsbranschen.<br />
3
1.2 Genomförande<br />
För genomförande ansvarar doktorand Mattias Haraldsson vid Företagsekonomiska<br />
institutionen i Lund. Knutna till projektet är också professor Stefan Yard vid samma<br />
institution <strong>och</strong> univ.lektor Torbjörn Tagesson vid Institutionen för Ekonomi, Högskolan<br />
Kristianstad knuten. RVF har, via en intern referensgrupp till projektet, löpande<br />
kontrollerat projektets framskridande <strong>och</strong> resultat.<br />
Som underlag för denna rapport har fem kommunala renhållningsbolags system<br />
för särredovisning studerats. Lärdomarna från dessa kombinerat med litteratur<br />
på området utgör basen för denna rapport.<br />
1.3 Läsanvisning<br />
I kapitel 2 behandlas bakgrund <strong>och</strong> <strong>motiv</strong> till särredovisning inom kommunal avfallshantering.<br />
Vidare preciseras vad särredovisning är för något, i förhållande till extern<br />
<strong>och</strong> intern redovisning. Under rubriken ”Kostnader <strong>och</strong> intäkter” behandlas<br />
några centrala principer <strong>och</strong> en del problem som uppstår vid särredovisning av olika<br />
delverksamheter. Kapitlet avslutas med ett avsnitt om utformning av redovisningssystem.<br />
Kapitel 3 går närmare in på särredovisningen olika delar <strong>och</strong> moment i relation<br />
till kommunal avfallshantering. Kapitlet diskuterar förutsättningarna inom kommunal<br />
avfallshantering samt betydelsen av konto- <strong>och</strong> objektplan anpassad till verksamheten<br />
<strong>och</strong> särredovisningen. Olika problem som kan uppstå, vad gäller uppdelning av<br />
kostnader <strong>och</strong> intäkter, diskuteras <strong>och</strong> några förslag på lösningar presenteras. Kapitel<br />
3 avslutas med ett förslag till särredovisningsrapport.<br />
Läsaren bör uppmärksamma att det finns olika principer som det är viktigt att<br />
förhålla sig till när ett system för särredovisning utvecklas. Däremot finns det inte en<br />
modell som passar alla, då förutsättningarna lokalt ser olika ut. Denna skrift syftar till<br />
att utgöra ett diskussionsunderlag <strong>och</strong> stöd för det egna utvecklingsarbetet.<br />
4
2 Särredovisning<br />
I inledningen berördes bakgrunden till varför särredovisning är en aktuell <strong>och</strong> prioriterad<br />
fråga. Detta tema kommer inledningsvis att utvecklas ytterligare här i kapitel<br />
två, vars huvudsyfte sedermera är att precisera vilken funktion särredovisningen skall<br />
fylla <strong>och</strong> vad det är som skall särredovisas (område). Vidare kommer några centrala<br />
begrepp <strong>och</strong> principer samt utformningen av ett redovisningssystem att beröras.<br />
2.1 Bakgrund <strong>och</strong> <strong>motiv</strong> för särredovisning<br />
Det finns många grunder till varför särredovisning är en punkt på agendan inom avfallsbranschen.<br />
Vi skall här lyfta fram två <strong>motiv</strong> till varför särredovisning är viktigt.<br />
2.1.1 Kommunala avfallsverksamheter, också aktiva på konkurrensutsatta<br />
marknader<br />
De svenska kommunerna har lagstadgade skyldigheter vad gäller avfall, som här benämns<br />
det kommunala avfallsuppdraget (KAU). Det som vanligen förknippas med<br />
det kommunala uppdraget är hushållsavfallet. Hushållsavfall inkluderar även grovsopor,<br />
slam samt avfall från verksamheter som är jämförligt med hushållsavfall.<br />
Kommunerna ansvarar också för insamling <strong>och</strong> sortering av batterier samt<br />
ännu så länge kyl- <strong>och</strong> frysutrustning. För farligt avfall har kommunerna möjlighet att<br />
åberopa ansvaret, varför även farligt avfall i dessa fall utgör monopolverksamhet.<br />
Utöver detta har kommunerna ansvaret för information till hushållen om avfallshantering<br />
samt en skyldighet att upprätta en avfallsplan för allt avfall.<br />
Övriga tjänster som de kommunala avfallsverksamheterna utför är utöver det<br />
kommunala uppdraget <strong>och</strong> utgör verksamhetens affärsverksamhet. Det gäller bland<br />
annat insamling <strong>och</strong> behandling av verksamhetsavfall (industriavfall), fastighetsnära<br />
tjänster (tidningar <strong>och</strong> glas) samt olika förpackningar som går under producentansvaret.<br />
Här benämns denna övriga verksamhet kommunal affärsverksamhet (KAV).<br />
Konkurrens mellan offentliga verksamheter <strong>och</strong> privata företag är en komplicerad<br />
företeelse, där åsikterna om huruvida det är lämpligt eller ej går isär. Detta är<br />
dock tillåtet <strong>och</strong> vad som de flesta torde vara överrens om är att, i den mån det förekommer,<br />
så är det viktigt att det sker på konkurrensneutrala grunder.<br />
Det som inte får ske är att kostnader som tillhör affärsverksamheten bärs av de<br />
kommunala kunderna, där bland annat hushållen ingår. Detta innebär dels en subventionering<br />
av tjänsterna som erbjuds på de konkurrensutsatta marknaderna <strong>och</strong><br />
dels att de kommunala kunderna betalar för höga avgifter. Det finns ett behov av<br />
5
särredovisning för att visa att så inte är fallet. Denna aspekt är också nära förknippad<br />
med självkostnadsprincipen som reglerar kommunal prissättning.<br />
2.1.2 Självkostnadsprincipen – tak <strong>och</strong> golv<br />
Självkostnadsprincipen är central i relation till varför det finns ett behov av särredovisning<br />
inom den kommunala avfallshanteringen. Denna princip finns det många<br />
tolkningar av, framförallt vad gäller vilka kostnader som utgör ”självkostnader”.<br />
Tolkningen är dock viktig då det handlar om vilka kostnader som skall ingå samt hur<br />
de skall värderas <strong>och</strong> summeras. För kommunal renhållning uttrycks självkostnadsprincipen<br />
27 kap 4 § st 2, miljöbalken:<br />
”avgiften skall bestämmas till högst det belopp som behövs för att täcka nödvändiga planerings-,<br />
kapital- <strong>och</strong> driftskostnader för renhållningen. Från dessa kostnader skall räknas av kostnaderna<br />
för användning av anläggningar eller utrustning för andra ändamål än renhållning. Avgiften får tas<br />
ut på ett sådant sätt att återanvändning, återvinning eller annan miljöanpassad avfallshantering<br />
främjas.”<br />
Nödvändiga kostnader är ett uttryck för självkostnadsprincipen <strong>och</strong> utgör ett tak för<br />
nivån på avgiften. Inom den kommunala renhållningen är det tillåtet att med hjälp av<br />
taxan söka styra beteendet, varför självkostnadsprincipen gäller på aggregerad nivå.<br />
Vad som utgör nödvändiga kostnader är dock inte närmare definierat, utan vanligen<br />
beskrivs nödvändiga kostnader som kostnader som har ett ”naturligt” <strong>och</strong> direkt<br />
samband med produktionen av de specifika tjänsterna.<br />
För den del som utgör affärsverksamhet får självkostnadsprincipen en omvänd<br />
funktion (omvänd självkostnadsprincip). För att överleva måste privata företag åtminstone<br />
på lång sikt täcka alla sina kostnader, dvs. sina självkostnader. På kort sikt<br />
kan det dock av taktiska <strong>och</strong> strategiska skäl vara så att priserna sätts lägre än självkostnaden<br />
vid ledig kapacitet eller för att vinna marknadsandelar.<br />
För att kommunala verksamheter skall kunna verka på konkurrensutsatta<br />
marknader får inte en underprissättning ske, vilket innebär att prissättningen av tjänsterna<br />
bör följa tjänsternas självkostnader. Detta är ett absolut krav på lång sikt. Det<br />
kan dock vara <strong>motiv</strong>erat att vid ledig kapacitet kortsiktigt frångå denna princip för att<br />
rationellt utnyttja produktionsresurserna.<br />
Tabell 1: Självkostnadsprincipens relation till KAU respektive KAV.<br />
Verksamhetsgren Avgift/pris i förhållande till självkostnaden<br />
- Kommunalt avfallsuppdrag (KAU) - Tak (självkostnadsprincipen)<br />
- Kommunal affärsverksamhet (KAV) - Golv (omvänd självkostnadsprincip)<br />
6
Ett centralt <strong>motiv</strong> till särredovisning är att skapa möjlighet för kontroll av att det<br />
finns ett tak <strong>och</strong> golv för de kommunala avgifterna respektive den konkurrensutsatta<br />
prissättningen.<br />
2.2 Särredovisningens funktion<br />
När det handlar om kommunala verksamheter som också bedriver affärsverksamhet<br />
finns det ett externt intresse från medborgare, uppdragsgivare, konkurrenter <strong>och</strong> regleringsmyndigheter<br />
