Kommunikationsstrategi - Östersunds kommun

Huvudr
Kommunikationsstrategi
för Räddningstjänsten Jämtland

Sammanfattning
Kommunikationsmål
Medarbetare på Räddningstjänsten Jämtland ska:
• vara kunniga, välinformerade och delaktiga.
• veta var mer information finns att hämta.
• bidra till en positiv bild av förbundet.
Medborgare, myndigheter, näringsliv och organisationer ska uppleva:
• vår information som lättillgänglig och begriplig.
• medarbetarna som välinformerade och kompetenta.
• att de känner till vilka verksamheter som vi bedriver i förbundet.
Nulägesanalys
• Informationsansvaret är inte tydliggjort i organisationen.
• Det finns brister i den interna kommunikationen. Räddningstjänsten har en webbplats,
www.räddningstjänstenjämtland.se, som renoverades under 2010 och saknar en fungerande
uppdaterande organisation.
• Vi använder informationskanaler som webbplatsen www.räddningstjänstenjämtland.se,
nyhetsbrev och personalsidan på webbplatsen, men det saknas riktlinjer för våra
informationsinsatser.
• Det finns ett behov av att bli bättre på att planera kommunikation.
• Det finns goda förutsättningar att förbättra informationsarbetet inom Räddningstjänsten
Jämtland. Här finns det bland annat möjligheter att använda den senaste teknologin för att
sprida information.
Strategi
• Vi ska upprätta rutiner för informationsarbetet genom en informationsgrupp bestående av
verksamhetschefer.
• Verksamhetsansvar innebär alltid informationsansvar.
• Vi ska planera vår kommunikation och våra kommunikationsinsatser.
• Vår information ska vara tillgänglig både internt och externt, och utgå från vår grafiska
handbok.
• Vi ska uttrycka oss tydligt och begripligt.
• Vi bör ta fram en kriskommunikationsplan som riktar sig till den personal som på något sätt
arbetar med information vid en krissituation. Den ska fungera som en vägledning i
kriskommunikationsarbetet.
2

Innehållsförteckning
1. Bakgrund............................................................................................................4
1.1 Kommunikation som process.......................................................................................... 4
1.2 Våra målområden.............................................................................................................4
2. Syfte.................................................................................................................... 5
3. Mål...................................................................................................................... 6
3.1 Mål för den interna kommunikationen...........................................................................6
3.2 Mål för den externa kommunikationen.......................................................................... 6
3.3 Handlingsplan................................................................................................................... 6
3.4 Så kan vi mäta våra mål...................................................................................................6
4. Nulägesanalys.....................................................................................................7
4.1 Kommunikationskanaler..................................................................................................7
4.1.1 Ägarkommuner........................................................................................................... 7
4.1.2 Kriskommunikationsplan............................................................................................7
4.1.3 Interna kommunikationskanaler..................................................................................8
4.1.4 Externa kommunikationskanaler...............................................................................11
4.2 Medarbetaruppföljning och kvalitativa intervjuer..................................................... 13
5. Strategi..............................................................................................................16
5.1 Informationsgrupp..........................................................................................................16
5.2 Kriskommunikationsplan.............................................................................................. 17
5.3 Planerad kommunikation...............................................................................................17
5.4 Uppföljning och utvärdering......................................................................................... 18
5.5 Våra interna kommunikationskanaler......................................................................... 19
5.6 Våra externa kommunikationskanaler.........................................................................20
3

f.
1. Bakgrund
1.1 Kommunikation som process
Kommunikation är en process för att överföra information från en punkt till en annan. Det kan
vara en tvåvägsprocess, alltså ett förlopp, där det sker ett utbyte av tankar, åsikter eller
information via tal, skrift eller tecken. Ofta har deltagarna i förloppet någon slags
överenskommelse om vad målet för eller orsaken till kommunikationen är.
En avsändare av ett budskap vill förmedla kunskap och för att vara säker på att det genererar
något form av handlade hos den tänkta mottagaren krävs en strategi. För att lyckas med en bra
kommunikation behöver vi:
• tydliga och för målgruppen väl kända informationskanaler.
• budskap som är anpassade för målgruppen och för den valda informationskanalen.
• ge mottagarna möjligheten att kunna återkoppla på ett enkelt och bra sätt.
1.2 Våra målområden
Viktiga fundament i kommunikationsstrategi är våra övergripande målområden:
• Stärka medborgarens förmåga att minska och förhindra olyckor.
• Effektivt och flexibelt resursutnyttjande före, under och efter olyckor.
• Attraktiva arbetsplatser med kompetenta medarbetare som trivs.
En annan viktig del i räddningstjänstens kommunikationsstrategi är också att ta hänsyn till FN:s
konvention om tillgänglighet som Sverige antagit och till Språklagen som trädde i kraft 2009.
Vi ska underlätta för alla att kunna förstå och ta del av vår information.
4

