Datenschutz im Verein

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Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Im Interesse der Rechtssicherheit sollten diese abstrakten Vorgaben daher soweit wie möglich konkretisiert und durch auf die Besonderheiten und Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasste eindeutige Regelungen ersetzt werden. Da der Einsatz von Formularen und Vordrucken sinnvoll ist und häufig genutzt wird, kann auch diesbezüglich eine entsprechende Regelung erfolgen. Gegebenenfalls kann hier auch die Unterrichtung der Betroffenen über die Identität, Zweckbestimmungen und Empfängerkategorien unter den Voraussetzungen des § 4 Abs. 3 BDSG erfolgen. Die Datenschutzordnung kann, wenn die Vereinssatzung nichts anderes bestimmt, vom Vorstand oder von der Mitgliederversammlung beschlossen werden. Sie muss nicht die Qualität einer Satzung haben. Ein Muster ist am Ende dieses Dokuments zu finden. 8.2 Verpflichtung auf das Datengeheimnis Alle Personen, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, d.h. insbesondere die Funktionsträger des Vereins, welche für ihre Aufgaben Mitgliederdaten erhalten, sind schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses zu verpflichten (§ 5 BDSG). Dies sind über die in einem Beschäftigungsverhältnis zum Verein stehenden Personen hinaus auch all jene, die, ob vergütet oder unentgeltlich, personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen. Somit zählen auch Abteilungsleiter, Trainer etc. hierzu. Diesen bei der Datenverarbeitung beschäftigten Personen ist nach § 5 BDSG untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). Anders herum formuliert bedeutet diese Regelung, dass diese Tätigkeiten nur dann vorgenommen werden dürfen, wenn das BDSG oder eine andere Rechtsvorschrift sie erlaubt oder anordnet oder der Betroffene eingewilligt hat (§ 4 Abs. 1 BDSG). Es geht also bei der Verpflichtung auf das Datengeheimnis nicht nur um die Wahrung eines Geheimnisses, sondern weit darüber hinaus, um die Verpflichtung jedes einzelnen auf die Beachtung des gesetzlichen Verbots unbefugter Datenerhebung und -verwendung. Damit soll zum Ausdruck kommen, dass für die Beachtung des BDSG nicht nur die verantwortliche Stelle zuständig ist. Die Verpflichtung auf das Datengeheimnis stellt für jede bei der Datenverarbeitung beschäftigte Person deren persönliche Verantwortung für die Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften beim Umgang mit personenbezogenen Daten heraus. Das BDSG verlangt, dass die Verpflichtung auf das Datengeheimnis bei Aufnahme der Tätigkeit erfolgt. Sie sollte daher möglichst am ersten Arbeitstag vorgenommen werden. Es reicht nicht aus, einen entsprechenden Passus in den Arbeitsvertrag aufzunehmen. Vielmehr ist die Verpflichtung auf das Datengeheimnis bei der Aufnahme der Tätigkeit stets gesondert vorgenommen werden. Zuständig hierfür ist der Vereinsvorstand, kann dieses aber auf den Datenschutzbeauftragten des Vereins übertragen. Die Verpflichtung ist zwar an keine besonderen Formvorschriften gebunden. Da aber eine persönliche Verpflichtung in jedem Einzelfall erforderlich ist, ist sie aktenkundig zu machen und ihr Vollzug sollte vom Betroffenen durch Unterschrift bestätigt werden. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung der Tätigkeit fort, § 5 S. 3 BDSG. Ein Muster findet sich am Ende dieses Dokuments. Datenschutz im Verein S.38
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen 8.3 Benachrichtigung Im Bundesdatenschutzgesetz gilt der Grundsatz der Datenerhebung beim Betroffenen (§ 4 Abs. 2 BDSG). Daher muss der Betroffene – soweit er nicht bereits auf andere Weise Kenntnis erlangt hat – gemäß § 4 Abs. 3 BDSG darüber informiert werden, wer seine Daten erhebt, zu welchem Zwecke die Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden sollen und an welche möglichen anderen Stellen die Daten übermittelt werden sollen (sofern nicht mit der Übermittlung an diese Stelle zu rechnen ist). Sofern jedoch erstmals personenbezogene Daten ohne Kenntnis des Betroffenen erhoben werden, ist dieser gemäß § 33 Abs. 1 BDSG darüber zu unterrichten welche Daten gespeichert wurden, warum die Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wer die Daten speichert und an welche möglichen Stellen die Daten übermittelt werden sollen (sofern nicht mit der Übermittlung an diese Stelle zu rechnen ist). Die Benachrichtigung soll die Mitglieder in die Lage versetzen, ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung und Löschung ihrer Daten geltend zu machen (§§ 34, 35 BDSG). Dies ist insbesondere von Relevanz, wenn Daten eines neu eingetretenen Vereinsmitglieds aufgrund entsprechender rechtlicher Verpflichtungen an den übergeordneten Dachverband übermittelt werden. 8.4 Auskunftspflichten Sofern eine Person Auskunft gemäß § 34 BDSG verlangt, muss ihr der Verein mitteilen: 1. die zu seiner Person gespeicherten Daten, auch soweit sie sich auf die Herkunft dieser Daten beziehen, 2. den Empfänger oder die Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden, und 3. den Zweck der Speicherung. Eine Auskunft ist unentgeltlich (§ 34 Abs. 8 Satz 1 BDSG) und schriftlich (§ 34 Abs. 6 BDSG) zu erteilen. Sie ist Ausfluss des Transparenzgedankens. Die Auskunft ist für jede Person zu erteilen, deren Daten ein Verein gespeichert hat, unabhängig von einer Mitgliedschaft. Der Verein hat dabei mitzuteilen, woher er die Daten hat, um welche es sich handelt und an wen diese ggfs. weitergegeben wurden. Auch warum die Daten gespeichert wurden ist dezidiert mitzuteilen. Eine Auskunft ist auch dann zu erteilen, wenn der Verein weiß oder glaubt, dass die anfragende Person die Antworten bereits kennt. Datenschutz im Verein S.39
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