TEMA 1 - Shared Services - Økonomiforum

More documents

Recommendations

Info

shared services de vigTigsTe fOrdele ved sTATeNs AdMiNisTrATive serviceceNTre I rapporten ”Administrative servicecentre i staten” gengives en liste over de fordele, som det giver at etablere større administrative servicecentre: n Øget digitalisering og standardisering fører til optimering af centrale processer og giver bedre mulighed for at lære af bedste praksis. n Der kan mobiliseres øget ledelsesopmærksomhed på de administrative funktioner som følge af, at der etableres centre, hvor de administrative opgaver er kerneopgaven. n Der etableres mere attraktive og udviklende administrative arbejdspladser, hvor der er fokus på netop den type kompetenceudvikling, som er tilpasset de administrative medarbejdere. n Samlingen af de administrative ressourcer giver mere bæredygtige faglige miljøer, hvor der er større mulighed for sidemandsoplæring og for specialisering. n Der kommer en forbedret dokumentation og styrbarhed, når ydelserne standardiseres og måles mere systematisk. n Det bliver nemmere at arbejde fokuseret med at optimere servicen over for centrenes brugere eller kunder, idet der kan måles mere systematisk på kundetilfredshed og anvendes en mere bredspektret kanalstrategi på tværs af medier som supportcenter, hjemmesider, personlig kontakt og lignende. n Endelig vil en professionalisering og udvikling af de administrative funktioner give en positivt afsmittende effekt på de ikke-administrative dele af ministerierne. Dels vil der være mulighed for at fokusere mere entydigt på at løse ministeriernes kerneopgaver, dels vil en smidig og professionel administration gøre det nemmere at være ansat i ministerierne. Kilde: Finansministeriets rapport om ’Administrative servicecentre i staten’, februar 2008. Tidsplanen ser således ud: n 4. kvartal 2008: Bølge 1: De mest modne og mindst komplekse enheder. n 1. halvår 2009: Bølge 2: enheder med etablerede, erfarne administrative servicecentre. n 2 halvår 2009: Bølge 3: enheder med nyetablerede administrative servicecentre, og enheder uden erfaring på området. n 1. halvår 2010: Bølge 4. De mest komplekse enheder overføres. Hvert år er alt overførelsesarbejde indstillet fra 1 december til 1 marts på grund af årsafslutningsarbejdet med regnskaber og budgetter. Det er dog ikke alle enheder i staten, der bliver overført til dette center, idet de enheder, der ikke kører det statslige eRP-system Navision Stat, men bruger eRP-systemet SAP, bevarer deres nuværende servicecentre. Det gælder blandt andet forsvaret, SKAT og beTydelige effeKTiviseriNgsgeviNsTer ØKONOMiCHefeN ·.· 3. KVARTAL · 2008 Naviair, dvs. kontroltjenesten i Københavns Lufthavn. Der er i øvrigt ikke plads på Økonomistyrelsens nuværende adresse tæt ved Kongens Nytorv til at opbygge det nye centers hovedafdeling. Derfor er man i gang med at finde egnede lokaler, hvor man fremadrettet kan bo, men indtil det er på plads, flytter medarbejderne ind på Økonomistyrelsens nuværende adresse. Der er en række opgaver, som fortsat vil skulle varetages af institutionerne herunder bl.a. finanslovsarbejdet, budgetarbejdet, tilrettelæggelse af økonomistyringen og opfølgningen på regnskabet i forhold til finanslov og budgetter. Derfor er det også væsentligt, at institutionerne har kompetencer til at varetage disse opgaver efter overflytningen af de øvrige opgaver til centret, fortæller Lone Strøm og tilføjer: ”Det gælder om at lægge snittet det rigtige sted, og der ligger et stort stykke arbejde til grund for at få det på plads.” En international undersøgelse fra 2005 viser, at 34 % af de private virksomheder, der anvender administrative fællesskaber på økonomiområdet, har opnået omkostningsbesparelser på mellem 21 % og 40 %. Andre 34 % har opnået besparelser på mellem 11 % og 20 %. Samtidig har størstedelen af virksomhederne opnået forbedringer af kvalitet og service i administrationen. Kilde: Hackett og Accenture, 2005. The Fourth Annual European Shared Services Organisation Study. Gengivet i Finansministeriets rapport om ’Administrative servicecentre i staten’, februar 2000. Økonomichefen er et eMagasin udgivet af Økonomiforum ApS
