personalentwicklung im it- und medienbereich - Hamburg@work

Beispiel Förderung der Kompetenz und Problemlösungsfähigkeit der Mitarbeiter (aus einem
Veränderungsprojekt in einer Kommune)
Ausgangssituation:
Ein externes Angebot (Outsourcing einer Leistung) sollte bewertet werden. Die dafür zuständigen
Mitarbeiter nutzten Excel als Schreibmaschine, Zahlen für die Berechnung wurden abgetippt und
mit dem Taschenrechner berechnet. Sie hatten kein Bewertungsmodell, nach dem sie das
Angebot beurteilen konnten. Ihr Bauchgefühl sagte ihnen allerdings, dass das Angebot nicht gut war.
Folgen:
• Die Berechnung dauerte doppelt so lang, als wenn Excel in seiner Funktionalität eingesetzt
worden wäre.
• Das fehlende Modelldenken (Was ist, wenn A ...? Und was, wenn B ...?) ermöglichte keine
eigene Bewertung der Angebotsvorschläge.
• Das Bauchgefühl, dass etwas nicht stimmt, führte zur Verschleppungstaktik: Ein halbes Jahr
lang wurde keine Entscheidung gefällt.
• Es gab, um sich rückzuversichern und die Unsicherheit abzubauen, vier Meetings à
zwei Stunden, an denen jeweils fünf Personen teilnahmen, also 40 Stunden Aufwand nur für die
Meetings.
• Es wurden nicht die wirklichen Kosten, die aus der Angebotsannahme entstanden wären,
kalkuliert und den eigenen Kosten gegenüber gestellt. Es wurde damit nicht erkannt, dass
Outsourcing teurer geworden wäre als die Eigenleistung.
Allein die Kosten für den zusätzlichen Aufwand für die Meetings betrugen damit bereits 1.600 Euro.
Die Annahme des Angebots hätte Mehrkosten von 20.000 Euro pro Jahr betragen. Anhand einer
Modellrechnung haben wir mit dem Kunden gemeinsam die Wirtschaftlichkeit des Angebots
geprüft und für alle nachvollziehbar dargestellt, welche Mehrkosten durch die Annahme entstanden
wären. Neben den vorgenannten Effekten wurde durch dieses Vorgehen die Politik als
Auftraggeber der Bewertung verärgert („Verschleppungstaktik“). Es gab eine nachhaltige
Verschlechterung der Zusammenarbeit zwischen Politik und Verwaltung, die zu längeren
Sitzungen mit mehr Prüfaufträgen führte.
Maßnahmen der Personalentwicklung:
Neben der Schulung in Excel als eine kostengünstige und schnelle Personalentwicklungsmaßnahme
würden das Vermitteln von betriebswirtschaftlichem Grundwissen und vor allem das
Denken in Modellen erhebliche Kosten sparen, in diesem Fall 21.600 Euro nur für den Aufwand
und die wirtschaftliche Entscheidung. Die Kosten für die Verschlechterung der Zusammenarbeit
zwischen Verwaltung und Politik sind hier noch gar nicht berechnet.
Systematische Personalentwicklung ist Investition in die Zukunft
Hier noch weitere Beispiele für den wirtschaftlichen Nutzen der Personalentwicklung:
• Sicherung von Arbeitsplätzen durch Flexibilisierung der Einsatzmöglichkeiten von Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern
• Abbau von Reibungsverlusten, die durch ineffiziente Zusammenarbeit entstehen
• Reduzierung von hohen Einstellungskosten und -risiken
• Senkung von Einarbeitungskosten durch Verkürzung von Einarbeitungszeiten
• Abbau von Fehlzeiten und Fluktuation
• Reduzierung von Krankheitskosten (Angstabbau, Gesundheitsförderung)
• Reduzierung externer Kosten durch Steigerung der eigenen Problemlösungsfähigkeit
(z. B. EDV-Nutzung, Angebotsbewertungen)
• Reduzierung von Kosten für Fehlerbeseitigung
• Absicherung organisatorischer Veränderungen und damit verbundener Einsparpotenziale
• Halten der High-Potentials
• Personalmarketinginstrument: Great People for a Great Company / Wunschkandidaten finden
Unternehmen attraktiv
• Versatile Leadership: Flache Hierarchien, große persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten,
Steigerung des Markwertes der Mitarbeiter
Unsere Erfahrung aus verschiedenen Projekten in unterschiedlichen Unternehmen zeigt:
Personalentwicklung hat positive Finanzeffekte. Und sie muss nicht teuer sein. Einfache
Maßnahmen wie z. B. Mitarbeitergespräche, klare Kommunikation, Einarbeitungspläne oder ein
Mentoren- bzw. Tutorenprogramm sind bereits sehr wirkungsvoll. Besonders effektiv ist
Personalentwicklung, wenn sie aus den Unternehmenszielen abgeleitet und systematisch und
langfristig betrieben wird.
Wenn Sie als Verantwortlicher die Maßnahmen und Ergebnisse wie in unseren Beispielen gezeigt
in Zahlen übersetzen und mit Ihrem Finanzverantwortlichen über Zahlen reden, dann haben Sie
eine sehr gute Chance, Mittel für Personalentwicklung zu bekommen und damit messbar zum
Unternehmenserfolg beizutragen.
Dr. Liselotte Kany und Anne Ahlers sind seit 2001 geschäftsführende Partnerinnen von
OPQconsult. Sie bieten an, Personalentwicklung als externe Dienstleistung zu übernehmen (PE-
Outsourcing). Beratungsschwerpunkte sind neben Personalentwicklung Optimierung von
Arbeitsabläufen, Reorganisation, Kulturveränderung, Coaching und Teamentwicklung.
Kontakt: kany@opqconsult.de
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