DOM4BF224155A3BCF22C1257728004695818JCJRH.pdf - e-Dok ...

Fælles dokumenter - Hospitalsenheden Horsens
1. Organisatoriske dokumenter > 9. Økonomistyring - planlægning og drift > 4. Bestilling
modtagelse og betaling for varer og tjenesteydelser
Forfatter: Økonomi- og planlægningschef Claus Davidsen
Versionsnr.: 2
Lokation: 6006010, 6006011, 6006019, 6006020, 6006022, 6006030, 6006037,
6006039, 600603D, 6006040, 6006042, 6006043, 6006047, 6006049,
600604D, 600604G, 600604Q, 6006052, 6006058, 6006059, 600605D,
6006060, 6006062, 6006070, 6006071, 6006077, 6006079, 600607D,
600607G, 600607U, 600607V, 6006119, 6006147, 6006149, 600614E,
600614F, 6006157, 6006160, 6006169
Ikrafttrædelsesdato: 29-03-2011
Revideret dato: 29-03-2011
Faglig ansvarlig: C laus Lichtenstein Davidsen
Kvalitetsansvarlig: Susanne Schou Lassen
Ledelsesansvarlig: Elisabeth Holsteen Jessen
1.9.4 Bestilling modtagelse og betaling for varer og tjenesteydelser
Gælder for : 6006010, 6006011, 6006019, 6006020, 6006022, 6006030, 6006037, 6006039,
600603D, 6006040, 6006042, 6006043, 6006047, 6006049, 600604D, 600604G, 600604Q,
6006052, 6006058, 6006059, 600605D, 6006060, 6006062, 6006070, 6006071, 6006077,
6006079, 600607D, 600607G, 600607U, 600607V, 6006119, 6006147, 6006149, 600614E,
600614F, 6006157, 6006160, 6006169
Formål
Patientgruppe/Patientforløb/Anden målgruppe
Definition af begreber
Fremgangsmåde
Dokumentation
Ansvar
Referencer
Formål
Formålet med retningslinjen er:
Ti l bage t i l t op
At fastlægge overordnede retningslinier for god indkøbsadfærd på Hospitalsenheden Horsens, herunder
anvendelsen af ILM og ØSIndsigt ved bestilling af varer og tjenesteydelser.
At beskrive organisationen på indkøbs- og logistikområdet på Hospitalsenheden Horsens.
Patientgruppe/Patientforløb/Anden målgruppe
Ansatte der bestiller, modtager og anviser for køb af varer og tjenesteydelser.
Ti l ba ge t i l t op
Definition af begreber
Indkøb = Alle dispositioner der udløser en faktura.
Indkøbsaftaler = Region Midtjylland laver jævnligt udbudsrunder for grupper af vare og tjenesteydelser for at få
mere fordelagtige leverandøraftaler som storkunde. Indkøbsaftalerne er en oplistning af leverandøraftalerne i
Region Midtjylland.
ILM = Indkøbs- og Logistiksystem der anvendes af institutioner i Region Midtjylland til bestilling af varer.
ØSindsigt = Økonomisystem der anvendes af institutioner i Region Midtjylland til bl.a. bogføring, varemodtagelse
og anvisning.
1.9.4 Bestilling modtagelse og betaling for varer og tjenesteydelser (Version: 2) Side 1 af 8

ILM-team = Et team af regnskabs- og indkøbsmedarbejdere, der arbejder med indkøb og fakturabehandling i
ILM/ØSindsigt.
Indkøb (Cockpit) = Indkøb er den del af ILM-team’et, hvis primære funktioner er, at overvåge ILM, bestille varer
via fritekstordrer, implementere nye indkøbsaftaler, sikre overholdelse af indkøbsaftaler, vedligeholde decentrale
stamdata, oprette nye varer mv.
Anvisning = Anviseren står inde for, at det anviste har hjemmel i årsbudgettet eller anden gyldig beslutning. Man
kan med andre ord sige om det er en vare/tjenesteydelse, der er relevant at bruge i afdelingen. Normalt er det
afdelingsledelsen der anviser, men den kan også udpege stedfortræder.
Attestering = Den der attesterer står inden for, at bilaget er konteret i overensstemmelse med sit indhold og det
regnskabsår det retteligt vedrører. Det kan være samme person der kvitterer for varemodtagelse, konterer og
attesterer bilaget. Regnskabschefen og teknisk chef udpeger de personer der kan attestere. Attestering foregår i
ØSindsigt. Ved bestillinger via ILM er der automatisk attesteret.