2. Syfte
Den här kommunikationsstrategin har som uppgift att skapa tydlighet i hur vi på bästa sätt når
ut med våra budskap till våra olika målgrupper. Den ska även beskriva hur vi ska upprätta en
plan för att genomföra arbetet.
5

3. Mål
Målet med kommunikationsstrategin är att skapa ett stabilt informationsarbete med en
fungerande organisation som kan agera och utvärdera. Den ska också hjälpa oss att satsa på och
utveckla väl fungerande informationskanaler.
3.1 Mål för den interna kommunikationen
Medarbetare på Räddningstjänsten Jämtland ska:
• vara kunniga, välinformerade och delaktiga.
• veta var mer information finns att hämta.
• vara tydliga med vilka förväntningar våra kunder kan ha på oss.
• bidra till en positiv bild av förbundet.
3.2 Mål för den externa kommunikationen
Medborgare, myndigheter, näringsliv och organisationer ska uppleva:
• vår information som lättillgänglig och begriplig.
• medarbetarna som välinformerade och kompetenta.
• att de känner till vilka verksamhet som vi bedriver i förbundet.
3.3 Handlingsplan
Varje år ska vi upprätta en handlingsplan för årets informations- och
kommunikationsaktiviteter. Den ska fungera som en övergripande årsplan och sedan ska varje
aktivitet ha en egen plan för utförande, uppföljning och utvärdering. Handlingsplanen tas fram
och beslutas av tjänstemännen i Informationsgruppen.
3.4 Så kan vi mäta våra mål
För att kunna mäta kommunikationsstrategins mål ska vi genomföra enkäter som visar vad
medborgare, myndigheter, näringsliv och organisationer söker i vår organisation.
Vi ska också använda den medarbetarenkät som genomförs vartannat år. Den ska innehålla
frågeställningar som ger värden kring till exempel vilken typ av information som medarbetarna
söker på personalsidan.
6

4. Nulägesanalys
Räddningstjänsten Jämtland bildades som ett förbund 2004 och ägs idag av kommunerna
Östersund, Strömsund, Krokom, Berg, Bräcke och Ragunda. Tidigare sköttes
räddningstjänstens verksamhet i de sex kommunerna av respektive kommun. Varje
räddningstjänst hade sin egen ledning som var förlagd till huvudtätorten i varje kommun.
Idag har vi cirka 550 medarbetare och avståndet mellan kårerna är stora i jämförelse med
landets övriga räddningstjänster. Den övergripande samordningen sker från Östersund och ute i
kommunerna finns tre stationsområden.
Vi består av totalt av en heltidsstation, 24 deltidsstationer och 20 räddningsvärn.
Informationsvägarna mellan heltids- och deltidspersonal är inte lika korta som tidigare och det
finns ett stort behov av ett samlat grepp om informationsarbetet.
Den här analysen visar att vi har goda förutsättningar att förbättra och utveckla väl fungerande
informationsvägar för både den breda allmänheten, näringslivet och medarbetarna. Framför allt
så har vi uppdaterat flera av våra informationskanaler med den senaste tekniken. Det som
saknas är en strategi för vilken information som ska ut när, till vem och genom vilka kanaler.
4.1 Kommunikationskanaler
4.1.1 Ägarkommuner
Idag kommunicerar vi med ägarkommunerna via så kallade ägarsamråd. En arena där ansvariga
chefer och förtroendevalda träffas för att gå igenom övergripande frågor kring verksamheten
och budget. De förtroendevalda som valts in i direktionen tar också själva med sig frågor från
räddningstjänsten till respektive kommun.
Ansvarig för hela vår verksamhet (förbundschef) blir några gånger per år kallad till
kommunfullmäktige och kommunstyrelse i ägarkommunerna. Där får ägarna en redovisning
kring vår verksamhet och budget.
Vi deltar också regelbundet i olika möten med förvaltningar inom områden som till exempel
förebyggande, alkoholtillstånd, byggsamråd och beredskapsplanering.
4.1.2 Kriskommunikationsplan
Idag har vi flera kriskommunikationsplaner som gäller för vår verksamhet. Samtliga är arv från
tiden innan vi bildade förbundet och vi ägdes av respektive kommun.
7