att verksamheten dels bedrivs utefter självkostnadsprincipen<br />
<strong>och</strong> dels på konkurrensneutrala grunder. Det är gentemot verksamhetens intressenter<br />
som särredovisningens funktion kan härledas. Särredovisningen inom kommunal<br />
renhållning skall i första hand <strong>och</strong> simultant visa två saker;<br />
1) att intäkter från det kommunala renhållningsuppdraget på aggregerad nivå <strong>och</strong> över tid ej<br />
överstiger verksamhetens självkostnader (självkostnadsprincipen).<br />
2) att intäkterna från den konkurrensutsatta verksamheten på aggregerad nivå <strong>och</strong> över tid<br />
ej understiger verksamhetens självkostnader (omvänd självkostnadsprincip).<br />
Dessa två kriterier skall efterlevas oavsett särredovisning eller inte, men särredovisningens<br />
funktion är att skapa transparens. Genom att öppet redovisa kostnader <strong>och</strong><br />
intäkter för det kommunala uppdraget respektive affärsverksamheten kan efterlevnaden<br />
kontrolleras, vilket i sin tur ökar legitimiteten för verksamheten.<br />
Utöver detta kan en särredovisning bidra till att skapa bättre intern styrning<br />
<strong>och</strong> kontroll samt i förlängningen bidra till en förbättrad statistisk bild av de kommunala<br />
avfallsverksamheternas betydelse inom renhållningsbranschen. Dessa nyttor<br />
ligger dock utanför denna skrifts syfte.<br />
2.3 Särredovisningens område<br />
Hitintills har diskussionen rört varför det finns behov av särredovisning <strong>och</strong> vilken<br />
funktion en sådan redovisning skall fylla, mindre är sagt om vad det är för form av<br />
redovisning. Följande avsnitt berör särredovisningens övergripande område, både<br />
vad gäller för vad som skall särredovisas samt vad som skall ingå. Vanligen särskiljer<br />
man mellan två typer av redovisning, extern <strong>och</strong> intern redovisning. För att särskilja<br />
extern <strong>och</strong> intern redovisning är följande kriterier relevanta.<br />
1. Det första gäller transaktionernas karaktär. Extern redovisning bygger på<br />
transaktioner med organisationens omgivning, s.k. affärstransaktioner. Intern redovisning<br />
bygger i sin tur i stor utsträckning på interna transaktioner. Interna transank-<br />
7
tioner avser användning av resurser inom organisationen. Vad som eftersöks vid intern<br />
redovisning är att mäta är vilken typ av resurser som tas i anspråk, dess kvantitet<br />
samt var de förbrukas.<br />
2. Det andra kriteriet berör mätningsområdet, objektet för redovisningen. Objektet<br />
för den externa redovisningen är vanligen organisationen som helhet, medan<br />
objekten för intern redovisningen kan variera. Det kan handla om affärsområden,<br />
avdelningar, aktiviteter, produkter etc.<br />
3. Den tredje särskiljande punkten berör reglering. Externredovisning regleras<br />
av lagstiftning, såsom lagen om kommunal redovisning eller bokföringslagen (om<br />
kommunalt AB). Intern redovisning är inte reglerad i lagstiftning.<br />
För att identifiera särredovisningens område blir objektet, för vilket intäkter <strong>och</strong><br />
kostnader skall redovisas, en första utgångspunkt. Givet den diskussion som hittills<br />
förts utgår vi ifrån att den kommunala avfallsverksamheten har två verksamhetsgrenar:<br />
KAU (det kommunala avfallsuppdraget) <strong>och</strong> KAV (kommunal affärsverksamhet).<br />
Dessa utgör mätningsområde, objekt, för särredovisningen <strong>och</strong> är interna varför<br />
särredovisning kan likställas med intern redovisning, ur detta perspektiv.<br />
Vad gäller transaktionernas karaktär så måste interna transaktioner identifieras<br />
vid särredovisning av ovan nämnda objekt, då dessa utgör verksamhetsgrenar inom<br />
en <strong>och</strong> samma organisation. Som visas i Figur 1 måste en uppdelning av kostnader<br />
<strong>och</strong> intäkter på respektive objekt, här KAU <strong>och</strong> KAV, göras.<br />
Figur 1: Särredovisningens grundläggande område inom kommunal avfallshantering är att redovisa intäkter<br />
<strong>och</strong> kostnader uppdelat på kommunalt avfallsuppdrag (KAU) <strong>och</strong> affärsverksamhet (KAV).<br />
Kommunal avfallshantering<br />
+ Totala intäkter<br />
- Totala kostnader<br />
= Totalt resultat<br />
KAU<br />
+ Intäkter<br />
- Kostnader<br />
= Resultat<br />
KAV<br />
+ Intäkter<br />
- Kostnader<br />
= Resultat<br />
Så här långt kan vi definiera särredovisning inom kommunal avfallshantering som en<br />
uppdelning <strong>och</strong> summering, samt presentation av kostnader <strong>och</strong> intäkter för det kommunala avfallsuppdraget<br />
<strong>och</strong> affärsverksamheten.<br />
Det tredje kriteriet, reglering, som särskiljer extern <strong>och</strong> intern redovisning är<br />
inte lika enkelt att relatera till särredovisning. Normalt är intern redovisning ej reglerat<br />
då det är varje organisations ensak. Tidigare konstaterades dock att det finns ett<br />
8
starkt externt intresse av särredovisning från kunder, konkurrenter, politiker <strong>och</strong><br />
myndigheter. Det är framförallt detta faktum som särskiljer särredovisning från intern<br />
redovisning. I <strong>och</strong> med att det finns ett samhällsintresse i särredovisningen är<br />
det på lång sikt lämpligt att verka för en viss standardisering, så långt detta är möjligt.<br />
Detta för att särredovisningen skall fylla sin funktion.<br />
2.4 Kostnader <strong>och</strong> intäkter<br />
Särredovisning handlar om kostnader <strong>och</strong> intäkter <strong>och</strong> grundproblemet vid en särredovisning<br />
av kommunalt avfallsuppdrag <strong>och</strong> affärsverksamhet är att avgöra vilka<br />
kostnader (<strong>och</strong> intäkter) som tillhör respektive verksamhetsgren. Här ställs den<br />
kommunala avfallsverksamheten inför två huvudsakliga problem.<br />
Det första problemet är hänförligt till självkostnadsprincipen <strong>och</strong> nödvändiga<br />
kostnader. Här måste man ta ställning till vad som utgör nödvändiga kostnader, vilket<br />
kan vara mycket svårt att definitivt avgöra. Till slut handlar det om att de kunna<br />
<strong>motiv</strong>era varför vissa kostnader har ett ”naturligt” <strong>och</strong> direkt samband med produktionen<br />
av de kommunala tjänsterna. Detta gäller särskilt de kostnader som vid en<br />
jämförelse med andra likvärdiga verksamheter är mer omfattande eller av ett avvikande<br />
slag. De kostnader som inte kan sägas vara nödvändiga för att fullgöra det<br />
kommunala uppdraget får bäras av intäkterna från den konkurrensutsatta verksamheten.<br />
Det andra problemet uppstår då en verksamhet har olika verksamhetsgrenar<br />
<strong>och</strong> producerar olika produkter <strong>och</strong> tjänster. Det innebär att vissa funktioner i organisationen<br />
kan betraktas som gemensamma i förhållande till verksamhetens olika<br />
grenar <strong>och</strong> produkter. Vidare kan det vara så att produktionsresurser samordnas/utnyttjas<br />
i den direkta produktionen. För att en särredovisning skall vara fullständig<br />
måste en uppdelning av dessa kostnader göras.<br />
2.4.1 Direkta <strong>och</strong> indirekta kostnader<br />
Det normala språkbruket vid kalkylering <strong>och</strong> även särredovisning är att använda begreppen<br />
direkta kostnader <strong>och</strong> indirekta kostnader (även omkostnader). Direkta<br />
kostnader är kostnader som direkt påförs ett objekt för vilket kostnaderna skall beräknas.<br />
Indirekta kostnader är kostnader som via en fördelningsnyckel eller dylikt påförs<br />
ett objekt.<br />
Med ovanstående utgångspunkt är begreppen direkta <strong>och</strong> indirekta kostnader<br />
ej definierade utifrån vilka kostnadsslag som per definition är direkta eller indirekta<br />
9
utan utgår från hur de faktiskt registreras <strong>och</strong> påförs objekt. Det gör att det är lämpligt<br />
att kontinuerligt utvärdera varför vissa kostnader behandlas som direkta respektive<br />
indirekta.<br />
Observera att objektet kan vara en verksamhetsgren, process, anläggning, produkt<br />
etc., vilket påverkar möjligheterna att behandla kostnader som direkta. Vissa<br />
kostnader kan påföras direkt på, låt säga en avdelning, men inte på en tjänst som avdelningen<br />
producerar.<br />
