Datenschutz im Verein

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Zur Wahrnehmung seiner Aufgaben ist ihm nach § 4g Abs. 2 von der verantwortlichen Stelle eine
Übersicht über die in § 4e Satz 1 genannten Angaben sowie über zugriffsberechtigte Personen zur
Verfügung zu stellen.
Diese Verfahrensübersicht (auch Verfahrensverzeichnis bzw. Verfahrensdokumentation genannt),
macht der Datenschutzbeauftragte auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar, wobei sich
das Einsichtsrecht auf die Angaben nach § 4e Satz 1 Nr. 1 bis 8 beschränkt.
Sofern eine vom Verein eingesetzte automatisierte Verarbeitung der Vorabkontrolle nach § 4d
Abs. 5 BDSG bedarf, liegt die Zuständigkeit hierfür gemäß § 4f Abs. 1 Satz 6 BDSG beim Datenschutzbeauftragten
des Vereins. Dieser fertigt die Vorabkontrolle nach Empfang der Verfahrensübersicht.
Die Vorabkontrolle umfasst inhaltlich sowohl die materiell-rechtliche Prüfung der geplanten
Verarbeitung wie auch die Beurteilung der technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Aus Gründen der Beweissicherheit ist sie schriftlich oder in gesicherter elektronischer Form zu dokumentieren.
Darüber hinaus wird dem Datenschutzbeauftragten häufig die Aufgabe übertragen, die Verpflichtung
der mit Vereinsdaten umgehenden Vereinsmitglieder auf das Datengeheimnis aus § 5 BDSG
vorzunehmen.
9.4 Die Stellung im Verein
Der Datenschutzbeauftragte ist gemäß § 4f Abs. 3 BDSG dem Vereinsvorstand unmittelbar zu unterstellen.
Er ist in Ausübung seiner Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzes weisungsfrei
und darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht benachteiligt werden.
Diese Unabhängigkeit gibt dem Datenschutzbeauftragten das Recht, sich zur Wahrnehmung seiner
Aufgaben in Zweifelsfällen gemäß § 4g Abs. 1 Satz 2 BDSG an die für den Verein örtlich zuständige
Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Dies ist für niedersächsische Vereine der Landesbeauftragte
für den Datenschutz Niedersachsen.
Der Datenschutzbeauftragte hat darüber hinaus auch jederzeit ein direktes Vortragsrecht gegenüber
dem Vereinsvorsitzenden. Er ist über alle für seine Tätigkeiten relevanten Geschehnisse im
Verein umfassend und frühzeitig zu unterrichten.
Die Unabhängigkeit des Datenschutzbeauftragten wird schließlich durch den besonderen Abberufungsschutz
aus § 4f Abs. 3 Satz 4 BDSG abgesichert. Danach kann die Bestellung zum Datenschutzbeauftragten
nur in entsprechender Anwendung von § 626 des Bürgerlichen Gesetzbuches
sowie auf Verlangen der Aufsichtsbehörde widerrufen werden.
Noch weiter gestärkt ist die Position und Unabhängigkeit des Datenschutzbeauftragten durch den
verbesserten Kündigungsschutz (§ 4f Abs. 3 S. 5 und 6 BDSG).
Nach § 4f Abs. 5 Satz 1 BDSG hat der Verein seinen Datenschutzbeauftragten bei der Erfüllung
seiner Aufgaben zu unterstützen und ihm insbesondere, soweit dies zur Erfüllung seiner Aufgaben
erforderlich ist, Hilfspersonal sowie Räume, Einrichtungen, Geräte und Mittel zur Verfügung zu stellen.
Es müssen ihm auch Sachmittel, z.B. für die Anschaffung von Literatur zum Datenschutz, bereitgestellt
werden.
Damit der Datenschutzbeauftragte auch nach seiner Bestellung auf dem aktuellen, erforderlichen
Informationsstand bleibt, hat der Verein ihm die Teilnahme an Fortbildungen zu ermöglichen und
deren Kosten zu übernehmen (§ 4f Abs. 3 Satz 7 BDSG).
Datenschutz im Verein S.43