Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Zajednički kalendar olakšava rad udaljenih članova tima<br />
đeno je nekoliko predložaka workplaceova koji<br />
su prilagođeni pojedinim namjenama.<br />
Svi Grooveovi workplaceovi, alati i podaci<br />
pohranjeni su na računalu svakog člana tima.<br />
Groove sinkronizira kopiju workplacea, alata i<br />
podataka čak i ako članovi nisu nikada istovremeno<br />
na mreži ili ako su članovi na mreži iza<br />
firewalla. Groove nema, poput SharePointa,<br />
funkcionalnost check in - check out, tj. zaključavanje<br />
dokumenta za druge dok ga jedan korisnik<br />
uređuje. To znači da svaki član tima može<br />
istovremeno uređivati istu datoteku, odnosno<br />
kopiju datoteke na svom računalu. Kad se to<br />
dogodi, prilikom sinkronizacije Groove će se<br />
pobrinuti za očuvanje svih podataka i omogućiti<br />
članovima tima da razriješe konflikt. Promjene<br />
što ih je učinio član tima koji je prvi spremio<br />
datoteku u Groove bit će spremljene u originalnu<br />
datoteku. Svim ostalim članovima tima bit<br />
će ponuđeno da svoje promjene spreme u novu<br />
“Posebno nas je<br />
obradovala mogućnost<br />
jednostavnog dijeljenja<br />
foldera”<br />
Prozor za pokretanje pojedinih radnih mjesta<br />
“konfliktnu” verziju dokumenta. Kad se dogodi<br />
ovakav slučaj, članovi tima trebaju komunicirati<br />
i odlučiti kako najbezbolnije razriješiti ovu situaciju<br />
a da se ne izgube promjene koje su unijeli<br />
u dokument. Svima onima koji žele imati jaču<br />
kontrolu nad verzijama dokumenata sugeriramo<br />
uporabu alata SharePoint Files u Grooveu i<br />
SharePointa zajedno.<br />
Osoba koja je kreirala workplace može dodjeljivati<br />
različita prava ostalim članovima tima<br />
za svaki alat posebno. Moguće su tri različite<br />
uloge: Manager, Participant i Guest. Manager<br />
obično ima sva prava na workplaceu, Participant<br />
može uređivati dokumente, pozivati nove<br />
članove i dodavati nove alate u workplace,<br />
a Guest obično ima samo prava čitanja bez<br />
mogućnosti izmjena. Za svaku ulogu Manager<br />
može tijekom rada mijenjati prava. Uobičajeno<br />
je da je stvaratelj workplacea ujedno i<br />
Manager, a da su pozvani suradnici s ulogom<br />
Participant.<br />
Sve promjene koje se događaju, bez obzira<br />
na to koji član tima ih je napravio, bit će sinkronizirane<br />
i sudionici će dobiti upozorenja.<br />
Razine upozorenja za svaki pojedini alat i cijeli<br />
workplace moguće je prilagoditi vlastitim potrebama.<br />
Alati<br />
Prilikom kreiranja novog workplacea moguće<br />
je odabrati standardni workplace koji obično<br />
ima samo alate Files i Discussions. Kasnije je<br />
u workplace moguće dodati i druge alate. Ako<br />
prilikom stvaranja workplacea želite dodati<br />
nove alate, odaberite Custom Workplace i<br />
dodajte alate prema želji. Svaki alat može se i<br />
ukloniti, no pri tome budite oprezni jer će nakon<br />
uklanjanja sav sadržaj koji je bio u njemu<br />
biti obrisan bez mogućnosti povrata.<br />
Files je alat za stavljanje datoteka koje se žele<br />
dijeliti i na njima zajednički raditi. Moguće je<br />
kreirati strukturu mapa prema želji. Datoteke<br />
koje se smještaju u Groove su kopije datoteka<br />