2.4.2 Matchning<br />
När ett resultat skall fastställas för en viss period, vilket särredovisning syftar till, så<br />
måste just periodens intäkter <strong>och</strong> kostnader identifieras. Här är den s.k. matchningsprincipen<br />
en central princip. Normalt fungerar principen som så att periodens intäkter<br />
identifieras, för att sedan identifiera de kostnader som motsvarar resursåtgången<br />
som krävts för att generera de för perioden identifierade intäkterna.<br />
Inom kommunala verksamheter som finansieras via själkostnadsbaserade avgifter<br />
fungerar matchningen omvänt i två steg:<br />
1. Periodens kostnader fastställs genom att utgifterna matchas mot en storhet<br />
som motsvarar organisationens levererade prestationer.<br />
2. I steg två fastställs verksamhetens intäkter, genom matchning mot periodens<br />
kostnader.<br />
Om de nödvändiga kostnaderna har identifierats <strong>och</strong> matchningen genomförts skall<br />
resultatet i princip vara ”noll”, för den lagstadgade kommunala uppdragsverksamheten.<br />
2.4.3 Skillnaden mellan fördelning <strong>och</strong> tilldelning<br />
När de kostnader som behandlas som indirekta uppdelas på olika objekt, görs en åtskillnad<br />
mellan fördelning <strong>och</strong> tilldelning.<br />
Anledningen till att en åtskillnad görs mellan fördelning <strong>och</strong> tilldelning är för<br />
att särskilja principen bakom den ”omväg” som de indirekta kostnaderna tar innan<br />
de påföres objekten. Fördelning av kostnader innebär att uppdelningen av kostnader<br />
görs med en nyckel som anses motsvara orsakslogiken, orsak-verkan, till hur kostnaderna<br />
orsakas. Tilldelning innebär att någon form av schablon eller pålägg utnyttjas<br />
för att påföra kostnaderna på objektet. Sådan nyckel används när lämplig orsakslogiskt<br />
samband av någon anledning inte har identifierats. Nyttjandegrad kan vara ett<br />
sådant kriterium som används för olika fasta indirekta kostnader, exempelvis lokaler.<br />
10
Ett annat kriterium är bärkraft, där vissa indirekta kostnader fördelas efter vad objekten<br />
kan bära utifrån intäkterna.<br />
I praktiken är det inte möjligt att identifiera nycklar för varje kostnadsslag, utan<br />
grupper av kostnadsslag samlas upp på olika kostnadsställen. Till varje kostnadsställe<br />
knyts en fördelningsnyckel. Principen för att uppdela kostnader på objekt antingen<br />
direkt eller indirekt genom fördelning eller tilldelning illustreras i Figur 2.<br />
Figur 2: Uppdelning av direkta <strong>och</strong> indirekta kostnader på definierade redovisningsobjekt<br />
Direkta kostnader<br />
Uppdelas på<br />
Indirekta kostnader Kostnadsställe<br />
- Fördelning<br />
- Tilldelning<br />
Objekt<br />
- KAU<br />
- KAV<br />
2.4.4 Internpriser<br />
Ett annat sätt att se på intern resursförbrukning är att se det som leveranser av varor<br />
<strong>och</strong> tjänster internt i organisationen, s.k. internprestationer. När ett monetärt värde<br />
sätts på dessa internprestationer talar vi om internpriser. Internpriset utgör ett enhetspris<br />
per utförd prestation eller ett pris för tillgång till en tjänst. Internprissättning<br />
har många syften, men ett av dem är att möjliggöra resultatbedömning av delverksamheter.<br />
Vid en intern leverans mellan två enheter där internpriser förekommer uppstår<br />
en intern kostnad för den mottagande enheten <strong>och</strong> en intern intäkt för den levererande<br />
enheten. Internprissättning skapar möjlighet att omvandla vissa indirekta kostnader<br />
till direkta, dvs. kostnader <strong>och</strong> intäkter uppdelas efter utnyttjandegrad av en<br />
tjänst <strong>och</strong> en verifikation kan knytas till transaktionen. Det finns många olika metoder<br />
för att fastställa priser för interna prestationer, där de två traditionella är:<br />
• Kostnadsbaserade internpriser<br />
• Marknadsbaserade internpriser<br />
När det handlar om interna priser som den verksamhetsgren som arbetar med det<br />
kommunala uppdraget erlägger för interna tjänster så skall dessa vara kostnadsbaserade,<br />
dvs. styras av en självkostnadsberäkning. Det finns annars en risk att interna<br />
vinster uppstår som inte är förenligt med självkostnadsprincipen <strong>och</strong> ”nödvändiga<br />
11
kostnader”. Den verksamhetsgren som däremot arbetar med affärsverksamheten kan<br />
betala internpriser som motsvarar gällande marknadspris för den aktuella tjänsten.<br />
2.5 Redovisningssystemets utformning<br />
Utvecklingen i <strong>Sverige</strong> av extern- <strong>och</strong> internredovisningssystem har i stor utsträckning<br />
påverkats av de s.k. RP- <strong>och</strong> Bas-projekten som initierades på 1970-talet. Dessa<br />
har sedan dess verkat som stöd <strong>och</strong> viss standardisering av redovisningens utformning.<br />
Idag använder även majoriteten av de svenska kommunerna redovisningsplaner<br />
som baserar sig på BAS-planen. I BAS-redovisningssystemet skiljer man på två mätningsområden,<br />
1. företaget som helhet (extern redovisning) 2. Organisationens olika<br />
delar (intern redovisning).<br />
BAS-planen består av en kontoplan <strong>och</strong> en objektplan. I kontoplanen, som är<br />
en plan för klassificering av händelser, registreras de ekonomiska händelserna utifrån<br />
om de är externa (kontoklass 1-8) eller interna (kontoklass 9). Kontoklass 1-8 används<br />
för att redovisa organisationens resultat <strong>och</strong> ställning (externredovisning) <strong>och</strong><br />
kontoklass 9 bygger upp den interna redovisningen. Kontoplanen kan också sägas<br />
utgöras av mått i form av Tillgångar (kontoklass 1), Skulder <strong>och</strong> eget kapital (kontoklass<br />
2), Externa intäkter (kontoklass 3 & 8), Externa kostnader (kontoklass 4-7 & 8)<br />
samt interna kostnader <strong>och</strong> intäkter (kontoklass 9). Utifrån diskussionen om särredovisning<br />
blir kontoklass 9 mycket betydelsefull då den interna fördelningen av kostnader<br />
<strong>och</strong> intäkter skall föras via denna kontoklass.<br />
Objektplanen är planen över mätningsområden som tidigare har berörts <strong>och</strong> är<br />
central vid utformningen av ett internredovisningssystem <strong>och</strong> då också särredovisningssystemet.<br />
I objektplanen skall de objekt definieras som är intressanta för mätning.<br />
Det kan handla om verksamhetsgrenar, aktiviteter, anläggningar, produkter etc.<br />
Det har redan konstaterats att det kommunala avfallsuppdraget (KAU) <strong>och</strong> affärsverksamheten<br />
(KAV) är de primära objekten för särredovisning. Övriga objekt utformas<br />
inom ramen för eventuellt ytterligare syften med internredovisningen, t.ex.<br />
planering <strong>och</strong> kontroll av verksamheten.<br />
De identifierade objekten skall sedan relateras dels till varandra <strong>och</strong> dels till de<br />
mått som skall mätas för varje objekt. Först handlar det om att beskriva hur olika redovisningsdata<br />
skall klassificeras, vilket innebär att relationen mellan olika delar av<br />
verksamheten måste relateras till varandra. Detta kan göras på principiellt genom två<br />
olika strukturer, trädstrukturen eller den multilaterala strukturen. Hur redovisnings-<br />
12
data registreras <strong>och</strong> hur särredovisningen fångar dessa data får olika utseende beroende<br />
på hur strukturen ser ut vilket visas i Figur 3.<br />
Figur 3: Trädstruktur respektive multilateral struktur i förhållande till särredovisning<br />
Trädstruktur<br />
Hela verksamheten<br />
KAU Stab KAV<br />
När de interna relationerna är fastlagda tar man ställning till vad som skall mätas för<br />
varje objekt, dvs. kostnader <strong>och</strong>/eller intäkter, resultat samt kapitalbildning (tillgångar/skulder<br />
& eget kapital).<br />
Tabell 2: Mätobjekt i förhållande till mått<br />
Kostnader Intäkter T/S+Ek<br />
Hela verksamheten x x x<br />
Verksamhetsgren x x<br />
Avdelning x<br />
Tillsammans formar måtten <strong>och</strong> objekten <strong>och</strong> hur objekten relateras till varandra en<br />
s.k. mått/objektmatris vilket är grunden för utformningen av ett ekonomisystem.<br />
Tabell 3: Mått/Objektmatris över redovisningssystemet<br />
Mått Objekt KKlass Hela Verksamhetsgren Avdelning Aktivitet Anläggning Produkt<br />
Nivå i struktur 1 1 2 3 1 2 3 4 1 2 3 Etc. Etc.<br />