Ti l ba ge t i l t op
Fremgangsmåde
God indkøbsadfærd
Generelt
Indkøb på Hospitalsenheden Horsens skal foretages i overensstemmelse med regionens fælles indkøbspolitik,
der omfatter alle varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver, inkl. leje og leasing. Her er et uddrag af
indkøbspolitikken i Region Midtjylland:
Fælles indkøbspolitik tager etiske hensyn
Obligatorisk indkøbspolitik
Det er ikke altid nok at kunne levere en vare til den laveste pris, hvis man vil være leverandør til Region Midtjylland.
Regionsrådet har vedtaget en fælles regional indkøbspolitik, der stiller en række etiske og miljømæssige krav, som
leverandører skal overholde for at kunne levere varer og tjenesteydelser.
Krav til leverandører
Region Midtjylland kræver blandt andet, at leverandørerne ikke benytter sig af ulovligt børnearbejde og korruption, og
at de i øvrigt respekterer menneskerettighederne. Derudover stiller indkøbspolitikken krav om, at leverandørerne har
styr på miljøforhold, arbejdsmiljøforhold og i nogle tilfælde også tager hensyn til økologi.
Gælder alle indkøb og alle arbejdspladser
Indkøbspolitikken er fælles for alle arbejdspladser i Region Midtjylland. Det giver en række fordele for regionen at
kunne tale med én stemme over for leverandørerne. Det giver mulighed for at få forhandlet sig frem til bedre priser
og rabatter. Desuden er selve indkøbsprocessen i dag en temmelig kompliceret størrelse, hvor der meget tit skal
tages hensyn til EU-lovgivning og udbudsregler også ved mindre indkøb. Det er samtidig en klar fordel for regionen at
lade eksperter med daglig rutine håndtere den formelle del af indkøbsprocessen.
Læs evt. mere på:www.regionmidtjylland.dk/om+regionen/indk%c3%b8b/indk%c3%b8bspolitik
Hospitalsenheden Horsens foretager indkøb under hensyntagen til de regionale indkøbsaftaler. Besparelser
opnået via indkøbsaftaler tilfalder afdelingen. Hvis en afdeling sparer mere end 0,5 mio. kr. årligt kan besparelsen
dog tilfalde "fællesskabet" efter en konkret indstilling fra Økonomi- og planlægningsafdelingen.
På udvalgte områder skal afdelingerne foretage indkøb via en række nøglepersoner på hospitalet der skal sikre
en ensartet og hensigtsmæssig linie i indkøbene.
Afdelingerne benytter selvbetjeningsreolen ved depotet, som har de mest almindelige kontorartikler (dog ikke
printerpatroner).
Hospitalsenheden Horsens anvender i videst mulige omfang briksystemet til bestillinger.
Hospitalsenheden Horsens anvender i videst mulig omfang ILM til indkøb. Det vil sige, at alle varer som findes i
ILM systemet skal bestilles via ILM, og varer som ikke findes i ILM bestilles som fritekstordrer i ILM af
indkøbskontoret/cockpit. Anvendelse af ILM til indkøb giver sikkerhed for overholdelse af regnskabsregulativet og
1.9.4 Bestilling modtagelse og betaling for varer og tjenesteydelser (Version: 2) Side 2 af 8

egionale indkøbsaftaler.
Hospitalsenheden Horsens har en varelogistikstyregruppe som skal sikre høj kvalitet og effektivitet i
varelogistikken på Hospitalsenheden Horsens.
Bestilling og varemodtagelse
Hospitalsenheden Horsens har organiseret bestilling og varemodtagelse i overensstemmelse med nedenstående
skema.
Leverandørbestillinger
Bestiller og anviser Varemodtagelse
Fysisk ILM/ØS
Attestering i
ØSindsigt Fakturabeh.
Lagervarer ILM Depot/Sterilc. bestiller og anviser Depot/Sterilc. Depot/Sterilc. - Regnskab
Katalogvarer ILM Afd. bestiller og anviser Depot Depot - Regnskab
Selvbetjeningsreol ILM Depot bestiller og anviser Depot Depot - Regnskab
Skaffevarer ILM
(fritekstordrer) Indkøb bestiller, afd. anviser Depot Depot - Regnskab
Medicin (fra Århus Sgh.) Afd. bestiller og anviser - - - -
Laboratorie Lab. bestiller og anviser Depot Laboratoriet Regnskab Regnskab
Øvrige varer Afd./indkøb bestiller, afd. anviser Indkøb/Afd Afd./Indkøb Regnskab Regnskab
Tekniske artikler Teknisk afd. bestiller og anviser Teknisk Teknisk Teknisk Teknisk
Udvalgte varegrupper* Nøgleperson bestiller og anviser Nøglepersoner Nøglepersoner Regnskab Regnskab
Lagerbestillinger
Brikvarer + Online ILM
Afd. bestiller, afd/indkøb
efteranviser - - - -
* Udvalgte varegrupper: Møbler, kopimaskiner, medicoteknisk udstyr, reparation af medicoteknisk udstyr, IT udstyr, el
artikler og trykaflastende madrasser.