Vi är även delaktig i utvecklandet av den regionala kriskommunikationsplanen som tas fram av
Länsstyrelsen i Jämtlands län. Länsstyrelsen har ett samordningsuppdrag när det gäller
krishantering och det är särskilt tydligt när det gäller informations- och kommunikationsarbetet.
De organisationer som är med i utvecklandet av den regionala planen är bland annat
kommunerna, landstinget, energileverantörerna, Polismyndigheten och ett flertal statliga verk
och myndigheter.
Länsstyrelsen informationschef är ansvarig för detta nätverk och varje år hålls två stormöten.
Utifrån det unika samarbetet mellan blåljusmyndigheterna i Trygghetens Hus finns det en
långsiktig ambition att huset ska vara verksam som ett nationellt kriskommunikationscenter för
naturolyckor. Idag arbetar vi intensivt för att skapa rutiner i den gemensam räddningscentralen i
Trygghetens Hus. I arbetet har Länsstyrelsen tillsatt en samordnare som ska arbeta med
utvecklandet från 2011 och tre år framåt.
4.1.3 Interna kommunikationskanaler
Nedan följer en uppräkning av de interna informationskanaler som vi använt sedan starten
2004.
Det personliga mötet
Av alla de informationskanaler vi använder oss av är det personliga mötet det allra viktigaste.
Hur möteskulturen ser ut och hur informationen når fram ser lite olika ut beroende på om man
jobbar heltid eller deltid.
Heltidsbrandmännen i Östersund har gemensamt möte varje fredag för det arbetande skiftet
under dagen. Sedan träffas samtliga heltidsanställda för ett gemensamt möte två gånger per år.
Avdelningen förebyggande träffas en gång i månaden.
Från och med 2012 kommer administrativa gruppen att träffas en gång i månaden och övrig
dagtidspersonal kommer att träffas en gång per kvartal för genomgång av rutiner på
arbetsplatsen.
Nytt sedan hösten 2011 är också morgonmöten för alla heltidsanställda i Östersund. Där
informeras de anställda om dagens arbetsuppgifter.
Stationsansvariga för deltidskårerna kallar sina medarbetare till möte några gånger per år för att
informera om bland annat centrala riktlinjer för verksamheten. Informationen kommer från
förbundsledningen och chefen för deltidssektionen.
Några gånger per år åker vår ledning ut till alla deltidskårer för att informera om
verksamhetsförändringar och ta emot synpunkter.
Telefon
Idag genomförs större delen av vår kommunikation via telefon och växeln på Östersunds
kommun. Det gäller främst korta beslut. Telefonen användas på fler sätt än bara till samtal, vi
8

tar även emot till exempel RSS-flöden, e-post och sms. Här finns goda möjligheter att nå ut
med snabb information till alla våra medarbetare.
Konferenser i FirstClass
Efter fysiska möten och telefonen är e-post den mesta använda informationskanalen. Vi
använder kommunikationsplattformen FirstClass och idag finns det några interna konferenser.
Konferenserna används bland annat för att förmedla nyheter, dokument, korta meddelanden och
frågor. Idag är det främst dagtidspersonal som använder FirstClass.
Personalsidan
Arbetet med vår interna webbsida på www.räddningstjänstenjämtland.se startade för snart fyra
år sedan. Under 2010 genomgick hela webbplatsen en uppdatering och sedan den nya sidan
sjösattes har den uppdaterats sparsamt.
Alla stationer har en stationsinloggning som samtliga brandmän kan använda om de vill gå in
och hämta information.
Inloggningsstatistik för personalsidan visar att det är få som loggar in. Så här ser statistiken ut
för 2011 (endast ingångssidan):
Januari 96
Februari 84
Mars 95
April 43
Maj 143
Juni 59
Juli 32
Augusti 124
September 177
Oktober 133
November 230
December 219
Totalt 1435
9

Tio i topp för undersidor:
Blanketter 475
Lediga tjänster och
vikariat
321
Policys och reglementen 236
Fackliga 228
Protokoll 221
Brandposten 207
Om oss 207
Utbildningar 185
Kontakt 170
Felanmälan 140
Total trafik på
personalsidan
5517
På personalsidans förstasida publiceras nyheter, men den har överlag få läsare. Idag används
personalsidan, i huvudsak, för att berätta om verksamheter, verksamhetssystem och är en
samlingsplats för blanketter.
Personalsidan saknar en uppdaterande organisation och idag görs punktinsatser av våra
medarbetare för att hålla den fräsch. Det saknas också information kring hur medarbetarna kan
använda sidan. När ledningen besöker våra kårer är en stående punkt att informera personalen
om webbsidan och hur man loggar in på den.
Nyhetsbrevet Brandposten
Sedan förbundet startade i mars 2004 har förbundschefen skickat ut ett nyhetsbrev,
Brandposten, till samtliga stationer. Ungefär en gång i månaden mejlas Brandposten ut till
stationsansvariga med uppmaningen att informera medarbetarna. Antingen genom muntliga
möten eller att nyhetsbrevet skrivs ut och sätts upp på anslagstavlor.
Syftet med Brandposten är att informera medarbetare om övergripande förändringar och
nyheter som berör verksamheterna.
Larmskärmar
Under 2011 har larmskärmar kopplats in på våra stationer. De är kopplade mot SOS:s
10