Externa intäkter 3&8 X X X X<br />
Externa kostnader 4-7&8 X X X X X X X X<br />
Resultat 1 X X X X<br />
Interna intäkter 9 X X X<br />
Interna kostnader 9 X X X X X X X<br />
Resultat 2 X X X<br />
Tillgångar 1 X<br />
Skulder 2 X<br />
Eget kapital 2 X<br />
Särredovisning<br />
KAU<br />
Multilateral struktur<br />
Enhet Aktivitet Produkt<br />
13
För att i slutändan skapa en adekvat särredovisning är det viktigt att data registreras<br />
(konteras) efter fastlagda rutiner <strong>och</strong> principer. Det bör finnas mallar för hur de vanliga<br />
kostnaderna <strong>och</strong> intäkterna skall registreras i systemet. Dessa mallar skall vara levande<br />
<strong>och</strong> utvecklas med beskrivningar av hur olika specialfall skall hanteras. Om indata<br />
i ett system är av bristfällig kvalitet, blir också utdata av låg kvalitet.<br />
Eftersom målsättningen är att särredovisa det kommunala avfallsuppdraget <strong>och</strong><br />
affärsverksamheten är dessa överordnade objekt. För att särredovisa en enhet eller<br />
verksamhetsgren, så som KAU, måste grenens relation till övriga (underordnade) objekt<br />
analyseras <strong>och</strong> anges. Slutmålet är en resultatpresentation för KAU respektive<br />
KAV. En enkel särredovisning skull kunna se ut som i Tabell 4.<br />
Tabell 4: Enkel särredovisning för det kommunala avfallsuppdraget (KAU) <strong>och</strong> affärsverksamheten (KAV)<br />
Externa intäkter <strong>och</strong> kostnader<br />
Verksamhetens intäkter<br />
Verksamhetens kostnader<br />
Verksamhetens nettokostnad<br />
Finansiella intäkter<br />
Finansiella kostnader<br />
Resultat e. finans<br />
Interna intäkter <strong>och</strong> kostnader<br />
Intäkter<br />
Kostnader<br />
Periodens resultat<br />
KAU KAV<br />
2005 2004 2005 2004<br />
Tilläggsinformation bör knytas till särredovisningen. Denna information skall innehålla<br />
beskrivningar om hur resultatet har beräknats inklusive de principer för hantering<br />
av interna transaktioner som har applicerats.<br />
I kapitel två har en allmän bakgrund givits till särredovisningens <strong>motiv</strong>, funktion<br />
<strong>och</strong> område. Några centrala principer <strong>och</strong> begrepp har beskrivits samt en kortfattad<br />
beskrivning av utformning av ett särredovisningssystem. I kapitel 3 skall dessa<br />
generella aspekter levandegöras genom en utvecklad diskussion i relation till kommunal<br />
avfallshantering.<br />
14
3 Särredovisning inom kommunal avfallshantering<br />
3.1 Allmänna krav<br />
<strong>Avfall</strong>sbranschen är en komplex bransch <strong>och</strong> det kommunala avfallsverksamheterna<br />
är organiserade på olika sätt <strong>och</strong> erbjuder lite olika tjänster. Det är därför svårt att<br />
identifiera en modell som passar alla. I relation till särredovisning kan inledningsvis<br />
tre allmänna krav formuleras:<br />
1. Alla verksamheter bör ha ett redovisnings- <strong>och</strong> ekonomisystem som möjliggör<br />
en särredovisning av det kommunala uppdraget respektive eventuell<br />
affärsverksamhet, utan att omfattande specialutredningar måste göras.<br />
2. Kontering, tilldelning <strong>och</strong> fördelning av kostnader <strong>och</strong> intäkter samt användande<br />
av internpriser bör ske på ett konsekvent sätt över tid.<br />
3. Att verksamheten klart kan redogöra för vilka principer för redovisning<br />
<strong>och</strong> fördelning av kostnader som ligger till grund för särredovisningen.<br />
Till dessa tre allmänna krav skall tilläggas att de inte skall ses som betungande krav,<br />
utan om verksamheten inte har ett internredovisningssystem som möjliggör en särredovisning<br />
kan utveckling av ekonomisystemet bidra till en förbättrad ekonomisk planering<br />
<strong>och</strong> kontroll samt förbättrade underlag för prissättning.<br />
3.2 Särredovisningssystemet<br />
3.2.1 Förutsättningar<br />
När ett särredovisningssystem skall utformas är förutsättningarna avgörande, vilket<br />
också gäller generellt vid utformning av redovisningssystem. Förutsättningarna berör<br />
vilka tjänster som verksamheten erbjuder <strong>och</strong> producerar, var intäkterna kommer<br />
ifrån <strong>och</strong> hur kostnaderna relaterar till verksamhetens processer.<br />
Tidigare har berörts att kommunal avfallshantering skiljer sig åt till utformning<br />
<strong>och</strong> inriktning, mellan kommuner/verksamheter. Vissa verksamheter är mer inriktade<br />
på insamling andra på behandling. En del utför sitt uppdrag i stor utsträckning<br />
med egen personal <strong>och</strong> utrustning, andra är mer eller mindre tjänstemannaorganisationer<br />
som anlitar entreprenörer för produktionen. Det gör att intäkts- <strong>och</strong> kostnadsstrukturen<br />
skiljer sig åt mellan olika verksamheter, vilket får konsekvenser för utformningen<br />
av särredovisningssystemen. Redovisningen skall som bekant spegla<br />
verksamheten.<br />
15
3.2.2 Konto- <strong>och</strong> objektplan<br />
Att utgå ifrån BAS-planen eller Kommun-BAS, som den kommunala versionen heter,<br />
är både lämpligt <strong>och</strong> det som normalt görs. Det som kan vara viktigt att tänka på<br />
när man gör lokala anpassningar av kontoplanen är att klassificera intäkterna (kontoklass<br />
3) <strong>och</strong> kostnaderna (kontoklass 4-7) så att dessa kan härledas till olika kundgrupper,<br />
källa, verksamhetsgrenar, behandlingsform etc. Nedan följer tre exempel på<br />
hur intäkten får utökad beskrivning än just bara intäkt.<br />
Kontoklass Intäktsslag<br />
3XX – Brännbart hushållsavfall<br />
3XX – Brännbart industriavfall<br />
3XX – Grovavfall hushåll fr. Återvinningscentraler<br />
För intern redovisning generellt men också särredovisning måste kostnader <strong>och</strong> intäkter<br />
fördelas internt mellan olika objekt. För detta ändamål utnyttjas lämpligen<br />
kontoklass 9 i BAS-planen. Anledningen är att bokföring av externa händelser regleras<br />
av lagen om kommunal redovisning eller bokföringslagen <strong>och</strong> måste följa dessa<br />
föreskrifter. Det är därför viktigt att skilja dessa från interna händelser, vars hantering<br />
inte är reglerad i lag.<br />
I objektplanen definieras de objekt för vilka kostnader <strong>och</strong>/eller intäkter (<strong>och</strong><br />
eventuellt, men inte lika vanligt, tillgångar, skulder samt eget kapital) önskas mätas.<br />
Dessa objekt utgår ifrån organisationens utformning <strong>och</strong> verksamhetsinriktning samt<br />
hur produktionsprocesserna ser ut. Inom kommunal avfallshantering identifieras olika<br />
objekt för mätning <strong>och</strong> nedan presenteras en lista på exempel på interna objekt<br />
som förekommer i praktiken.<br />
• Hushållsavfall<br />
• Återvinningscentraler (ÅVC)<br />
• Farligt avfall<br />
• Industriavfall<br />
• Återvinning<br />
• Deponi<br />
• Energi (förbränning)<br />
• Gas<br />
• Ledning<br />
• Ekonomi & Administration<br />
• IT, information<br />
• Kundtjänst<br />
• Markand & Försäljning<br />
• Miljö & Utveckling<br />
• Projekt<br />
• Sortering<br />
• Entreprenad<br />
• Källsortering<br />
• Containrar<br />
• Gemensamma<br />
kostnader<br />
• Verkstad<br />
• Slam<br />
• Drift<br />
Listan utgör endast exempel på objekt funna i praktiken <strong>och</strong> ingen verksamhet har<br />
normalt alla dessa som mätobjekt. Det är också en blandning mellan verksamhetsgrenar<br />
(Energi), funktioner (Ledning), aktiviteter (Sortering), anläggningar (ÅVC)<br />
<strong>och</strong> produkter (Slam). Vad som ingår i objekten skiljer sig också åt. Objekten har na-<br />
16
turligtvis också olika underobjekt som följs upp i den interna redovisningen. Det kan<br />
handla om olika aktiviteter så som transporter <strong>och</strong> omlastning. Återigen, lokala förutsättningar<br />
avgör.<br />
Centralt är att objekten relateras till varandra, dvs. de inbördes relationerna<br />
måste redas ut. För särredovisning inom kommunal avfallshantering handlar det om<br />
att relatera dem till det kommunala avfallsuppdraget <strong>och</strong> affärsverksamheten. Vi skall<br />
utveckla detta resonemang genom ett förenklat exempel för att sedan under rubrik<br />
3.3 ta tag i frågan om fördelning av kostnader <strong>och</strong> intäkter, kärnan i internredovisning<br />