Bestilling via nøglepersoner på udvalgte områder
På nedenstående områder har Hospitalsledelsen udpeget nøglepersoner som skal sikre en ensartet og
hensigtsmæssig linie i indkøbene. På disse områder skal afdelingerne foretage bestillingen via nøglepersonen.
Møbler: Ansatte på indkøbskontoret
Mobiltelefoner og sim kort: Ansatte på indkøbskontoret
Kopimaskiner: Ansatte på indkøbskontoret
Nyt medicoteknisk udstyr: Bygge og anlægschefen
Reparation af medicoteknisk udstyr: Teknisk chef
Indvendig vedligeholdelse: Teknisk chef
El-artikler (lamper, kaffemaskiner m.v.): Ansatte i teknisk afdeling
IT udstyr: IT kundeansvarlig
Trykaflastende madrasser: Administrationschefen
Udgiften konteres på en central konto under "fælles for områder". Afdelingsbudgetterne belastes således ikke.
1.9.4 Bestilling modtagelse og betaling for varer og tjenesteydelser (Version: 2) Side 3 af 8

Selvbetjeningsreol - kontorartikler
Hospitalsenheden Horsens har en selvbetjeningsreol, hvor afdelingerne "gratis" kan hente de mest almindelige
kontorartikler (ikke printerpatroner) døgnet rundt. Ansatte har adgang til selvbetjeningsreolen via medarbejder ID
kortet.
Selvbetjeningsreolen er etableret for at mindske antallet af ILM ordrer, sikre at bedste/billigste varealternativ
vælges, mindske intern transport og affaldsmængder.
Depotet eller indkøbskontoret tager kontakt til rekvirenter der har bestilt varer som forefindes i
selvbetjeningsreolen.
De artikler der forefindes i selvbetjeningsreolen fremgår af intranettet.
Bestillinger afgives af depotet ca. hver 2. uge, efter behov.
Udgiften konteres på en central konto under "fælles for områder". Afdelingsbudgetterne belastes således ikke.
Selvbetjeningsdepot i Skanderborg Sundhedscenter
Hospitalsenheden Horsens har et selvbetjeningsdepot i Skanderborg Sundhedscenter, hvor afdelingerne kan
hente de mest almindelige forbrugsvarer. Ansatte i Hospitalsenheden Horsens har adgang til
selvbetjeningsreolen via medarbejder ID-kort eller nøgle.
Selvbetjeningsdepotet forsynes med varer fra lageret i Horsens. Serviceafdelingen sørger for bestilling og
opfyldning efter behov.
Brikvarer fra central depot og sterilcentral
Se ovenstående skema.
Øvrige varer som findes i ILM
Se ovenstående skema.
Øvrige varer som ikke findes i ILM
Se ovenstående skema.
Varemodtagelse og reklamation
Når der er foretaget varemodtagelse i ILM, går fakturaen direkte til betaling i ØSindsigt. Derfor er det vigtigt, at
den der kvitterer for varemodtagelsen står inden for:
At hospitalet har modtaget varen/tjenesteydelsen.
At kvalitet, mængde og pris (kun ØSindsigt varemodtagelse) er kontrolleret.
At varen ikke er beskadiget eller på anden måde fejlbehæftet.
Hvis der ikke kan foretages varemodtagelse fordi ovenstående forhold ikke er opfyldt kontaktes indkøbskontoret,
der sikrer en korrekt håndtering af returnering, ombytning og faktura/kreditnota.
I dagene op til d. 31. december skal afdelingerne lave daglig varemodtagelse i ILM for at få varer modtaget i
indeværende år bogført i indeværende år. I ØSindsigt kan varemodtagelsen også ske i dagene efter d. 1. januar.
Regnskabsafdelingen sender hvert år en reminder ud til afdelingerne desangående.
Der er central varemodtagelse på Regionshospitalet Horsens. Den centrale varemodtagelse løser følgende
opgaver:
Alle pakker kontrolleres for synlig defekt.
1.9.4 Bestilling modtagelse og betaling for varer og tjenesteydelser (Version: 2) Side 4 af 8

Alle lagervarer samt Lyreco varer og varer der er bestilt som fritekstordre af cockpit pakkes ud, kontrolleres og
varemodtages i ILM.