ØKONOMiCHefeN ·.· 3. KVARTAL · 2008 Alt materialet i den forbindelse er pt. i høring i samtlige ministerier, men snittet vil også kunne justeres løbende i samarbejde med institutionerne. 180 versioner af Navision stat Samtlige statsinstitutioner, der bruger Navision Stat, skal således have overført deres økonomiadministration til Økonomistyrelsens servicecenter. Det lyder måske som en ret simpel opgave. Men det er det absolut ikke, fortæller Lone Strøm: ”Vi har 180 enheder, der alle bruger Navision Stat, men det har vist sig, at de bruger det på lige så mange forskellige måder. fx fordi de har fået lavet forskellige tilretninger, eller fordi det er integreret med andre it-systemer, både eksterne og interne.” ”Vi har iværksat et særskilt projekt med at ensrette brugen af Navision Stat i det nye center, men alle vil ikke kunne bruge præcis samme version. i stedet har vi lavet en standardløsning, som vi forventer at 70-80 % af enhederne kan bruge; og derudover forventer vi, at vi blive nødt til at køre måske 8 eller 10 specialversioner med forskellige grænsefl ader til de forskellige eksterne it-systemer, som enhederne fortsat vil have brug for fuld integration til.” fast betaling en af de problemstillinger, der er blevet ofret mange kræfter på i forbindelse med oprettelsen af de to servicecentre, er afregningen mellem kunderne og centrene. i Økonomichefen er et eMagasin udgivet af Økonomiforum ApS risici ved AT eTAblere AdMiNisTrATive serviceceNTre i sTATeN I rapporten ’Administrative servicecentre i staten’ gengives desuden en liste over de risici, som kan være forbundet med at etablere større administrative servicecentre i staten: n Det kan mindske muligheden for at give individuelle ydelser og fl eksibilitet. n Det kan betyde mindre nærhed og tab af strategisk administrative kompetence, hvilket kan føre til opbygning af uønskede dobbeltfunktioner. n Det kan føre til kulturforskelle og manglende organisatorisk opbygning. n Det fører ikke altid til de forventede gevinster. n Det kan føre til, at det i en overgangsperiode er svært af fastholde de kvalifi cerede medarbejdere. n Det kan føre til et midlertidigt fald i produktiviteten. I rapporten understreges derfor: ”At det er vigtigt at disse risici anerkendes og adresseres eksplicit i designet af de nye servicecentre. Herved sikres, at risici minimeres, medens de potentielle fordele bliver realiseret.” Kilde: Finansministeriets rapport ’Administrative servicecentre i staten’, februar 2008. nogle private virksomheder, blandt andet i Berlingske Media koncernen, som man kan læse om andetsteds i dette nummer af Økonomichefen, er man gået så langt, at servicecentret er blevet et selvstændigt profi tcenter, ja endda et selvstændigt aktieselskab, der løbende fakturerer kunderne i forhold til deres træk på centret, og som endda har mulighed for at sælge sine ydelser til andre virksomheder. Så langt går man ikke med de to nye statslige servicecentre, men det er visionen, at betalingen på længere sigt skal være aktivitetsafhængig ud fra trækket på servicecentrenes ydelser. Det vil dog i en overgangsfase blive en fast betaling for ydelserne, som fastlægges i forbindelse med indfasningen til centret, hvor mængden af opgaver og medarbejdere vil være en nøgle for beregning af prisen. ”Men vi arbejder på at indføre et mere differentieret afregningssystem, hvor vi løbende måler, præcis hvor mange og hvilke typer transaktioner centret håndterer for hver enkelt enhed og derefter opkræver betaling i forhold til dette ressourcetræk,” tilføjer Lone Strøm. n 23
Page 1 and 2: Økonomichefen e M a g a s i n u d
Page 3 and 4: ØKONOMiCHefeN ·.· 3. KVARTAL ·
Page 5 and 6: shared services TeMA 1 shAred servi
Page 21: ØKONOMiCHefeN ·.· 3. KVARTAL ·
Page 53: ØKONOMiCHefeN ·.· 3. KVARTAL ·

TEMA 1 - Shared Services - Økonomiforum

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?