<strong>och</strong> särredovisning.<br />
3.2.3 Ett förenklat exempel - objektplan<br />
Vi kan tänka oss att vi har en kommunal avfallsverksamhet som är aktiv inom insamling<br />
av hushållsavfall <strong>och</strong> industriavfall, driver en deponi samt äger en förbränningsanläggning.<br />
Verksamheten har ett eget åkeri <strong>och</strong> en verkstad. I kommunen finns också<br />
ett antal återvinningscentraler (ÅVC). Farligt avfall är ett åberopat kommunalt<br />
monopol. Låt oss döpa verksamheten till Kommunal Renhållning. Kommunal Renhållning<br />
kommer på olika sätt att exemplifiera principiella resonemang i texten framöver.<br />
Verksamhetens mått/objektmatris ser ut som följer <strong>och</strong> speglar hur organisationen<br />
är organiserad.<br />
Tabell 5: Mått/Objektmatris för Kommunal Renhållning (ett förenklat exempel)<br />
Stab Insamling Återvinning/Behandling Energi<br />
Mått<br />
Objekt Ledning Adm Info Marknad Hushåll Verkstad Industri Farl.Avf ÅVC Deponi Kompost Förbränning<br />
Externa<br />
intäkter x x x x x x<br />
Externa<br />
kostnader x x x x x x x x x x x x<br />
Verksamh.<br />
Nettokost.<br />
Interna<br />
intäkter<br />
Interna<br />
kostnader<br />
Periodens<br />
resultat<br />
x x x x x x x x x x x x<br />
Kryssen i matrisen markerar hur de externa intäkterna <strong>och</strong> kostnaderna fördelar sig<br />
på de olika objekten. Vi lämnar diskussionen om de interna fördelningarna till rubrik<br />
3.3 nedan då dessa skall utvecklas genom en diskussion kring särredovisning av kostnader<br />
<strong>och</strong> intäkter. Nästa fråga är naturligtvis hur dessa objekt förhåller sig till huvudobjekten<br />
för särredovisningen, det kommunala avfallsuppdraget <strong>och</strong> den kom-<br />
17
munala affärsverksamheten. Vi börjar med att titta närmare på den kodning av kostnader<br />
<strong>och</strong> intäkter som ligger som grund för särredovisningen.<br />
3.2.4 Ett förenklat exempel – objektkodning<br />
På Kommunal Renhållning har man två verksamhetsgrenar, vilka är det kommunala<br />
avfallsuppdraget (KAU) <strong>och</strong> den kommunala affärsverksamheten (KAU). Utöver<br />
dessa två verksamhetsgrenar identifieras en tredje ”verksamhetsgren”, som inte är<br />
någon verksamhetsgren, utan heter Gemensamma kostnader. Denna faller under<br />
ekonomichefen <strong>och</strong> finns där för att förbereda för en särredovisning, genom att samla<br />
upp vissa gemensamma kostnader som skall fördelas. Dessa tre grenar har fått varsitt<br />
nummer (1-3).<br />
Organisationen är sedermera indelad i fyra olika enheter. Stabsfunktionen samlar<br />
upp stödfunktionerna på kontoret i form av Ledning, Administration, Information<br />
<strong>och</strong> Marknad. Staben motsvarar i stort verksamhetens tjänstemän. Insamling är<br />
en produktionsavdelning som driver ett åkeri med verkstad för insamling av hushållsavfall<br />
<strong>och</strong> industriavfall. Återvinning/Behandling driver verksamhetens återvinningscentraler,<br />
deponin med kompostering samt ansvarar för hanteringen av farligt<br />
avfall. Den sista enheten är Energi som driver verksamhetens förbränningsanläggning.<br />
Dessa fyra enheter har fått varsitt nummer (1-4) med undernummer för delobjekten.<br />
I Tabell 6 visas denna förenklade kodplan.<br />
Tabell 6: Kodplan för kontering på objekt hos Kommunal Renhållning (ett förenklat exempel)<br />
Verksamhetsgren<br />
1 KAU<br />
2 KAV<br />
3 Gemensamma kostnader<br />
31 Ledning & Administration<br />
32 Lokalkostnader<br />
Enheter/Delenheter<br />
1 Stab<br />
11 Ledning<br />
12 Administration<br />
13 Information<br />
14 Marknad<br />
2 Insamling<br />
21 Hushåll<br />
22 Verkstad<br />
23 Industri<br />
3 Återvinning/Behandling<br />
31 Farligt avfall<br />
32 ÅVC<br />
33 Deponi<br />
34 Kompost<br />
4 Energi<br />
41 Energi<br />
Kodplanen i exemplet är förenklad då flera processer <strong>och</strong> aktiviteter, anläggningar<br />
<strong>och</strong> produkter vanligen förekommer inom renhållning <strong>och</strong> avfallsbehandling. Det<br />
kan handla om aktiviteter som sortering, omlastning <strong>och</strong> transporter eller olika av-<br />
18
fallsslag såsom exempelvis elektronik. Listan kan göras lång, men exemplet syftar<br />
främst till att visa på hur det principiellt kan se ut.<br />
Kodplanen utgör ett stöd för kontering <strong>och</strong> skall kompletteras med riktlinjer<br />
för hur den skall hanteras, så att stabilitet i redovisningen uppnås. Vi skall nu gå över<br />
på särredovisning av kostnader <strong>och</strong> intäkter på huvudobjekten KAU <strong>och</strong> KAV. När<br />
denna fråga analyseras <strong>och</strong> beskrivs kommer vi återvända till mått/objektmatrisen<br />
<strong>och</strong> kodplanen för kommunal renhållning <strong>och</strong> deras roll kommer därmed att förtydligas.<br />
3.3 Särredovisning av kostnader <strong>och</strong> intäkter<br />
Inledningsvis skall sägas att det finns goda förutsättningar för särredovisning <strong>och</strong> intern<br />
redovisning inom avfallsbranschen i allmänhet, detta trots att branschen är<br />
komplex. På grund av den relativt omfattande reglering som finns kring hantering av<br />
avfall är kontrollen av de fysiska flödena god. Detta skapar möjlighet till att lösa en<br />
del redovisningsmässiga svårigheter. Vid utveckling av särredovisningssystemet är<br />
följande fyra punkter centrala att analysera:<br />
1. Tjänster, produktion <strong>och</strong> funktioner som är direkt hänförlig till det kommunala<br />
uppdraget respektive konkurrensutsatt verksamhet.<br />
2. Produktion <strong>och</strong> funktioner som syftar till konkurrensutsatt verksamhet<br />
men utför tjänster för det kommunala uppdraget <strong>och</strong> tvärt om.<br />
3. Gemensamma stödfunktioner <strong>och</strong> kostnader i förhållande till kommunalt<br />
avfallsuppdrag <strong>och</strong> affärsverksamheten.<br />
4. Gemensamma produktionsprocesser i förhållande till kommunalt avfallsuppdrag<br />
<strong>och</strong> affärsverksamheten.<br />
Dessa fyra punkter är viktiga då punkterna 2, 3 <strong>och</strong> 4 ger upphov till att kostnader<br />
<strong>och</strong> intäkter måste fördelas/tilldelas genom någon fördelningsnyckel eller schablon.<br />
3.3.1 Utredning av direkta intäkter <strong>och</strong> kostnader<br />
Generellt kan en stor andel av de totala kostnaderna <strong>och</strong> intäkterna behandlas som<br />
direkta i förhållande till så pass övergripande objekt som är fallet vid en särredovisning<br />
av det kommunala avfallsuppdraget <strong>och</strong> affärsverksamheten. Målsättningen vid<br />
särredovisning bör också vara att en så stor andel av de totala kostnaderna som det<br />
bara är möjligt (givetvis utan att förvränga verkligheten) skall behandlas som direkta<br />
kostnader, i förhållande till objekten. Fördelningar blir alltid något osäkra, då dessa<br />
baseras på olika uppskattningar <strong>och</strong> bedömningar. En tydlig organisation underlättar<br />
identifieringen av direkta kostnader.<br />
19
Personalkostnader är vanligen en relativt omfattande post i kommunala verksamheter.<br />
Givet att personalen har tydliga roller i organisationen torde det vara möjligt<br />
att i stor utsträckning behandla personalkostnaderna som direkta. Det förekommer<br />
dock att viss personal arbetar med både affärsverksamheten <strong>och</strong> det egentliga<br />
uppdraget. För dessa personer får man göra individuella bedömningar eller införa<br />
tidsredovisning.<br />
Kostnaderna för olika anläggningar, maskiner <strong>och</strong> fordon är svåra att generellt<br />
säga om de kan behandlas som direkta eller indirekta (gemensamma lokaler diskuteras<br />
under 3.3.2). För vissa kostnader är det tydligt, till exempel kostnader för kärlsystemet<br />
vid insamling av hushållssopor som utgör direkta kostnader i förhållande till<br />
KAU.<br />
För verksamheter som bedriver insamling i egen regi är transportmedel en betydande<br />
tillgång. En gång i tiden var detta en av anledningarna till att de kommunala<br />
avfallsverksamheterna började samla in även annat avfall, utöver det kommunala<br />
uppdraget. Enligt uppgift är det idag vanligt att det är olikt utformade lastbilar som<br />
samlar in hushållsavfall respektive industriavfall. Det gör att användningen av tillgången<br />