Følgesedlerne på varer fra Lyreco samt varer bestilt af cockpit stemples "Varen er varemodtaget i ILM", så
modtageren ved at de ikke skal gøre dette.
Den som pakker varerne ud i den centrale varemodtagelse lægger ikke efterfølgende varen på plads i
sterilcentralen pga. særlige krav til hygiejne og påklædning.
Ifm. varemodtagelse af specialvarer kan det være nødvendigt at tilkalde afdelingen for at sikre at det er den
korrekte vare der er modtaget.
Indkøbs- og logistikorganisation (lokal)
Varelogistikstyregruppe
Formålet med varelogistik styregruppen er at sikre høj kvalitet og effektivitet (LEAN) i varelogistikken på
Hospitalsenheden Horsens.
Varelogistik styregruppens opgaver er:
Overblik over varelogistik organisationen på Hospitalsenheden Horsens. Hvem bestiller, anviser og fakturerer i
afdelingerne?, samarbejdsflader, afløsning i ferier og ved fravær, overordnet styring og ledelse osv.
Udvikling af nye logistiktiltag.
Styring af logistikprojekter.
Lokal styring af indkøbsbrugergrupper, udpegning og instruktion af repræsentanter og implementering af
udbud.
Sikring af brugeruddannelse (indføring og brush up) i diverse IT systemer.
Kvalitetssikring. Lagerafstemning og stikprøvekontroller.
Tydelig information om eksisterende forhold og logistiske ændringer.
Sikre at afdelingerne anvender og overholder indkøbsaftalerne i Region Midtjylland.
Varelogistik styregruppen har følgende sammensætning:
Detotleder - Serviceleder i Serviceafdelingen
Depotmedarbejdere, mindst en person.
Afdelingssygeplejerske i sterilcentralen
Ansatte på indkøbskontoret, mindst en person.
Specialeansvarlig sygeplejerske i Sterilcentralen
Økonomi - og planchef (formand)
Derudover kan der i perioder, eller ad hoc, inviteres andre nøglepersoner (interne og eksterne) med ift. konkrete
emner og opgaver.
Varelogistik styregruppen mødes sidste torsdag i hver måned kl. 8.30-10.30.
Varelogistik styregruppen refererer til Hospitalsledelsen og afdelingsledelseskredsen.
Procedure for implementering af ændringer i varesortimentet
Proceduren opstartes typisk ved, at administrationen på Hospitalsenheden Horsens modtager en orientering fra
regionens indkøbs- og logistikafdeling om ændringer i varesortimentet. Det kan f.eks. være som følge af en
afsluttet udbudsrunde, hvor en ny leverandør har vundet udbuddet.
Koordinerende ansvar for implementeringen:
1.9.4 Bestilling modtagelse og betaling for varer og tjenesteydelser (Version: 2) Side 5 af 8

Den udpegede sagsbehandler i administrationens indkøbsfunktion har et koordinerende ansvar for, at
ændringerne i varesortimentet implementeres i overensstemmelse med den nedenfor beskrevne procedure.
Efter behov kan sagsbehandleren inddrage regnskabschefen, økonomi- og planlægningschefen og varelogistik
styregruppen.
Hvis ændringen vedrører en brikvare:
Sagsbehandleren lægger en overskuelig plan for hvorledes Horsens implementerer ændringerne i
varesortimentet. Planen skal skabe klarhed ift. hvilke opgaver der skal løses, hvem der har ansvaret og hvilke
tidsfrister der gælder. Selv om korte implementeringsforløb generelt er at foretrække, bør tidsfristerne afspejle
opgavernes kompleksitet og omfang.
Sagsbehandleren bør, som udgangspunkt, involvere de lageransvarlige personer (typisk specialeansvarlig
sygeplejerske i sterilcentralen eller depotmedarbejder) ifm. udarbejdelse af implementeringsplanen.
Sagsbehandleren udsender herefter implementeringsplanen til afdelingsledelserne for de relevante
brugerafdelinger og direkte til de personer som har fået en opgave. Kopi til varelogistik styregruppen.
Mailen kan eksempelvis se ud som følger:
Region Midtjyllands indkøbs- og logistik afdeling har netop meddelt os at en udbudsrunde for nåle medfører, at vi skal
skifte levarandør fra Sylia A/S til Nåleeksperten A/S.
I den forbindelse kan det nævnes, at klinikchef Finn Hald har repræsenteret RH Horsens i den brugergruppe, der har
udarbejdet kravspecifikationen som ligger til grund for den nye leverandøraftale.