utalameringar av bland annat olyckor. Vid larm får medarbetarna veta orsak och adress till
olycksplatsen.
När det inte pågår något larm står skärmarna stilla och då finns det goda möjligheter att
använda dem som informationskanal.
Grafisk manual
Under våren 2012 har vi fått en grafisk manual. Tidigare har det saknats gemensamma
bestämmelser och riktlinjer kring vad vårt förbund ska använda när vi kommunicerar olika
typer av information. Efter en upphandling av reklambyrå lämnades uppdraget till Koning &
Smith. De har under december månad tagit fram en manual och tillhörande digitala mallar.
Manualen innehåller de mest grundläggande digitala mallarna. Till exempel mallar för logotyp,
standardbrev, power point, broschyr, annons, blanketter och liknande.
Den grafiska manualen ska på ett lättillgängligt och pedagogiskt sätt beskriva användningen av
vår profil.
Aktivitetsplan
Varje verksamhet har idag varsin aktivitetsplan för att få en överblick kring vad som händer i
våra olika verksamheter. Det finns önskemål om att upprättats en gemensam aktivitetsplan i
lämpligt verksamhetssystem.
4.1.4 Externa kommunikationskanaler
Nedan följer en uppräkning av de externa informationskanaler som vi använt sedan
starten 2004.
Webbplats
Idag innehåller vår webbplats, www.räddningstjänstenjämtland.se, nyheter om vår verksamhet,
olycksuppdateringar, blanketter och handlingar, säsongsrelaterade kampanjer och länkar till
myndigheter.
Precis som med vår personalsida har den externa webbplatsen uppdaterats under 2010. Sedan
den nya sidan sjösattes har den uppdateras sparsamt och det saknas en redaktionell organisation
och riktlinjer.
Webbstatistiken för www.räddningstjänstenjämtland.se visar att webbplatsen har få besökare.
När man går in är det främst för att hämta blanketter och protokoll genom snabbvägen A-Ö.
Statistik för inloggningar (endast ingångssidan) 2011:
Januari 3197
Februari 2983
Mars 2942
April 2780
11

Maj 3488
Juni 2759
Juli 2463
Augusti 2712
September 3191
Oktober 3277
November 3197
December 3442
Totalt 36431
Tio i topp för undersidor:
Systemsidor A-Ö 15126
Om oss 4570
Kontakt 3863
Alla larm 2789
Nyheter/Nyhetsarkiv 2714
Blanketter 2651
Privatpersoner 2362
Företag och
organisationer
2340
Om oss/Verksamhet 2161
Om oss/Verksamhet/
Stationer
Totalt på
Räddningsförbundet
2101
160637
12

Trycksaker, annonser, medborgarmöten
De flesta broschyrer som vi ger ut kommer från Svenska Brandskyddsföreningen och
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Vi gör själva enbart ett fåtal broschyrer och
annonserar väldigt sällan i media. Under 2011 års julkampanj hade vi tv-reklamen ”Släck
ljusen” som visades hos ICA-handlare i Östersund. Annars väljer vi att annonsera när det
saknas medarbetare i förbundet.
Vid extrema händelser eller till exempel vid nedläggning av en brandstation har vi använt oss
av medborgarmöten.
Media
Media är ett sätt för oss att nå ut med vår verksamhetsidé och förebyggande information till
samhället. Vi ska inte bara rädda liv, egendom och miljö samt att skapa trygghet för alla.
Vi har också till uppgift att förhindra att bränder och andra olyckor inträffar och genom
förebyggande åtgärder se till att skadorna begränsas. Det här gör att media är en viktig kanal
mot våra största kunder, medborgarna. Under 2011 har vi tagit fram ett telefonnummer dit
media kan ringa och få information om pågående räddningsinsats vid en större olycka. Media
kommer då direkt till inre befäl. Numret är numera inarbetat hos media och finns även
publicerat på vår webbplats.
Under 2011 har vi även tagit fram en lista där media hittar kontaktuppgifter till förbundet. Den
hjälper media att hitta rätt i vår organisation och guidar deras frågor till rätt medarbetare. Listan
ligger publicerad på vår webbplats under rubriken Media.
4.2 Medarbetaruppföljning och kvalitativa intervjuer
Under våren 2011 genomförde vi en medarbetarenkät. 312 medarbetare fick svara på frågor
kring sitt arbete och sin arbetsplats. Svarsfrekvensen var 91 procent.
Enkäten innehöll påståenden som besvarades på en skala mellan 1-8, där 8 är mest positivt. När
resultatet av enkäten presenteras har svaren på enkäten omräknats till ett index mellan 0-100,
där 100 är mest positivt.
En av frågorna berörde hur medarbetare upplever våra informationskanaler och om de är väl
fungerande. Frågan fick indextalet 49. Värden från 70 och uppåt är bra värden. Värden mellan
50-69 är förbättringsområden som man får arbeta vidare med.
Värden mellan 49 och där under, är inte bra värden och måste hanteras omedelbart.
Indexvärdet 49 är alltså en tydlig indikation på att vi behöver se över hur informationsarbetet
fungerar och ta fram en eller flera förbättrande lösningar. Uppföljningen visade också att större
delen av våra medarbetare (index 80) söker aktivt information kring sitt arbete och sin
arbetsplats.
För att kunna komma lite närmare frågan kring den interna kommunikationen har sju
13