blir tydligare i förhållande till det kommunala uppdraget <strong>och</strong> affärsverksamheten.<br />
Kostnaderna för fordon kan därmed i stor utsträckning behandlas som direkta<br />
kostnader i förhållande till respektive verksamhetsgren.<br />
Återvinningscentraler syftar i första hand till att motta olika former av avfall<br />
från hushållen, varför de kostnader <strong>och</strong> intäkter som tillhör återvinningscentralerna<br />
också är direkta i förhållande till det kommunala uppdraget. Det kan dock vara så att<br />
företag tillåts använda dessa mot en avgift. Det kan vara svårt att i efterhand skatta<br />
mängden avfall som kommer från företag då sortringen sker i samma containrar som<br />
hushållen använder.<br />
Kapitalintensiva anläggningar för sortering, omlastning, förbränning, deponering<br />
<strong>och</strong> kompostering diskuteras under 3.3.3 <strong>och</strong> 3.3.4.<br />
Om kommunen åtagit sig ansvaret för industrins farliga avfall är detta en del av<br />
det kommunala uppdraget. Kostnaderna <strong>och</strong> intäkterna för detta bör därför påföras<br />
det kommunala uppdraget vid en särredovisning. Om farligt avfall inte är kommunalt<br />
monopol blir hanteringen en annan, då är industrins farliga avfall en konkurrensutsatt<br />
marknad.<br />
I tjänstemannaorganisationen finns vanligen ett antal funktioner, som också<br />
diskuteras under 3.3.2. Dessa funktioner är även de viktiga att belysa utifrån perspek-<br />
20
tivet av direkta kostnader. Funktionerna på ”kontoret” är ofta olika planerings- <strong>och</strong><br />
stödfunktioner. Vanligen hanteras de som indirekta kostnader vid särredovisning,<br />
kanske något o<strong>motiv</strong>erat i vissa fall.<br />
Om det är möjligt är det lämpligt att sära på det som kan beskrivas som marknadsaktiviteter<br />
<strong>och</strong> informationsgivning till hushållen. Det kostnader som är förenliga<br />
med arbetet på ”marknadsavdelningen”, så som försäljning, marknadsföring, produktutveckling,<br />
kan vara lämpliga att direkt påföra den konkurrensutsatta verksamhetsgrenen.<br />
Informationsgivning kan vara omfattande inom kommunal avfallshantering<br />
<strong>och</strong> enligt uppgift tillhör en stor del av dessa kostnader det kommunala uppdraget.<br />
Likaså är kostnader för olika uppgifter som tillhör det kommunala uppdraget, så<br />
som upprättande av avfallsplan, formulera taxan, kontroll etc. inte att negligera.<br />
Budskapet är att det kan vara värt att se över de centrala funktionerna ur perspektivet<br />
direkta kostnader i förhållande till särredovisningsobjekten. I exemplet för<br />
Kommunal Renhållning bedöms att följande delenheter direkt kan påföras KAU respektive<br />
KAV.<br />
KAU KAV<br />
• Information<br />
• Insamling: Hushåll<br />
• Farligt avfall<br />
• ÅVC<br />
• Marknad<br />
• Insamling: Industri<br />
Det innebär till exempel att kostnaderna för transporter från återvinningscentralerna<br />
konteras på följande sätt enligt den förenklade kodplanen för objekt:<br />
Verksamhetsgren Delenhet<br />
1 KAU 32 ÅVC<br />
3.3.2 Gemensamma stödfunktioner <strong>och</strong> kostnader<br />
Även om det går att identifiera centrala funktioner som direkta i förhållande till särredovisningsobjekten<br />
så kommer det att finnas funktioner som svårligen i sin helhet<br />
kan behandlas som direkta. Vanliga exempel är ledning, ekonomifunktionen, administration<br />
etc.<br />
Dessa kostnader är svåra att orsakslogiskt fördela på särredovisningens objekt.<br />
Tyvärr existerar här inte heller några fördelningsnycklar som kan anses överlägsna.<br />
Det lämpligaste kan i många fall vara att skatta andelarna. Det kan vara så att man<br />
21
inom en del funktioner arbetar mer gentemot vissa enheter av någon specifik anledning.<br />
Det förekommer också att andel av total omsättning används som fördelningsnyckel<br />
för vissa gemensamma funktioner. Här torde man utgå ifrån att vid ökad omsättning,<br />
klarar verksamhetsgrenen att bära en större andel av de gemensamma kostnaderna.<br />
Problemet är med ett relativt mått som detta är att det kan vara så att till exempel<br />
omsättningsandelen för KAU <strong>och</strong> KAV ett år är 50/50. Nästa år sjunker omsättningen<br />
inom KAV så att omsättningsandelen endast är 40 %. KAU får i denna situation<br />
bära en större del av de gemensamma kostnaderna. Är dessa ökade kostnader<br />
för KAV att betrakta som nödvändiga?<br />
Utöver gemensamma funktioner finns det vanligen också betydande gemensamma<br />
kostnader som är av mer fast eller abonnemangskaraktär. Lokaler som samutnyttjas<br />
av olika verksamhetsgrenar <strong>och</strong> enheter kan generera betydande kostnader.<br />
En relativt vanlig lösning är att utnyttjad lokalyta används som fördelningsnyckel.<br />
Om personen som utnyttjar lokalen arbetar för olika verksamhetsgrenar så relateras<br />
fördelningen av lokalkostnaden till fördelningen av personalkostnaden. I det första<br />
fallet får lokalkostnaderna följa fördelningen av personalkostnaden, vilket innebär en<br />
fördelning i två steg.<br />
Gemensamma funktioner <strong>och</strong> kostnader som skall påföras särredovisningsobjekten<br />
konteras på ”verksamhetsgren” Gemensamma kostnader. För Kommunal<br />
Renhållare förenklar vi de gemensamma kostnaderna. De består endast av funktionerna<br />
Ledning <strong>och</strong> Administration <strong>och</strong> Lokalkostnader. På Kommunal Renhållare<br />
fördelas 41 Ledning & Administration 50/50 på KAU <strong>och</strong> KAV <strong>och</strong> 42 Lokalkostnader<br />
fördelas utifrån utnyttjad lokalyta (area). Olika fördelningsnycklar är <strong>motiv</strong>et<br />
till att verksamhetsgren 4 Gemensamma kostnader kräver två olika kostnadsställen<br />
(41 <strong>och</strong> 42). Exemplet nedan gäller VD:s lön.<br />
Verksamhetsgren Delenhet<br />
3 Gemensamma kostnader<br />
31 Ledning & Administration<br />
11 Ledning<br />
3.3.3 Interna tjänster<br />
Inom en organisation utförs interna tjänster av olika servicefunktioner. I vårt exempel<br />
är verkstaden en servicefunktion som utför reparationer <strong>och</strong> underhåll av fordon.<br />
Dessa kan lämpa sig väl för interna priser. Kravet är att tjänsterna kan bestämmas<br />
<strong>och</strong> värderas. Egentligen är det så att även de gemensamma funktioner som har dis-<br />
22
kuterats ovan också utför interna tjänster men dessa är ofta mer diffusa. De interna<br />
priserna kan bestämmas på många olika sätt. Vid användandet av internpriser är det<br />
centralt att dessa är baserade på självkostnaden för att leverera tjänsten till den del<br />
som arbetar med det kommunala uppdraget. Annars kan interna vinster uppstå som<br />
strider mot självkostnadsprincipen.<br />
Själva konstruktionen kan se lite olika ut. Det kan handla om ett pris per utnyttjad<br />
enhet eller ett fast pris för att servicefunktionen skall kunna upprätthålla en<br />
viss kapacitet. En kombination är också möjlig. Nedan visas en tabell över några exempel<br />
på servicefunktioner <strong>och</strong> debiteringsgrund:<br />
Tabell 7: Exempel på servicefunktioner <strong>och</strong> debiteringsgrund<br />
Servicefunktion Debiteringsgrund<br />
IT-avdelning Kr/tim<br />
Transport Kr/km, kr/ton, kr/tim<br />
Verkstad Material+kr/tim<br />
Sortering Kr/ton<br />
Fördelen med internpriser är att kostnaderna för t.ex. verkstadstjänster belastar den<br />
lagstadgade kommunala avfallsverksamheten efter utnyttjande av tjänsten vilket bör<br />
korrespondera väl med begreppet nödvändiga kostnader.<br />
Det som skall observeras är att när tjänster prissätts i förhand, t.ex. genom en<br />
timtaxa så kan situationen uppstå att servicefunktionen inte får täckning för alla sina<br />
kostnader, en differens mellan kostnad <strong>och</strong> ersättning uppstår. Denna differens får<br />
belasta den konkurrensutsatta verksamheten, då den inte utgör nödvändiga kostnader<br />
i förhållande till det kommunala uppdraget.<br />
I praktiken hanteras kostnaderna för en servicefunktion så som verkstad genom<br />
fördelning/tilldelning. I vissa verksamheter görs en procentuell tilldelning, exempelvis<br />
50/50. Det går också tänka sig fördelning baserat på antal transportfordon.<br />
Vid fördelning/tilldelning uppstår inte problemet om full kostnadstäckning för verkstaden<br />
