Helhedsorienteret beredskabsplanlægning - Beredskabsstyrelsen

Information på andre sprog til udenlandske medier, turister og etniske
minoriteter.
Koordination af information til offentligheden med eksterne samarbejdsparter,
som er involveret i indsatsen under den pågældende krise.
Ledelse – Chefen for krisekommunikationsteamet (typisk chefen for den normale
kommunikationsenhed) skal indgå i krisestaben. Kompetenceforhold i
relation til krisestabens ledelse/stabschefen m.v. bør være tydeligt beskrevet.
Organisation – Det skal være afklaret i beredskabsplanen, om de enkelte medlemmer
af krisekommunikationsteamet forventes at forblive på deres normale
arbejdspladser, eller om de skal benytte arbejdsstationer i krisestyringslokalet
eller en tilstødende lokalitet.
Bemanding – Krisekommunikationsteamet vil typisk være en forstærket udgave
af den normale kommunikationsenhed, men personkredsen og rollefordelingen
vil ikke nødvendigvis være ens. Ud over ”almindelige” kommunikationsansatte
kan der f.eks. være behov for ledere og specialister til at udtale sig til
medierne.
Ressourcer – En robust hjemmeside, som kan håndtere mange samtidige
besøg, er en af de vigtigste ressourcer til at levere opdateret og troværdig krisekommunikation.
Mere specialiserede virkemidler kan f.eks. være oprettelse
af et pressecenter eller en spørge-svarcentral (call-center) med reserverede
telefonlinjer og e-postkasse. I givet fald kræves der instrukser for klargøring af
lokaler og tekniske faciliteter, aktivering og bemanding, instruktion til operatører
og forberedte svarguides tilpasset den aktuelle krise.
Procedurer – Til beredskabsplanen bør der knyttes instrukser, skabeloner og
lignende for:
Aktivering af krisekommunikationsteamet (helst allerede før og ellers umiddelbart
efter det første møde i krisestaben).
Iværksættelse af systematisk medieovervågning og medieanalyse – dels for
at bidrage til det samlede situationsbillede, dels som udgangspunkt for
pressestrategier samt for at sikre, at eventuelle fejl i dækningen af organisationens
indsats korrigeres.
Dagsordener for interne møder i krisekommunikationsteamet.
Inddragelse af krisekommunikationsteamet på krisestabens møder. Pressestrategi
og mediebilledet bør altid være et fast punkt på stabsmødernes
dagsorden.
Fast kontaktperson til pressen under krisen på fast telefonnummer (pressevagt).
Kontaktoplysninger for kommunikationsansvarlige hos samarbejdspartnere.
HELHEDSORIENTERET BEREDSKABSPLANLÆGNING
Beredskabsplaner
39