medarbetare, i olika befattningar och med en spridning från norr till söder, fått medverkan i en
kvalitativ intervju. Intervjupersonerna har fått svara på följande frågor:
• Genom vilka informationskanaler får du veta vad som pågår på din arbetsplats?
• Vilken fungerar bäst för dig?
• Vilken information behöver du? Vill du ha?
• Vilken information till personalen har vi på webben? Kan du ge något exempel?
• På vilket sätt använder du personalsidan? (Om du använder den.)
• Känner du till Brandposten?
• Har du några egna tankar och funderingar kring hur vi kan utveckla våra kanaler?
Genom vilka informationskanaler får du veta vad som pågår på din arbetsplats?
Genomgående svar från samtliga intervjupersoner är att de får sin information muntligen. Då
handlar det om fysiska möten med chefer för deltids- och heltidspersonal eller telefonsamtal.
Stationsansvariga har också angett e-posten som en viktig källa för information. Information
skickas ut från assistent på expeditionen via en stationsmejl. Den informeras sedan vidare av
stationsansvariga till deltidspersonal under övningstillfällen.
En intervjuperson säger att 70-80 procent av informationen fås muntligen.
Några anger också att de får information utskickad på papper och ett exempel på det är stabens
informationsbrev Brandposten. En intervjuad berättar att det även går ut sms-meddelande från
stationsansvarig inför möten och information.
Vår webbplats kommer upp som en möjlig kanal, men få loggar in där. Någon uttrycker det så
här: ”Sedan har vi också hemsidan, men jag är inte in där så mycket. Den uppdateras inte så
ofta, men det är ju på uppbyggnad. Förhoppningsvis blir den bättre framöver.”
Vilken informationskanal fungerar bäst för dig?
Samtliga intervjuade tycker att muntligt möte är den bästa informationskanalen. Några tycker
också att information via mejlen och pappersutskick fungerar bra. Någon går gärna in på
webbplatsen, men saknar regelbundna uppdateringar för att den ska fungera informativt.
Vilken information behöver du? Vill du ha?
På frågan svara de flesta att informationen de behöver är arbetsförändringar inom den egna
verksamheten och förändringar i hela organisationen. Exempel som tas upp är beslut, stadgar,
lagändringar, utrustning, nya på jobbet, vem som har inre befäl och presentation av vem som
arbetar med vilka frågor inom förbundet. En av de som intervjuats uttryckte sitt behov så här:
”Saknar jag någon information går jag till min stationschef. Har inte han svaret, får han ta reda
på det.”
Vilken information till personalen har vi på webben? Kan du ge något exempel?
Ett genomgående svar på denna fråga är att de sällan eller aldrig är in på vår webbplats, varken
på den sida som vänder sig till personalen eller den som vänder sig till allmänheten. En
14