Følgende varer udgår af varesortimentet:
Varenr. Varenavn
111222 Nål 12 cm.
111333 Nål 5 cm
Følgende varer indgår i varesortimentet fremover:
Varenr. Varenavn
111444 Nål 10 cm.
111555 Nål 6 cm
De nye varer implementeres efter nedenstående plan. De opgaver som er listet op bedes være udført indenfor de
afsatte tidsfrister. Såfremt der opstår problemer, eller andet, bedes I kontakte mig hurtigst muligt.
Opgave Ansvarlig Tidsfrist
Restlager på udgående varer
overflyttes til nyt varenummer
Helle Rathleff Nielsen 1. 10.2010
Udskiftning af brikker Karin Albrechtsen 5. 10. 2010
Orientering om ændring på
intranettet
Med venlig hilsen
Helle Rathleff Nielsen
Mai-Britt Hagen Hansen 6. 10. 2010
Såfremt der skal træffes et valg mellem flere nye varer nedsættes en implementeringsgruppe med inddragelse
af lokale brugergrupperepræsentanter, sagsbehandler fra indkøbskontoret og den lageransvarlige.
1.9.4 Bestilling modtagelse og betaling for varer og tjenesteydelser (Version: 2) Side 6 af 8

Hvis ændringen vedrører ikke-brikvarer (skaffevarer og selvbetjeningsreol):
Det vurderes i hvert enkelt tilfælde om det er nødvendigt at orientere om ændringen, og i givet fald hvordan.
Procedure for oprettelse og lukning af rekvirenter og anvisere
Det enkelte afdelingsledelse udpeger selv rekvirenter og anvisere. Afdelingsledelsen kan oprette rekvirenter og
anvisere ved at udfylde formularen på intranettet under IT-hjælp, ILM og ØS, bestil login. Underskriftsblad vedr.
anviser udfyldes og sendes til Bente Justesen i regnskabsafdelingen som søger for regnskabschefens underskrift
og videresendelse til region Midtjylland.
Det enkelte afsnit skal selv sørge for at rekvirenter/anvisere der rejser lukkes. Dette gøres ved at orientere Bente
Justesen på tlf. nr. 25110 eller via mail: bente.justesen@horsens.rm.dk, som herefter sørger for videresendelse til
regionsadministrationen, som herefter lukker kontoen.
Procedure for oprettelse af ny vare
Hvis afdelingen ønsker en ny vare oprettet i ILM, kontaktes indkøbskontoret, som undersøger om varen allerede
findes i Regionen, eller der evt. findes alternative aftalevarer. Hvis ikke, skal afdelingen udfylde et
vareoplysningsskema med alle nødvendige oplysninger. Skemaet sendes til Indkøb, som derefter sørger for at
varen bliver oprettet. Når det nye varenummer er kommet, sendes det til afdelingen som herefter bestiller
oprettelse af brikker.
Vareoprettelsesskema.doc
Hvis afdelingen ikke kan vente med at bestille varen, til den er oprettet i ILM, kontaktes indkøb, som kan være
behjælpelig med at få den bestilt hjem med det samme.
Undervisning og support
Indkøbskontoret arrangerer en cafe eftermiddag 2 gange årligt (forår og efterår) samt efter behov. Indkaldelse
udsendes særskilt.
På cafe eftermiddagene undervises rekvirenter i bestilling fra ILM samt i anvendelse af ØSindsigt.
ILM support: Indkøbskontoret kontaktes på telefon: 7842 25116 eller 7842 25117.
ØSindsigt support: Regnskabsafdelingen kontaktes på telefon: 7927 25110 eller 7927 25112.
Yderligere vejledning og information
Der er udarbejdet en række vejledninger vedrørende bestilling af varer i ILM. Disse er i opdateret form
tilgængelige på Region Midtjyllands hjemmeside.
http://www.intranet.regionmidtjylland.dk/%c3%b8konomi/ilm/manualer+og+uddannelse
Yderligere information og nyheder kan ses på forsiden på intranettet under temaet "Systemer og login"
Ti l ba ge t i l t op
Dokumentation
T i l b a g e t i l t o p
Ansvar
1.9.4 Bestilling modtagelse og betaling for varer og tjenesteydelser (Version: 2) Side 7 af 8

Økonomi- og planlægningschefen.
Hospitalsdirektøren.
Ti l bage t i l t op
Referencer
Indkøbsaftaler og brugergrupper i Region
Midtjylland:http://www.rm.dk/om+regionen/indk%c3%b8b/indk%c3%b8bsaftaler
Ti l ba ge t i l t o p
1.9.4 Bestilling modtagelse og betaling for varer og tjenesteydelser (Version: 2) Side 8 af 8