men begreppet nödvändiga kostnader blir vanskligare att <strong>motiv</strong>era.<br />
3.3.4 Gemensam produktion <strong>och</strong> exemplet förbränning<br />
Ovan har olika gemensamma funktioner <strong>och</strong> kostnader behandlats. Dessa är ofta<br />
inte direkt avgörande för själva produktionen. Inom kommunal renhållning förekommer<br />
produktion/aktiviteter där både kommunalt avfall (hushållsavfall etc.) <strong>och</strong><br />
industriavfall hanteras. Vanliga anläggningar med tillhörande aktiviteter är:<br />
23
• Omlastningsstationer<br />
• Sorteringsanläggningar<br />
• Förbrännings- <strong>och</strong> energiproduktionsanläggningar<br />
• Deponerings- <strong>och</strong> komposteringsanläggningar<br />
• System för gasutvinning (biogas)<br />
Omlastning (<strong>och</strong> även viss sortering) sker vid olika stationer för att använda större<br />
transportfordon. Dessa anläggningar behövs vanligen när det är långt mellan avfallets<br />
källa <strong>och</strong> den aktuella behandlingsanläggningen.<br />
Vid sorteringsanläggningarna sorteras avfallet för att återvinnas/återanvändas<br />
på olika sätt. Denna drivs vanligen av den konkurrensutsatta verksamhetsgrenen då<br />
den större mängden avfall som passerar sorteringsstationerna kommer från industrin.<br />
Deponering av hushållsavfall sker idag i relativt liten utsträckning, varför de<br />
stora mängderna som deponeras är avfall från industriell verksamhet. Kompostering<br />
<strong>och</strong> rötning bedrivs vanligen också i anslutning till deponier.<br />
Gemensamt för dessa är att både avfall som ryms inom det kommunala uppdraget<br />
<strong>och</strong> avfall från industrin passerar eller slutbehandlas på dessa stationer. Det<br />
gör att kostnaderna (<strong>och</strong> i vissa fall intäkterna) skall fördelas vid särredovisning.<br />
Kostnaderna är till exempel personalkostnader, drift <strong>och</strong> underhåll samt kapitalkostnader.<br />
Inom renhållning vägs, mäts <strong>och</strong> klassificeras avfallet noggrant. Statistiken över<br />
de fysiska flödena får betraktas som god. Av denna anledning kan avfallsmängder<br />
användas för att fördela kostnader <strong>och</strong> intäkter. Kostnaderna kan till exempel fördelas<br />
på den enhet som avfallet har passerat. Exempel hushållsavfall från ÅVC som<br />
passerar sorteringsplattan:<br />
• Totalt sorterat avfall från hushåll (via ÅVC)/Totalt sorterat avfall * Totala<br />
kostnader för sortering = kostnader för sortering av hushållsavfall (via<br />
ÅVC)<br />
För att illustrera principen om fördelning av kostnader <strong>och</strong> intäkter baserat på avfallsmängder<br />
är förbrännings- <strong>och</strong> energiproduktionsanläggningar, ett intressant exempel.<br />
Förbränningsanläggningar utgör en stor investering <strong>och</strong> innebär omfattande<br />
drift- <strong>och</strong> kapitalkostnader. Hur dessa fördelas kan därför i stor utsträckning påverka<br />
periodens resultat för KAU respektive KAV. I exemplet nedan fördelas kostnaderna<br />
<strong>och</strong> intäkterna för förbränning <strong>och</strong> energiproduktion i form av värme <strong>och</strong> el baserat<br />
på förbrända mängder av hushållsavfall respektive industriavfall.<br />
24
Tabell 8: Fördelning av kostnader <strong>och</strong> intäkter för förbränning <strong>och</strong> energiproduktion (konstruerat exempel)<br />
Kostnader tkr <strong>Avfall</strong> Mängd, ton<br />
Drift 55 000 Hushåll 170 000<br />
Personal 25 000 Industri 140 000<br />
Avskrivningar 30 000 Summa 310 000<br />
Ränta 20 000<br />
Summa 130 000 <strong>Avfall</strong> Andel, %<br />
Intäkter<br />
Värme & El 120 000<br />
Summa 120 000<br />
KAU KAV Summa<br />
Intäkter 65 806 54 194 120 000<br />
Kostnader -71 290 -58 710 -130 000<br />
Resultat -5 484 -4 516 -10 000<br />
Hushåll 55 %<br />
Industri 45 %<br />
Principen för fördelning bygger på att andelen förbränt hushållsavfall <strong>och</strong> andelen<br />
annat avfall (industri). Kostnaderna <strong>och</strong> intäkterna fördelas på KAU respektive KAV<br />
genom följande beräkningar.<br />
Kostnader Intäkter<br />
Andel hushållsavfall * Totala kostnader = 71 290<br />
Andel industriavfall * Totala kostnader = 58 710<br />
Andel hushållsavfall * Totala intäkter = 65 806<br />
Andel industriavfall * Totala intäkter = 54 195<br />
Två justeringar kan diskuteras. Den ena är att det kan vara så att industriavfallet är<br />
något mer krävande att förbränna varför detta avfall i så fall bör erhålla en proportionerligt<br />
högre kostnad än vad andelen förbränt industriavfall ger för handen. Den<br />
andra är att energiinnehållet i industriavfallet är högre varför liknande justering av intäkterna<br />
kan vara <strong>motiv</strong>erat.<br />
På detta sätt fördelar Kommunal Renhållning intäkterna <strong>och</strong> kostnaderna för<br />
enheten energi <strong>och</strong> kostnaderna (<strong>och</strong> i vissa fall intäkterna) för deponering <strong>och</strong> kompostering<br />
fördelas på Hushåll eller ÅVC (beroende på källa) respektive Industri baserat<br />
på avfallsmängder.<br />
3.3.5 En not om entreprenader<br />
Det är idag vanligt att de kommunala renhållningsverksamheterna anlitar entreprenörer<br />
för att utföra hämtning, skötsel <strong>och</strong> andra dylika transporter vilket gör att många<br />
25
gränsdragningsproblem försvinner. Kostnaderna blir enklare att hantera då ett kontrakt<br />
ligger som grund. Detta kräver dock att entreprenörens uppdrag är tydligt <strong>och</strong><br />
avgränsat. Om alla transporter utförs av entreprenörer försvinner åkeriets funktion.<br />
Likaså om förbränningstjänster köps in externt blir detta en direkt extern kostnad.<br />
Entreprenörer används naturligtvis i många andra sammanhang så som skötsel av<br />
återvinningscentraler eller specifika underhållsåtgärder av verksamhetens anläggningar.<br />
Dessa kostnader redovisas på de aktuella objekten.<br />
3.3.6 Särredovisningsschema<br />
Under avsnittet 3.3 har identifiering <strong>och</strong> åtskillnad mellan direkta <strong>och</strong> indirekta kostnader<br />
diskuterats. Vidare har fördelning av gemensamma stöd <strong>och</strong> servicefunktioner<br />
samt fasta gemensamma kostnader analyserats. Problemet med gemensamma produktionsanläggningar<br />
berördes under 3.3.5. Sammanfattningsvis är det så att varje<br />
gång en fördelning eller tilldelning av kostnader eller intäkter på objekt görs blir detta<br />
i viss mån godtyckligt. Målsättningen är att fördelningsnycklarna skall vara så realistiska<br />
som möjligt. Särredovisning kan ske i två steg.<br />
Steg 1: Det första steget utgör den interna redovisningen, där de interna transaktionerna<br />
mellan olika enheter <strong>och</strong> delenheter redovisas som interna intäkter respektive<br />
kostnader (kontoklass 9 utnyttjas). Detta kan innebära omfattande fördelningar/tilldelningar<br />
av kostnader <strong>och</strong> intäkter beroende på vilket sätt verksamheten<br />
utifrån internredovisnings<strong>motiv</strong> vill redovisa kostnader <strong>och</strong> intäkter.<br />
I exemplet Kommunal Renhållare anser man att servicefunktionen Verkstad är<br />
en servicefunktion för Insamling Hushåll <strong>och</strong> Industri. Denna funktion är i exemplet<br />
internprissatt.<br />
Tabell 9: Fördelning av kostnader för Verkstad på Hushåll respektive Industri, baserat på internpris<br />
Enhet Objekt Fördelningsnyckel<br />
Verkstad Hushåll<br />
Industri<br />
Matrial+kr/tim<br />
Matrial+kr/tim<br />
Kostnaderna för verkstad fördelar sig därmed på Hushåll respektive Industri efter i<br />
vilken utsträckning de har utnyttjat tjänsten. Även den interna redovisningen utnyttjas<br />
dubbel bokföring, varför Verkstad erhåller motsvarande interna intäkt. En första<br />
intern fördelning har därmed genomförts (se Tabell 10).<br />
Tabell 10: Mått/Objektmatris för Kommunal Renhållning utökad med intern fördelning (ett förenklat exempel)<br />
26
Stab Insamling Återvinning/Behandling Energi<br />
Mått<br />
Objekt Ledning Adm Info Marknad Hushåll Verkstad Industri Farl.Avf ÅVC Deponi Kompost Förbränning<br />
Externa<br />
intäkter x x x x x x<br />
Externa<br />
kostnader x x x x x x x x x x x x<br />
Verksamh.<br />
Nettokost. x x x x x x x x x x x x<br />
Interna<br />
intäkter x<br />
Interna<br />