intervjuad har ingen dator, men berättar att det finns möjlighet att använda dator på stationen.
Det finns även intervjuade som inte vet vilken inloggning som ska användas för att komma in
på vår personalsida.
De som varit in på personalsidan berättar att det finns möjlighet att ladda ner blanketter som rör
till exempel löner, reseräkningar, försäkringar.
På vilket sätt använder du personalsidan? (Om du använder den.)
De intervjuade använder sällan personalsidan. De som arbetar som stationsansvarig eller inom
staben använder den främst för att hämta blanketter. En anställd på administrationen berättar:
”Det vanligaste är att jag tar ut blanketter som vi har samlat där. Det kommer ofta förfrågningar
från deltidsstationerna om jag kan skriva ut blanketter eftersom många inte har skrivare”.
En av de intervjuade vill kunna använda personalsidan som en kunskapsbank med information
som kan ge verksamhetsnytta. Men den funkar inte så idag.
Känner du till Brandposten?
I stort sett alla känner till vårt informationsblad som skickas ut från staben ungefär en gång i
månaden. Av de intervjuade är det deltidsbrandmännen som till viss del förväxlar Brandposten
med branschtidningar.
Har du några egna tankar och funderingar kring hur vi kan utveckla våra kanaler?
Flera av de intervjuade har egna tankar kring hur vi kan utveckla sina kanaler. Någon
uppskattar de informationsmöten som staben genomfört under 2011. Den muntliga kontakten är
viktig och ger bättre kommunikationsmöjligheter än pappersutskick. En önskan finns att den
här typen av möten genomförs två gånger i halvåret. Några av de intervjuade har funderat kring
användandet av de nya larmskärmarna för digital utalarmering. Någon berättar om lyckade
exempel från sitt heltidsjobb inom skolan. Där har man använd skärmarna för
verksamhetsinformation. ”Det vore till exempel bra att använda som informationskanal för nya
brandmän”, förklarar den intervjuade. Informationen bör även gå att skriva ut eller e-posta.
En av intervjuade har också funderat kring de nya larmdosorna som tas i bruk vid årsskiftet. En
tanke är att kunna använda dem vid viktig personalinformation, men med en annan signal när
det går ut ett sådant meddelande.
Några intervjuade ser gärna att personalsidan utvecklas till en kunskapsbank för medarbetarna.
Den ska innehålla nyheter, artiklar, reportage, övningsfilmer och tips som får fler att vilja gå in
och söka information. ”Om alla sedan känner till den så kanske fler använder den. Det kanske
upplevs som krångligt med ett inlogg” och ”Personalsidan behöver bli mer intressant”, svarade
några av de intervjuade. En av de intervjuade saknar information på personalsidan som
förklarar vem som gör vad i förbundet. En sida om vem som svarar på vilka frågor som rör
förbundet och personalfrågor.
15

25. Strategi
Under året ska vi informera om vår service och vår verksamhet. Det vill säga: all vår service
och vår verksamhet ska finnas beskriven på ett begripligt och tillgängligt sätt. Alla större
utvecklingsprojekt och förändringar ska vi också informera om.
5.1 Informationsgrupp
Idag saknas ett strukturerat informationsarbete inom vår räddningstjänst. Under hösten 2011
har vi köpt in en informatör från Infobyrån på Östersunds kommun. Det är ett steg mot ett
organiserat informationsarbete.
Nästa steg är att starta en informationsgrupp med tydligt mandat att kvalitetssäkra all typ av
information som går ut internt och externt. Idag finns ett stort behov av en grupp som
kontinuerligt arbetar med information och sprider kunskap inom hela förbundet så att vi
effektivt förmedlar budskapet om att vara en och samma organisation.
Gruppen ska bestå av representanter från våra olika verksamheter. Syftet och målet för gruppen
är att information, både internt och externt, ska vara lättillgänglig, aktuell och lättförståelig. I
detalj kan målet delas upp i tre delar:
1) Vi måste få in informationstänket i verksamheten. Det innebär att lära oss hitta positiva
nyheter i vårt dagliga arbete och sprida information inom flera olika kanaler.
Vi ska visa upp för alla kårer och kommuner vad vi jobbar med samt ge en positiv bild av vårt
arbete i medierna. Nyheter kommer alltid någonstans ifrån – de kan lika gärna komma från oss
som från journalisterna.
2) Vi ska se till att all information som sprids internt och externt ska ske utifrån de
mallar, riktlinjer och styrdokument som finns inom organisationen. Vi ska synas, höras och
förstås av alla. All information ska vara tillgänglig.
3) Vi ska arbeta för att stärka gemenskapen inom räddningstjänsten och dela med oss av det
som vi gör bra. Genom att informera varandra om arbetssätt och strategier kan vi också
inspirera och influera varandra.
Varje år uppdaterar vi vår kommunikationsstrategi. Utifrån den övergripande strategin ska
sedan informationsgruppen göra en handlingsplan. Planen ligger till grund för arbetet under
året och förklarar specifika arbetsuppgifter, utbildningstillfällen och så vidare.
Gruppen träffas en gång i månaden. På träffarna går vi igenom nyheter och vilket gensvar det
fått både internt och externt. Respektive område informerar gruppen om eventuellt producerat
16

