3:lZ - Landstinget Dalarna

ABCD03'\ 5'. //Ild.l·tillgel IlalamaJ rendeb.m 'dllillg och beslutsunderlag20/0·01-10Vidare besk river handboken regler och rutiner för hur tjänstemannaor gan isationen ska handläggaärenden i den polit iska ärende- och beslutsprocessen. Med hjälp av ärendehandboken är målsättningenatt hela ärcndchantcrings proccsscn, från postöppni ng till arkivläggning. kan komma althanteras mer effektivt, enhet ligt och på ett juridiskt korrekt sätt.Ansvaret får att ärendehandboken följs är ålagt respektive chef. Sekreterarna har i sin tur iuppdrag att skicka tillbaka beslutsförslag till handläggare om dok umenten inte uppfyll erärendehandbokens reg ler och rutiner. Vi har uppfattat au detta innebär ett ansvar få r respektivese kreterare att kontrollera om beslutsförslagen motsvarar regelverk ets krav. Det ålig ger dock intesekreterarna att bedöma sakinnehållet i beslut sunderlagen , 0 111 ärende t tir alt anse so m tillräckligtutrett eller om kvaliteten är att anse som fullgod m.m.Kommentarer:Landstingsfullmäktige fastst ällde ärendehandboken i juni 2009. I sammanhange t noterar vi dockatt utarbetandet av ärendehandboken har pågått under ganska lång tid. v år uppfattning är änd åposi tiv i de n bemärkelsen att ärendehandboken visar på cn hög ambitionsnivå, vad gällcr attåstadkomma en ändamålsenlig och kvalitetssäkrad ärendeh antering i landstin get. Det pågårplanering för att implementera styrdok umentet. Vi konstat erar dock att det ännu inte skett någradirek ta insatser for att implementera styrdokumentel. Efte rlevnaden lir därmed fortfarandemarginell. Vi har uppfattat att ansvaret fö r implementeringen å ligger huvudkontore t och desskanslienhet.Gcnom vår granskning har vi konstaterat alt det finns stora utvecklingsbehov inom grans kningsområdet.Vid intervjuerna har vi fått samstämmiga synpunkter so m innebär alt ingen är nöjd medärendeberedningen i ett generellt perspektiv . lnställningcn oc h den rådande kulturen tillärendeberedning m åste förändras. Eftersom beredning av ärenden är en centra l funktion i denrepresentativa demokratiska processen och en förutsättning får e ffektivitet och god produktivitet iverksambete rna är det högst rimligt alt en mycket hög grad av profe ssionalism råder i ärendeberedningens alla beståndsdelar.Eftersom a lla de intervjuade haft syn punkter på ärendeberedningen har vi ställt frågor om varforåterkommande prob lem inte åtgärdats. Vi har möts av påståe nden so m kan tolkas som " att det ärinte m itt bord/ansvar att få ordninge n på processerna". Om flertalet har denna instä llning och denhögsta led ning en inte tar tillräck liga initiativ kornmer naturligtv is den nidande kult uren att bestå.Ett praktexempe l so m belyser problematiken är beslutet om den så kallade ärendehandboken .Handboken fastställdes ror dry gt 6 månader sedan och vi har inte mu något exem pe l som tyder påatt någo n följe r handboken fu ll ut. Vi mena r att ansvariga chefer måste se till att handboken följs.Följs ändå inte handboken måste högsta lednin gen, med land stingsdircktörcn i spetse n, på etttyd ligt sätt mar kera vad som gäller inom området. Om inte ansvar utkrävs kommer ärend e­beredn ingen även fort sättningsv is attleva med stora brister.Vidare har vi informerats om alt rcv idcringar/uppdatcringar av ärendehandboken kornmer att ske.Bland annat ska dokumentet kompletteras med en Inledning, skriven av land stingsdirektören. Iövrigt är de t företrädelsovis redaktionella förändr ingar, bl.a. ska årta let -'2009" tas bort , då tankenär att sty rdok ument ska gälla över tid .\6