kostnader<br />
Periodens<br />
resultat<br />
x x<br />
Steg 2: Den interna redovisningen är, som redan påpekats, vanligen mer omfattande.<br />
Efter att de interna transaktionerna mellan olika enheter <strong>och</strong> delenheter (i<br />
exemplet mellan delenhet Verkstad <strong>och</strong> delenheterna Hushåll <strong>och</strong> Industri) har fördelats/tilldelats<br />
kan ett särredovisningsschema utvecklas som sammanfattar behandlingen<br />
av olika intäkter <strong>och</strong> kostnader som bygger upp särredovisningen av det<br />
kommunala avfallsuppdraget (KAU) <strong>och</strong> affärsverksamheten (KAV). I exemplet för<br />
Kommunal Renhållare ser det ut som följer:<br />
Tabell 11: Särredovisningsschema för Kommunal Renhållare (förenklat exempel)<br />
Särredovisningsschema<br />
KAU KAV Intäkt/Kostnad<br />
Information Direkt Kostnad<br />
Marknad Direkt Kostnad<br />
Hushåll (inkl. Verkstad) Direkt Kostnad/Intäkt<br />
Industri (inkl. Verkstad) Direkt Kostnad/Intäkt<br />
Farligtavfall Direkt Kostnad/Intäkt<br />
ÅVC Direkt Kostnad/Intäkt<br />
Deponi Fördelade (mängder) Fördelade (mängder) Kostnad<br />
Kompostering Fördelade (mängder) Fördelade (mängder) Kostnad/Intäkt<br />
Gemensamma kostnader<br />
.- Ledning & Administration Tilldelade (50 %) Tilldelade (50 %) Kostnad<br />
.- Lokaler Fördelade (m2) Fördelade (m2) Kostnad<br />
Energi Fördelade (mängder) Fördelade (mängder) Kostnad/Intäkt<br />
3.4 Särredovisningsrapporten<br />
Särredovisningsrapporten är det dokument som redovisar intäkter <strong>och</strong> kostnader<br />
uppdelat på kommunalt uppdrag <strong>och</strong> affärsverksamheten. Detta görs som en resultaträkning<br />
för KAU respektive KAV. Det är lämpligt att dela upp resultaträkningen i<br />
två delar, där den övre delen berör de externa transaktionerna med verksamhetens<br />
27
omgivning, dvs. bygger på den externa redovisningen. Den undre delen beskriver<br />
den interna uppdelningen av intäkter <strong>och</strong> kostnader.<br />
Särredovisningen bör kompletteras med förklarande information, förslagsvis<br />
genom ett notsystem. Genom notsystemet kan tilläggsinformation ges som beskriver<br />
verksamhetens externa kostnader <strong>och</strong> intäkter respektive hur de interna intäkterna<br />
<strong>och</strong> kostnaderna har fördelats/tilldelats.<br />
Exemplet nedan illustrerar hur särredovisningen skulle kunna presenteras samt<br />
vilken tilläggsinformation som kan vara relevant. Situationen i olika verksamheter<br />
föranleder att olika upplägg är lämpliga <strong>och</strong> att varierande information blir relevant i<br />
sammanhanget. Exemplet bygger på Kommunal Renhållare <strong>och</strong> den information<br />
som redovisas i noterna berör endast de punkter som har behandlats i denna rapport.<br />
Tabell 12: Exempel på särredovisningsrapport<br />
KAU KAV<br />
Not 2005 2004 2005 2004<br />
Externa intäkter<br />
Kommunala avgifter 1 X X<br />
Övriga intäkter (konkurrens)<br />
Externa kostnader<br />
X X<br />
Verksamhetens kostnader 2 X X X X<br />
Avskrivningar X X X X<br />
Verksamhetens nettokostnad X X X X<br />
Finansiella intäkter X X X X<br />
Finansiella kostnader X X X X<br />
Resultat e. finans X X X X<br />
Interna intäkter <strong>och</strong> kostnader<br />
Intäkter 3 X X X X<br />
Kostnader 3 X X X X<br />
Periodens resultat XX XX XX XX<br />
Not 1: Under not 1 kan verksamhetens externa intäkter från det kommunala<br />
uppdraget redovisas. Det kan gälla avgifter för Hushållssopor, Fritidshus, Slam, Farligt<br />
avfall etc.<br />
Not 2: Under not 2 kan verksamhetens externa kostnader för hela verksamheten<br />
redovisas. Dessa kan vara de som normalt ges i den externa redovisningen.<br />
Not 3: Under not 3 kan verksamhetens fördelning/tilldelning av interna intäkter<br />
<strong>och</strong> kostnader redovisas. Detta innebär att ungefär den information som redovisades<br />
i Tabell 11 Särredovisningsschema, presenteras. Ett exempel ges nedan.<br />
28
Not 3 Interna intäkter <strong>och</strong> kostnader uppdelat på KAU <strong>och</strong> KAV (exempel)<br />
Kategori Intäkt/kostnad Fördelningsgrund, KAU/KAV<br />
Deponi Kostnader X antal kronor avser kostnader för deponi <strong>och</strong> har<br />
fördelats efter andel deponerat avfall.<br />
Kompostering Intäkter/Kostnader X antal kronor avser intäkter <strong>och</strong> X antal kronor avser<br />
kostnader för kompostering. Fördelningen baseras på<br />
andelen komposterade mängder.<br />
Energi<br />
Gemensamma kostnader<br />
Intäkter/Kostnader X antal kronor avser intäkter <strong>och</strong> X antal kronor avser<br />
kostnader för förbränning <strong>och</strong> energiproduktion. Fördelningen<br />
baseras på andelen förbrända mängder.<br />
- Ledning & Administration Kostnader Kostnaderna för ledning <strong>och</strong> administration (X kronor)<br />
har tilldelats 50/50.<br />
- Lokaler Kostnader Verksamhetens gemensamma lokalkostnader (X kronor)<br />
har fördelats utifrån utnyttjad lokalyta (m2).<br />
29
Förlag till fördjupningslitteratur<br />
Ax C, Johansson C & Kullvén H, 2002. Den nya ekonomistyrningen. Liber ekonomi,<br />
Malmö<br />
Frenckner P & Samuelson L, 1984. Produktkalkyler i industrin. <strong>Sverige</strong>s Mekanförbund,<br />
Västervik<br />
Johansson S-E & Roots I, 1996. BAS Redovisningssystem. Liber ekonomi, Malmö<br />
Svenska Kommunförbundet, 1994. Beräkna verksamhetens kostnader – om kalkylering<br />
av egenregi. Stockholm<br />
Svenska Kommunförbundet, 1994. Välj rätt ekonomimodell – om avgränsad redovisning.<br />
Stockholm<br />
30
Rapporter från RVF 2005<br />
2005:01 Vägledning för klassificering av förbränningsrester enligt <strong>Avfall</strong>sförordningen<br />
2005:02 <strong>Avfall</strong> blir värme <strong>och</strong> el. En rapport om avfallsförbränning<br />
2005:03 IT-verktyg för kundservice, entreprenörsuppföljning <strong>och</strong> fakturering<br />
2005:04 Effektivitet av fordonsdesinfektion för transport av biogödsel<br />
2004:05 Trender <strong>och</strong> variationer i hushållsavfallets sammansättning<br />
Plockanalys av hushållens säck- <strong>och</strong> kärlavfall i sju svenska kommuner<br />
2005:06 Utvärdering av storskaliga system för kompostering <strong>och</strong> rötning av källsorterat bioavfall<br />
En rapport från BUS-projektet<br />
2005:07 Metoder att mäta <strong>och</strong> reducera emissioner från<br />
system med rötning <strong>och</strong> uppgradering av biogas<br />
En rapport från BUS-projektet<br />
2005:08 Innsamling av bioavfall fra flerfamiliehus<br />
– løsninger og virkemidler for store fellesløsninger<br />
En rapport från BUS-projektet<br />
2005:09 Tips <strong>och</strong> råd med kvalitetsarbetet vid insamling av källsorterat bioavfall<br />
En rapport från BUS-projektet<br />
2005:10 Användning av biogödsel<br />
En rapport från BUS-projektet<br />
2005:11 Smittspridning via kompost <strong>och</strong> biogödsel från behandling av organiskt avfall<br />
– litteratursammanställning <strong>och</strong> riskhantering<br />
En rapport från BUS-projektet<br />
2005:12 Organiske forurensninger i kompost og biorest<br />
En rapport från BUS-projektet<br />
2005:13 Emisjoner fra kompostering<br />
En rapport från BUS-projektet<br />
2005:14 Biologisk avfallsbehandling i Norge <strong>och</strong> <strong>Sverige</strong>:<br />
Vad fungerar bra <strong>och</strong> vad kan fungera bättre?<br />
En syntesstudie av de nio delprojekten inom BUS<br />
2005:15 Hushållens kunskap om farligt avfall<br />
2005:16 Säkerhet på återvinningscentraler. Hot <strong>och</strong> våld, stöld, skadegörelse<br />
2005:17 Pilotförsök med flygaskstabiliserat avloppsslam (FSA) som tätskikt<br />
2005:18 Selektiv mobilisering av kritiska element hos energiaskor<br />
2005:19 Manual för plockanalys av hushållsavfall<br />
2005:20 Kartläggning av behandlingsverksamheter för farligt avfall i <strong>Sverige</strong><br />
– metoder <strong>och</strong> mängder<br />
2005:21 Yrkesmässig hantering av hushållens farliga avfall – en handbok från RVF<br />
2005:22 Särredovisning inom kommunal avfallshantering – <strong>motiv</strong> <strong>och</strong> <strong>rekommendationer</strong><br />
RVF – Svenska Renhållningsverksföreningen<br />
Prostgatan 2<br />
211 25 Malmö<br />
Tel. 040-35 66 00<br />
Fax. 040-35 66 26<br />
www.rvf.se