informationsmaterial och pågående projekt. Representanterna ska även ta med sig synpunkter
och frågor från sitt område – det är viktigt att alla känner att de berörs av arbetet som sker inom
gruppen.
Gruppens medlemmar ska ha en chefsposition inom sitt område, eftersom verksamhetsansvar
också är informationsansvar. Det innebär ansvar för att all information som de anställda
behöver finns tillgänglig och att information till allmänheten är aktuell och riktig. Därför bör
representanten vara en chef.
I slutet av varje år ska informationsgruppens arbete följas upp utifrån den aktuella
handlingsplanen med mätbara mål. Nya mål ska sättas upp utifrån hur de gamla uppfyllts och
skrivas ned i en ny handlingsplan som tar vid där den gamla slutar.
I informationsgruppen ska det ingå medarbetare från följande befattningar och avdelningar:
• Förbundschef
• Inre befäl
• Förebyggande
• Metod och taktik
• Ansvarig för deltidsbrandmännen
• Teamchef (ansvarig för heltidsbrandmännen)
• Informatör (sammankallande, sekreterare)
5.2 Kriskommunikationsplan
Den kriskommunikationsplan som finns idag är inte uppdaterad sedan vi blev ett
förbund. Idag är vi fler som arbetar i samma organisation och planen behöver
uppdateras för att stämma överens med verkligheten.
Den kommande kriskommunikationsplanen ska fungera som en vägledning i
kommunikationsarbetet om en krissituation uppstår. Syftet är att föra krishanteringen framåt
och målet är att medborgarna och samhället ska påverkas så lite som möjligt av det som
inträffat.
Informationsgruppen bör under 2012 föreslå direktionen en uppdaterad
kriskommunikationsplan.
5.3 Planerad kommunikation
Planerad kommunikation ska användas när verksamheten ska kommunicera ut en mer
omfattande information mot allmänheten, medarbetarna eller media. Då ska man upprätta en
kommunikationsplan. Den ger en överblick och anger bland annat tidsrymd och ansvarig för
genomförandet.
17

Vi bör även under 2012 ge chefer med verksamhetsansvar möjligheten att genomföra en kurs i
Planerad kommunikation. Nedanstående mall kan användas vid planering:
5.4 Uppföljning och utvärdering
För att vår kommunikation eller våra informationsinsatser ska bli framgångsrika är det viktigt
att genomföra en uppföljning eller en utvärdering efter insatser. De visar eventuella effekter av
det som genomförts och ger en möjlighet att kunna sprida goda erfarenheter till andra. Idag
saknas det en fungerande metod för uppföljning och utvärdering.
En uppföljning ska användas för att kontinuerligt granska informationsinsatser. Ett exempel på
där en uppföljning ska genomföras är utvecklandet av larmskärmarna som en intern
informationskanal. Nedanstående mall används vid en uppföljning:
En utvärdering är en mer noggrann bedömning av en informationsinsats. Ett exempel på en
utvärdering är den medarbetarenkät som genomfördes under 2011. Det är ett utmärkt sätt att
mäta hur våra mål uppnåtts.
18

Till kommande undersökningar ska informationsgruppen ges möjlighet att vara med i arbete
med att ta fram ett frågeunderlag. Utifrån resultaten från medarbetaruppföljningen ska sedan
gruppen sammanställa och analysera resultaten.
Följande ord kan vara till hjälp vid analyserna:
– Skillnader?
– Tendenser?
– Samband?
– Orsaker?
Analysen ska ge en helhetsbedömning i förhållande till målen. Den ska söka framgångsfaktorer
eller orsaker till varför man inte når målen. Analysen ska också ge underlag för kommande
åtgärder.
5.5 Våra interna kommunikationskanaler
Det personliga mötet
Mötet mellan chef och medarbetare är vår viktigaste interna kanal och ska prioriteras. Det visar
inte minst den rundringning som kompletterade medarbetarenkäten. Varje verksamhetschef
ansvarar för att medarbetarna får den information de behöver.
Grafisk manual
Avsikten med den grafiska manualen är att skapa en sammanhållen profil för Räddningstjänsten
Jämtland. Genom manualen ska det vara möjligt att:
• trots räddningstjänstens spridning av kårer i hela länet visa mottagarna av informationen en
tydlig, gemensam, avsändare.
• underlätta kommunikation med olika målgrupper och kommunicera räddningstjänstens
verksamhet på ett professionellt och trovärdigt sätt.
• göra ekonomiska besparingar genom en standardisering av trycksaker, annonser med mera.
Målen med manualen är:
• att få en heltäckande, funktionell och sammanhållande profil för räddningstjänsten.
• att räddningstjänstens användning av logotyper och grafiska element fastställs.
• att få ett verktyg för att på ett pedagogiskt sätt visa och förklara för räddningstjänstens
medarbetare hur den gemensamma profilen ska användas.
För att ge våra medarbetare möjligheten att känna till den nya manualen bör den placeras på en
lättåtkomlig plats där man enkelt kan hämta materialet. Ledning och verksamhetsansvariga bör
också planera in informationsaktiviteter kring manualen, förslagsvis vid fysiska möten. En
informationsplan ska tas fram för att tydliggöra och underlätta informationsinsatser.
19

