Middleware bildet Basis für hybride Nutzungsvarianten - Midrange ...

die Praxis
Output-Management bei der VKB
In der Dokumentenerstellung und -ausgabe existieren bei der Versicherungskammer Bayern
generell zwei grundlegende Prinzipien: der statische (automatisierte) und der flexible (teilautomatisierte)
Prozess.
Komplett automatisierter Prozess
Er kommt hauptsächlich bei genau festgelegten Standardgeschäftsvorfällen (Neuvertrag, Änderungsgeschäft
usw.) zum Tragen. Die Erstellung und Ausgabe läuft hier im Hintergrund. Im System
sind vordefinierte Dokumente hinterlegt, die nicht verändert und lediglich mit Daten „gefüllt“
werden – beispielsweise bei einer Versicherungspolice. Das Prinzip: Der Sachbearbeiter erfasst
in seiner Kernanwendung die vertragsrelevanten Daten (Name, Adresse, Tarifmerkmale, Beiträge
etc.). Nach Abschluss der Eingabe wird eine Datei im XML-Format erzeugt. Dieses XML-File „trifft“
auf die dazugehörige Dokumentenvorlage, die aus einer Grundstruktur (Layout, Adressfeld, Datum,
Betreffzeile etc.) besteht und automatisch um Textbausteine ergänzt wird – je nach Art des
Dokuments. Das System entscheidet also anhand der zuvor definierten Regeln und der Eingabedaten,
ob und welche Textbausteine zulässig sind. So lassen sich beispielsweise Ausschluss- und
konditionale Wenn-Dann-Kriterien definieren.
Am Ende des Prozesses entsteht ein vollständiges Dokument bzw. eine Sendung. Für den physischen
Druck erfolgt anschließend die Konvertierung in eine AFP-Datei. In jedem Fall wird auch ein
PDF/A für die Ablage im Archiv erstellt.
Flexibler Prozess
Hier wählt der Sachbearbeiter zunächst den entsprechenden Geschäftsvorgang, der sich aus
der fachlichen Konstellation bzw. aus der im Input-Management bereits ermittelten Vorgangsart
ergibt. Anhand dessen unterbreitet ihm das System eine Auswahl an Sendungen, die ggf. noch
ergänzt werden können. In einer Vielzahl von Fällen ist damit die Bearbeitung bereits abgeschlossen.
Falls noch textliche Änderungen notwendig sind, besteht zudem die Möglichkeit, die mit der
Sendung verknüpften Einzeldokumente zu editieren. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise Daten
fehlen oder der konkrete Sachverhalt sehr komplex ist und vom Standard abweicht. Hier nimmt
der Sachbearbeiter individuelle Textergänzungen vor, um auf die persönliche Situation des Kunden
einzugehen. Dafür nutzt er u. a. die Software Cartago Live Workspace – ein Text- und Designprogramm
für interaktive und Batch-Dokumente. Damit lassen sich Textbausteine hinzufügen und entfernen
sowie Daten ergänzen und ändern. Insgesamt bietet das Programm alle Kernfunktionen der
klassischen Brief- und Dokumenterstellung, wie man sie aus den Word- und Office-Dokumenten
kennt – mit dem Unterschied, dass die Cartago-Software auf XML basiert und Webservices wie
SOAP, REST und HTTP (S) unterstützt. Ein weiterer Vorteil: Der Sachbearbeiter sieht während der
Bearbeitung, wie das auszugebende Dokument tatsächlich aussieht (WYSIWYG = What you see is
what you get).
Nach Abschluss der Bearbeitung überprüft der Sachbearbeiter das gesamte Dokument als PDF.
Die Darstellung/Formatierung entspricht dabei exakt dem späteren Druckbild. Auch hier erfolgt
für die Druckausgabe eine Konvertierung nach AFP. Im Falle der elektronischen Zustellung wird ein
PDF generiert, das dem Kunden elektronisch zur Verfügung steht.
wie HTML, XSL und XML – gesetzt, um
die notwendige Flexibilität zu haben,
so Stefan Unterbuchberger. „Wir wollen
in der Lage sein, Content jeder Art und
jeden Formats auf allen Kanälen auszugeben,
als Druck genauso wie über
mobile Endgeräte.“ So spielt HTML5 in
der Zukunft beispielsweise eine wichtige
Rolle für die Darstellung von Dokumenten
auf iPad, Smartphone etc. – unabhängig
von der Größe des Displays.
Denkbar ist also, dass bei der VKB künftig
auch bestimmte Dokumententypen
elektronisch verschickt werden. Doch
bis dahin ist es noch ein weiter Weg.
Nach dem erfolgreichen Auftakt wird
jetzt der Bereich Schadensregulierung
auf das neue System umgestellt. Auch
hier kommen E‐Mail und Fax als weitere
Medien zum Einsatz – und das mit
völlig unterschiedlichen Vertrags- oder
Geschäftspartnern. Weitere Ausbaustufen
mit anderen Sparten werden folgen.
Bis 2016 soll der gesamte Konzern auf
das neue System migriert sein. Welche
elektronischen Kanäle man künftig
nutzt, ist noch offen. Jedenfalls denken
Stefan Unterbuchberger und seine
Kollegen auch über Social Media nach.
Noch gebe es bei der VKB, wie bei anderen
Unternehmen der Branche, keine
enge Verzahnung mit den Geschäftsprozessen.
Plattformen – wie Facebook
& Co. – beispielsweise für den Kundendialog
zu nutzen, ist für den Output-
Manager vorstellbar.
XML und HTML5 bestimmen
das Output-Management
Kernstücke der neuen Architektur
sind die Lösung DocBridge Mill von
Compart sowie das auf XML basierte
Textverarbeitungsprogramm Cartago
Live Workspace von Cartago Software,
einem langjährigen Compart Partner.
DocBridge Mill – eine plattformunabhängige
und skalierbare Software zur
Modifizierung von Dokumenten unterschiedlichen
Formats – kommt bei der
VKB in der Konvertierung zum Einsatz.
Mit der Cartago-Lösung wiederum lassen
sich komplexe Geschäftsdokumente
sowohl für interaktive (online) als
auch für Batch-Anwendungen erstellen.
Stefan Unterbuchberger: „Compart und
Cartago waren die richtige Wahl, denn
beide Unternehmen sind mit ihren Produkten
sehr weit, was die Berücksichtigung
von zukunftsfähigen Standards
angeht. Wir wollten offene Formate
wie XML und HTML. Mit ihrem Leistungsspektrum
kommen Compart und
Cartago unseren Bedürfnissen sehr
nahe.“ Zudem hat sich Compart im
Bereich Konvertierung mit seinen Experten
eine hohe Akzeptanz am Markt
verschafft.
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www.compart.com
03/2013 · MIDRANGE MAGAZIN
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