iz datotečnog sustava, tako da se izmjene koje<br />
se rade na datotekama u Grooveu ne zrcale<br />
automatski na izvorne datoteke u datotečnom<br />
sustavu. Po završetku rada na datotekama u<br />
Grooveu potrebno je ručno kopirati datoteke<br />
iz Groovea na datotečni sustav.<br />
Discussion je alat za klasičnu raspravu u<br />
obliku foruma. Moguće je otvarati teme,<br />
odgovarati na poruke i smještati poruke u<br />
kategorije. Uz svaku poruku moguće je zakačiti<br />
i datoteku. Kalendar pruža standardne<br />
mogućnosti zakazivanja sastanaka, no nema<br />
pc_chip/srpanj.kolovoz_07/helpdesk<br />
Workspace Managerom upravlja se postavkama svih workspaceova<br />
naprednijih mogućnosti koje će očekivati,<br />
primjerice, korisnici Outlooka. Ovdje spomenimo<br />
da je Microsoft u ovoj verziji Groovea<br />
izbacio integraciju s Outlookom i najavio da će<br />
tu mogućnost dodati kasnije kad je unaprijedi.<br />
Kao dodatak kalendaru je alat Meetings koji<br />
nudi naprednije mogućnosti organiziranja<br />
sastanaka i definiranje različitih podataka vezanih<br />
uz sastanak, kao što su sudionici, dnevni<br />
red, bilješke i zaključci. Ovo nam se posebno<br />
svidjelo jer svi članovi tima imaju uvid u sve<br />
detalje sastanka. Notepad je standardni rich<br />
text editor za bilješke. Nema mnogo naprednih<br />
alata za formatiranje, no za brzo bilježenje<br />
smatramo ga dostatnim.<br />
Pored standardnog alata Files za rad s datotekama<br />
postoji i poseban alat Pictures za dijeljenje<br />
i pregledavanje slika. Tu je i Sketchpad,<br />
s mogućnošću skiciranja i sposobnostima čak<br />
ispod razine Painta. Dakle, može poslužiti za<br />
nuždu, no smatramo da bi trebao biti mnogo<br />
moćniji.<br />
Unatoč ovim ograničenjima i nedostacima,<br />
smatramo ipak da najvažniji alati, a to su po<br />
našem sudu Files, Meetings i Discussion,<br />
imaju sve što je potrebno za učinkovit rad<br />
timova.<br />
Dijeljenje foldera<br />
Posebno nas je obradovala mogućnost jednostavnog<br />
dijeljenja foldera na datotečnom sustavu<br />
kroz Groove. Klikom na već spomenutu<br />
zelenu ikonu na traci s alatima u prozoru My<br />
Computer ili Windows Explorer trenutačno<br />
prikazani folder i njegov sadržaj moći ćemo<br />
podijeliti s drugim članovima tima. Pri tome<br />
će se na njihovim računalima nakon sinkronizacije<br />
kreirati kopije našeg foldera i svatko od<br />
njih moći će dodavati, mijenjati ili uklanjati<br />
datoteke. Nakon svake sinkronizacije sve<br />
promjene će se primijeniti na svim računalima<br />
koja sudjeluju u dijeljenju. Moguće je<br />
dijeliti foldere ne samo s drugim korisnicima,<br />
nego i s drugim vlastitim računalima. Ovo<br />
je posebno zanimljivo korisnicima koji rade<br />
na više računala, primjerice na poslu, na prijenosnom<br />
računalu i na računalu kod kuće.<br />
Uporabom Groovea moguće je svoje foldere i<br />
dokumente imati sinkronizirane na svim svojim<br />
računalima.<br />
Kod dijeljenja foldera kroz Groove u samom<br />
prozoru bit će integrirane i Grooveove funkcije<br />
za upravljanje datotekama, ali i chat za<br />
instantnu komunikaciju s ostalim članovima<br />
tima. Svakako isprobati.<br />
181
Change language