Personalsidan
Vår huvudkanal för interna nyheter, händelser och information är personalsidan.
Personalsidan gör det möjligt för tätare kontakt med de medarbetare som använder
dator i sitt dagliga jobb. Här har chefen chans att snabbt kunna informera sina
medarbetare om vad som händer i organisationen. Smartphones är ett alternativ för
de medarbetare som inte använder dator.
Under 2012 ska informationsgruppen ta fram en organisation för hur personalsidan
ska uppdateras i framtiden.
Larmskärmar blir informationskanal
Larmskärmarna ska från och med 2012 ta över nyhetsbrevet Brandpostens roll som kanal för
övergripande nyheter och förändringar som berör verksamheterna. Skärmarna ska vara en kanal
för veckonyheter som rör räddningstjänsten i stort. Informationsgruppen och förbundschefen
ger klartecken för vilken information som ska publiceras. Informationen uppdateras en gång i
veckan av informatör och presenteras med korta informationstexter på en rullande power point.
Brandposten kommer att finnas kvar som informationskanal vid behov av utskick från
förbundschefen.
Aktivitetsplan
Aktivitetsplanen är en administrativ åtgärd som ska ge vår administration en överblick kring
vad som händer i våra olika verksamheter. Vi har undersökt om vårt verksamhetssystem KÅR
kan erbjuda en lösning. Enligt systemutvecklare på KÅR finns det ingen bra lösning för
aktivitetsplanering.
Nu undersöker vi istället om det går att göra en kalenderlösning i kommunikations-plattformen
FirstClass. Frågan ligger just nu hos DataCenter. Det finns även ett förslag på att sätta upp en
aktivitetstavla på räddningstjänsten i Östersund. Tavlan skulle medvetandegöra de centrala
verksamhetsplanerarna om pågående eller kommande aktiviteter.
Informationsgruppen går vidare med frågan och tar beslut om förslag under 2012.
5.6 Våra externa kommunikationskanaler
Webbplats
Vår webbplats är huvudkanal för extern information. Här ska det finnas sådan information som
medborgarna kan tänkas behöva, till exempel nyheter och pressmeddelanden. Webbplatsen är
ett utmärkt sätt för oss att marknadsföra vårt förbund.
Idag saknar webbplatsen redaktionella riktlinjer och en fungerande uppdaterande organisation.
Hela webbplatsen behöver ses över från textinnehåll till behov av sökvägar. Under 2012 ska
informationsgruppen fastställa kanalens syfte, målgrupper, ansvars- och
uppdaterarorganisation. Gruppen ska även ta fram en lathund för uppdaterare.
20

Media
En god målsättning i våra kontakter med media är att vi tar initiativ till att föra ut vårt eget
budskap. För att skapa förståelse och framtida uppslag bör nyckelpersoner i räddningstjänsten
gå en mediautbildning.
Medarbetarna ska få förstahandsinformation om vad som händer i verksamheten och i
möjligaste mån få information, helst före men senast samtidigt som media, medborgarna och
omvärlden.
Klarspråk
Den 1 juli 2009 fick Sverige en språklag. Lagen säger bland annat att språket inom offentlig
verksamhet ska vara ”enkelt, begripligt och vårdat”. Dessvärre är många myndighetstexter
svårlästa med långa meningar, svårbegripliga termer och förkortningar. Skriver du kortfattat,
enkelt och tydligt är chansen betydligt större att din text blir läst – och förstådd. Det här gäller
alla texter, från tjänstemannaskrivelser till broschyrtexter.
Strategin för vår information ska vara att oavsett målgrupp ska informationen vara lättbegriplig
och lättillgänglig. Det innebär att vi inte ska använda fackuttryck eller komplicerade termer.
För att komma igång med klarspråkarbetet bör de medarbetare som arbetar med till exempel
tjänstemannaskrivelser få gå en kurs i just klarspråk.
21

Räddningstjänsten Jämtland
063-14 47 00, Fax 063-14 30 10
raddningstjanst@ostersund.se
www.räddningstjänstenjämtland.se
Besöksadress: Fyrvallavägen 4, Östersund
Postadress: Box 71, 831 21 Östersund
22